Hur man kommunicerar ett arbetsplatsproblem med din anställd

Innehållsförteckning:

Hur man kommunicerar ett arbetsplatsproblem med din anställd
Hur man kommunicerar ett arbetsplatsproblem med din anställd

Video: Hur man kommunicerar ett arbetsplatsproblem med din anställd

Video: Hur man kommunicerar ett arbetsplatsproblem med din anställd
Video: Studera i Japan - CSN instruktionsvideo - Go! Go! Nihon 2024, Mars
Anonim

Som en bra chef eller arbetsledare är det din plikt att lösa arbetsplatsproblem. Även om orsakerna till problem på arbetsplatsen varierar - personlighetskonflikter, problemanställda, felaktiga processer eller mer - måste de alla lösas på ett liknande sätt. I slutändan kan arbetsplatsproblem bara lösas genom kommunikation med den eller de anställda som står i centrum för eller känner till det specifika problemet. I slutändan måste du identifiera problemet, diskutera det med anställda och hitta ett sätt att lösa det. Med lite tid och kommunikation har du inga problem att hantera problem på arbetsplatsen.

Steg

Del 1 av 3: Identifiera problemet

Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 1
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 1

Steg 1. Samla in relevant information

Innan du pratar med din anställd bör du samla in lite information så att du kan identifiera problemet. Genom att identifiera problemet får du den information du behöver för att kunna diskutera problemet.

  • Dra anställdas utvärderingar.
  • Samla in resultat- eller försäljningsstatistik.
  • Prata med annan ledning eller medarbetare som kan ha förstahandsinformation om arbetsplatsproblemet.
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 2
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 2

Steg 2. Prata med dina handledare och chefer

Innan du går vidare och pratar med medarbetaren bör du prata med din chef eller chef. Din handledare och chef ger dig en bra uppfattning om vilka typer av lösningar de vill att du ska leta efter. Dessutom kommer de att ge dig en uppfattning om vilken typ av myndighet du har för att åtgärda problem på arbetsplatsen.

  • Ring ett möte med din direktör.
  • Låt dem veta om problemet du har identifierat. Säg något liknande: "Vi har ett produktivitetsproblem på vår Spring Falls -plats. Jag arbetar aktivt för att lösa det med de anställda i fråga."
  • Fråga dem vad de vill att du ska göra för att hantera det. Fråga till exempel: "Är det något specifikt du vill att jag ska göra när jag arbetar för att lösa detta problem?"
  • Ta reda på om din handledare har mer relevant information om arbetsplatsproblemet.
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 3
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 3

Steg 3. Observera att dina anställda arbetar

När du har pratat med din direktör bör du observera den eller de anställda som är associerade med arbetsplatsproblemet. Att observera dina anställda ger dig solid information om den specifika problematiska processen eller medarbetarinteraktionen som orsakar dig ett problem.

  • Ta dig tid att observera organisationens dagliga aktiviteter. Detta hjälper dig att skapa en bättre förståelse för eventuella arbetsplatsproblem.
  • Håll möten med anställda då och då för att se vad som händer med dem.
  • Bädda in dig i olika jobb under hela året. På så sätt får du en mycket bättre uppfattning om hur processer fungerar och hur anställda interagerar med varandra dagligen.

Del 2 av 3: Diskutera problemet

Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 4
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 4

Steg 1. Schemalägg ett möte för att prata om problemet

Ditt första steg är att boka ett möte för att prata om problemet. Att boka ett möte ger dig möjlighet att diskutera och utforska problemet.

  • När du mailar eller ringer medarbetaren, se till att vara relativt kortfattad i ditt samtal.
  • Medan du borde ge dem en uppfattning om problemet du pratar om, försök att inte gå för djupt in i problemet.
  • Undvik att anklaga din anställd när du bjuder in honom till ett möte.
  • Säg något i stil med: "John, jag skulle vilja träffas om din avdelning. Jag vill prata om hur vi kan förbättra effektiviteten där."
  • Om du skriver ett e -postmeddelande till medarbetaren i fråga, undvik att skriva något som "du gör inte ditt jobb" eller "din division presterar." Detta kommer att ge en negativ ton och kan undergräva effektiviteten i ditt möte.
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 5
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 5

Steg 2. Förklara problemet

Efter ett möte har du möjlighet att förklara problemet för den anställde. Använd detta tillfälle för att informera din anställd fullständigt.

  • Beskriv problemet enkelt och tydligt.
  • Identifiera hur problemet skadar din organisation.
  • Försök att vara objektiv, snarare än anklagande. Låt dem veta vad problemet är - lägg inte på skulden. Till exempel, snarare än att säga "Du gör ett hemskt jobb som kundtjänstombud", säger "Vi har fått negativ feedback om ditt jobb som kundtjänstombud."
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 6
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 6

Steg 3. Lyssna på medarbetarens svar

När du har ägnat tid åt att förklara problemet för den anställde måste du lyssna på den anställdes svar. Att lyssna på medarbetarens svar kommer att låta dem veta att du värdesätter deras perspektiv och ger dig värdefull information.

  • Ta deras feedback. Denna information kan hjälpa dig att förbättra din organisation.
  • Visa att du bryr dig om vad din anställd säger. Överväg att upprepa deras poäng med olika ord för att visa att du var uppmärksam.
  • Tacka dem för deras input och svar.
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 7
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 7

Steg 4. Fortsätt kommunikationen

Medan din anställd redan har gett dig feedback, se till att dina kommunikationskanaler förblir öppna tills problemet är löst. Om du och din anställd kommunicerar ofta och effektivt hjälper det dig att hitta och sedan lösa problemet i fråga.

  • Tala om för din anställd att kontakta dig om de har andra problem eller problem.
  • Håll möten med medarbetaren tills problemet är helt löst.

Del 3 av 3: Hitta ett sätt att lösa problemet

Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 9
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 9

Steg 1. Ta förslag från din anställd

Den anställde kommer att ha första handskännedom om vad som händer med dem eller avdelningen. Fråga var problemet är och var det finns möjligheter till förbättringar. Detta lägger ansvar på medarbetaren och kan hjälpa dem att känna sig bemyndigade, och är också ett sätt för dig att bedöma medarbetarens engagemang och omdöme.

  • Fråga din anställd något i stil med: "Vad tror du att vi kan göra för att åtgärda detta problem?"
  • Dokumentera de lösningar din medarbetare föreslår.
  • Om du godkänner en lösning som din anställd rekommenderar, meddela dem och ge dem behörighet att genomföra den.
  • Kom ihåg, det spelar ingen roll vem som är skyldig. Du bör fokusera på lösningen.
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 8
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 8

Steg 2. Föreslå en lösning på problemet

Efter att ha lyssnat på din medarbetares idéer, gör dina egna förslag om det finns lösningar som de kanske inte har övervägt.

  • Låt din anställd veta att dina förslag helt enkelt är det - förslag.
  • Om du känner starkt om hur din medarbetare (eller du) kan implementera din lösning, meddela dem.
  • Ge flera lösningar, om du kan. Till exempel, om ditt företag har en plats eller franchise som har dålig försäljning, föreslå alternativ för hur den platsen kan öka försäljningen. Du kan föreslå att chefen för den platsen lägger ut några tryckta annonser, kör kampanjer eller startar en kampanj på sociala medier.
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 10
Kommunicera ett arbetsplatsproblem med din anställd Steg 10

Steg 3. Fråga andra om sätt att lösa problemet

Förutom att skapa lösningar själv och ta förslag från din medarbetare, kontakta andra avdelningschefer och/eller anställda som känner till arbetsplatsproblemet.

  • Ring ett ledningsmöte för att diskutera problemet och se om någon kan rekommendera en lösning. Du och den aktuella medarbetaren kan sätta ihop en presentation om frågan och sedan brainstorma aktivt med relevant ledning.
  • Håll ett möte med alla anställda som är associerade med eller känner till problemet för att se om någon har några idéer om hur man löser det.
  • Diskutera problemet med mänskliga resurser, om det är ett mänskligt resursproblem.

Rekommenderad: