Hur man skapar den perfekta resplanen för en chef

Innehållsförteckning:

Hur man skapar den perfekta resplanen för en chef
Hur man skapar den perfekta resplanen för en chef

Video: Hur man skapar den perfekta resplanen för en chef

Video: Hur man skapar den perfekta resplanen för en chef
Video: ✅Что если разрядить МИЛЛИОН ВОЛЬТ на ЧЕЛОВЕКА !?!! Откроются ли сверх способности? 2024, Mars
Anonim

Att sätta ihop en resplan för en chef behöver inte vara en utmattande process. Med noggrann planering är både du och din chef redo för allt som kan hända en planerad resa.

Steg

Del 1 av 4: Planera resan

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 1
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 1

Steg 1. Möt din chef för att diskutera deras resepreferenser

Är han en smartphone -junkie medveten om varje app från A till Ö? Är hon en luddit som använder en telefon och köper kartor på macken? Innan du bygger en resplan för din chef måste du lära dig hur din chef vill komma åt resplanen, liksom deras gillar och ogillar.

  • Vad vill de prioritera: deras komfort och bekvämlighet, eller spara företagets pengar? (Din chefs preferens här hjälper dig att vägleda gränsöverskridande beslut som följer med din planering.)
  • Föredrar de digitala resvägar eller pappersresor?
  • Vilken typ av stolar gillar de?
  • Hur mycket detaljer vill de ha i resplanen?
  • Vilka företagsrabatter skulle de vilja använda?
  • Hur vill de spendera sin tid före och efter möten?
  • Vill de investera i en resebyrå?
  • Sådana frågor kan vara till hjälp för att kartlägga en väg framåt så att du och din chef kan vara på samma sida för att bygga en bra resplan.
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 2
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 2

Steg 2. Få insikt från kollegor som känner din chef bättre än du gör

Ibland har dina kollegor redan haft erfarenhet av din chefs resor. De kanske vet saker som din chef tycker är viktiga i en resplan.

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 3
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 3

Steg 3. Vet syftet med din chefs resa

Oavsett om din chef reser för affärer eller nöje, vill du att de ska vara så förberedda som möjligt. Tänk på det intryck de vill göra på de människor de träffar och vad de behöver för att göra det intrycket.

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 4
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 4

Steg 4. Förbered en checklista med artiklar som är lämpliga för resan

En affärsresa kommer sannolikt att kräva ett mobilt kontor- inkludera alla checkversioner i checklistan för alla föremål som chefen vanligtvis använder för att utföra sitt arbete.

Tänk på telefonladdare, adaptrar för utlandet (om det behövs), flash -enheter, surfplattor, batterier och visitkort

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 5
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 5

Steg 5. Se till att din chef har det väsentliga packat för resan

Innan avresa kanske du vill kontakta chefen för att dubbelkolla att de inte har glömt någonting.

Del 2 av 4: Bokning av resan

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 6
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 6

Steg 1. Sök efter det mest kostnadseffektiva eller bekvämaste flyget

Om resan kräver flygresor är det bäst att undersöka flera alternativ för det bästa flyget och/eller hotellet. Kajak kommer att jämföra en mängd olika resesidor för att inte bara hitta det bästa aktuella priset, utan också om priset sannolikt kommer att bli högre eller lägre om du skulle köpa biljetten eller bokningen senare.

Om din chef har angett en preferens för bekvämlighet kan du sluta välja ett lite dyrare flyg som passar din chefs behov

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 7
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 7

Steg 2. Bedöm om en resebyrå skulle vara till hjälp för din chefs särskilda resa

  • Resebyråer kan generellt bidra med mer av sitt kunnande om resan innefattar indirekta flygningar, internationella resor eller återbetalningsbara biljetter.
  • Om din chef har en föredragen resebyrå, arbeta definitivt med att etablera en stark relation med denna person. Var snäll och tacksam och medveten om deras tjänster. Du vet aldrig när agenten kan få dig eller din chef ur en oförutsedd resestopp.
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 8
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 8

Steg 3. Schemalägg din chefs ankomst för natten innan några möten

Du vill tillåta så mycket flexibilitet som möjligt vid förseningar. Dessutom kommer din chef att kunna fokusera på att förbereda sig för möten snarare än att komma till mötena i tid.

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 9
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 9

Steg 4. Leta efter direktflyg snarare än indirekt

När du kan eliminera möjliga komplikationer, gör det. Indirektflyg tenderar att införa portändringar och förseningar.

Om en mellanlandning är oundviklig, sök efter flyg med kortare uppehåll

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 10
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 10

Steg 5. Se till att din sökning redovisar alternativa flygplatser

Om din chefs möte till exempel är i Washington, DC, vill du att sökningen ska redogöra för Reagan (DCA), Dulles (IAD) och Baltimore (BWI).

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 11
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 11

Steg 6. Hitta din chef en bekväm sittplats

En tjänst som SeatGuru ger detaljerad analys av flygplanets säten och deras benutrymme, fönsteråtkomst, lutningsförmåga och närheten till toaletter.

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 12
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 12

Steg 7. Tänk på budgetflygbolag som JetBlue och Southwest som Kayak inte inkluderar i sina sökningar

Dessa flygbolag kan ge bättre erbjudanden. Om din chef gillar att arbeta på planet har JetBlue också fått högt betyg för sin WiFi -anslutning.

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 13
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 13

Steg 8. Lär dig om din chef har flitiga flygermiles eller företagsrabatter

Ha informationen redo för dessa mil och rabatter när du bokar med flygbolagen.

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 14
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 14

Steg 9. Överväg paketerbjudanden

Om din chef behöver ett hotell och/eller hyrbil tillsammans med ett flyg, köp ett paketerbjudande och spara upp till 50%.

Del 3 av 4: Organisera resplanen

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 15
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 15

Steg 1. Skapa ett resepaket för din chef

Resepaketet bör innehålla följande:

  • ankomsttid på flygplatsen (minst två timmar före det planerade flyget)
  • flygets flygbolag
  • flygets nummer
  • avgångs- och ankomstflygplatser
  • avgångs- och ankomsttider
  • avgångs- och ankomstportar
  • destinationshotell med adress och utcheckningstid
  • information om biluthyrning.
  • Paketet bör också ha telefonnummer till hotellet, flygbolaget och resebyrån (om tillämpligt).
  • Inkludera kopior av din chefs pass och körkort.
  • Om din chef reser till ett främmande land, komplettera resepaketet med information om växelkurser, tull och eventuella säkerhetsproblem för landet de besöker.
  • Du vill att din chef enkelt ska kunna hitta denna viktiga information.
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 16
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 16

Steg 2. Inkludera information om biltjänster i resepaketet

Om din chef inte hyr en bil behöver de ett sätt att ta sig runt.

  • Riddelningstjänster som Uber och Lyft har blivit populära och passar bra för kostnadskänsliga eller mer avslappnade chefer. Som sagt, vissa flygplatser tillåter inte delningstjänster.
  • För en chef som vill spendera på en lyxigare resa, tillåter limolink.com dig att boka en limousine eller biltjänst med chaufför i städer över hela världen.
  • Om din chef vill ha en stadsbil snarare än en limousine, undersök chefens destination för att se vad lokala företag erbjuder stadsbilservice.
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 17
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 17

Steg 3. Inkludera dagliga agendor i resepaketet

Ett schema med specifika mötesagendor och tider bör vara lättillgängligt för din chef.

  • Överväg att boka in cocktailtimmar eller middagsmöten om din chef gör det bra i mer sociala miljöer.
  • Nyttiga tillägg till de dagliga agendorna är väderprognoser, en karta över området runt destinationen och relevanta vägbeskrivningar.
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 18
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 18

Steg 4. Kartlägg din chefs lediga tid på de dagliga agendorna med ett lättläst typsnitt

Om du är bekant med din chefs smak, inkludera information om närliggande restauranger eller evenemang som din chef kan tycka om under denna fritid

Steg 5. Se till att din chef har ett klart sätt att organisera alla resekvitton

En enkel mapp kan göra susen.

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 19
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 19

Del 4 av 4: Att vara redo för problem

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 20
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 20

Steg 1. Var lugn

Tänk på alla gånger du reste och stötte på oväntat väder, förseningar och andra händelser utanför din kontroll. Din chef kan mycket väl möta reshicka, men du kan arbeta för att vara förberedd om inte allt i resplanen går som planerat.

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 21
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 21

Steg 2. Meddela din chefs bank om reseplanerna så att banken inte fryser någon av din chefs kredit- eller betalkort

Du vill att alla ska vara på samma sida när din chef är utanför kontoret.

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 22
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 22

Steg 3. Skapa en rapport med dina motsvarigheter på mötesplatsen

Innan chefen ger sig ut på resan, presentera dig kortfattat via telefon för destinationshotellets reception och alla relevanta personal som deltar i möten som din chef kommer att delta i. Detta är din chans att få en uppfattning om vad din chef går in i, och kanske om vissa möten sannolikt kommer att ta lång tid eller börja i tid.

Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 23
Skapa den perfekta resplanen för en chef Steg 23

Steg 4. Vet hur din chef vill kommunicera när de är borta

Du vill ha ett konsekvent sätt att komma i kontakt med varandra.

Tips

  • Använd mallar. Några som har planerat resplaner för chefer eller andra tidigare erbjuder sitt arbete för att bygga framtida planerare. Dessa befintliga dokument kan hjälpa till att utgöra grunden för en bättre resplan för din chefs kommande road trip, oavsett om det bara är för en grov jämförelse eller om det råkar finnas faktiska delar av dokumentet som är nära baserade på mallen.
  • Det kan inte understrykas nog att din chefs preferenser kommer att avgöra hur detaljerad en resplan du ska göra. Vissa chefer föredrar en rutt med bara ben; andra vill ha specifika detaljer om varje steg i resan. Hur som helst bör du för din egen kunskap behålla en detaljerad resplan för referens.
  • Det finns många mobilappar som konsoliderar reseplanering. Appar som TripIt och Hotel Tonight har fått en positiv recension. Installera dem (och andra) på din telefon och experimentera med deras olika funktioner. Mätare om de skulle passa bra för din chef eller inte.

Rekommenderad: