Hur man skriver ett brev för adressändring (med bilder)

Innehållsförteckning:

Hur man skriver ett brev för adressändring (med bilder)
Hur man skriver ett brev för adressändring (med bilder)

Video: Hur man skriver ett brev för adressändring (med bilder)

Video: Hur man skriver ett brev för adressändring (med bilder)
Video: How to Appeal Academic Dismissal | Education Attorney 2024, Mars
Anonim

Oavsett om du flyttar dig själv och din familj eller flyttar ditt företag, kanske du vill skriva ett formellt brev för adressändring så att alla dina kontakter får din nya adress. Särskilt om du flyttar ditt företag eller skriver till affärskontakter vill du behålla ett visst format. För vänner och familjemedlemmar kanske du vill skicka ett handskrivet vykort istället för att använda ett formellt brev.

Steg

Provändring av adressbokstäver

Image
Image

Exempel på adressändring till officiell enhet

Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.

Del 1 av 3: Formatera ditt brev

Skriv ett brev för adressändring Steg 1
Skriv ett brev för adressändring Steg 1

Steg 1. Leta efter en affärsbrevmall

Om du skriver ditt brev på din dator, leta efter mallar i det ordbehandlingsprogram du använder. De flesta ordbehandlingsappar har ett antal olika brevmallar.

  • Använd en grundläggande mall för företagsbrev som har block för datum, adress och mottagarens adress.
  • Om du har affärer eller personliga brevpapper som du tänker använda för att skriva ut ditt brev, se till att mallen du använder har plats för det.
Skriv ett brev för adressändring Steg 1
Skriv ett brev för adressändring Steg 1

Steg 2. Skapa en e -postlista

Det enklaste att göra, särskilt om du skickar ditt brev till en lång lista med mottagare, är att skapa en e -postlista i ett kalkylblad. Du kan sedan använda funktionen "e -postkoppling" i din ordbehandlingsapp för att fylla i fälten i formulärbrevet.

Postlista Checklista

Mottagarens för- och efternamn

Komplett postadress

All annan kontaktinformation, t.ex. telefonnummer, e -postadress, fax

Korrekturläs din e -postlista noggrant för att se till att du inte har gjort några stavfel när du har angett någons namn eller adress.

Skriv ett brev för adressändring Steg 3
Skriv ett brev för adressändring Steg 3

Steg 3. Konfigurera adressblock

Det traditionella företagsbrevformatet innehåller ett block för ditt namn (eller ditt företags namn) och adress, samt namn och adress eller mottagare. När du anger din adress, använd din nuvarande adress, inte den du flyttar till.

Om du använder e -postsammanfogning följer du formateringsriktlinjerna i din ordbehandlingsapp. Normalt innebär det att man inom parentes anger namnet på den kolumn från vilken du vill att appen ska hämta data från kalkylarket, till exempel "förnamn efternamn."

Skriv ett brev för adressändring Steg 4
Skriv ett brev för adressändring Steg 4

Steg 4. Ge en hälsning

Din brevmall innehåller vanligtvis ett mellanslag efter sista raden i det sista adressblocket, följt av en hälsning. Det kan helt enkelt vara personens namn följt av ett kolon, eller "Dear" följt av personens namn och ett komma.

Undvik att använda "Kära" hälsningen om några av dina mottagare är organisationer, andra företag eller myndigheter. Vanligtvis används denna hälsning endast för individer

Skriv ett brev för adressändring Steg 5
Skriv ett brev för adressändring Steg 5

Steg 5. Slutför avslutningen

När du formaterar ditt brev är det vanligtvis bäst att fortsätta stänga först och sedan utarbeta texten i brevet. Ordet du använder för att avsluta beror på din relation till mottagarna.

Om du skriver ett brev för att ändra ditt företags adress vill du ha en mer formell stängning, till exempel "uppriktigt". Men om du har en blandning av personliga och affärskontakter kanske du vill gå med något mindre formellt, till exempel "tack"

Del 2 av 3: Utarbeta ditt brev

Skriv ett brev för adressändring Steg 6
Skriv ett brev för adressändring Steg 6

Steg 1. Skriv en kort introduktion

Börja ditt brev med ett uttalande för att informera mottagaren om brevets syfte. Det här behöver inte vara långt. Vanligtvis räcker det med en enda mening som säger "Det här brevet är för att informera dig om att min adress snart kommer att ändras".

Bli inte alltför ordrik med din introduktion. Du vill behålla brevet under en sida, så det ska vara kort och sakligt

Skriv ett brev för adressändring Steg 7
Skriv ett brev för adressändring Steg 7

Steg 2. Ange ett datum när ändringen kommer att äga rum

Tillsammans med din introduktion måste du meddela dina mottagare exakt när de behöver börja använda din nya adress snarare än din nuvarande.

Se till att du ger dina mottagare tillräckligt med tid för att ta emot brevet, uppdatera deras poster och få ut alla brev till rätt adress

Skriv ett brev för adressändring Steg 8
Skriv ett brev för adressändring Steg 8

Steg 3. Lista din nya adress

Ge dina mottagare den nya adressen de ska använda för all korrespondens med dig i framtiden. Normalt är det bäst att formatera det som det ska formateras på kuvertet, så det är lätt för dem att notera och kopiera.

Överväganden

Förvirring med gammal adress:

Du kan också inkludera din gamla adress, till exempel genom att säga att din adress har ändrats från den gamla adressen till den nya adressen. Tänk dock på att detta kan vara förvirrande. Särskilt om du har många affärs- eller regeringskontakter till vilka du skickar brevet kan fel information kopieras oavsiktligt av en kontorist.

Informera om andra ändringar:

Det är också en bra idé att låta dina mottagare veta vad, om någon, annan kontaktinformation kommer att förändras och vad som kommer att förbli densamma. Detta är särskilt viktigt om de behöver komma i kontakt med dig under övergången.

Skriv ett brev för adressändring Steg 9
Skriv ett brev för adressändring Steg 9

Steg 4. Inkludera all annan relevant information

Beroende på omständigheterna vid din flytt kan det finnas annan information som dina mottagare behöver veta, till exempel om andra också flyttar med dig, eller om ditt företag kommer att förbli öppet under flytten.

Exempel på relevant information

Företagets nedläggning:

Om ditt företag kommer att stänga under en kort period för att flytta, måste du informera dina mottagare om detta så att de kan planera i förväg, oavsett om det är kunder, leverantörer eller andra kunder.

Flyttande försäljning:

Om du har en rörlig försäljning kan det här vara ett bra ställe att informera dina mottagare om det också.

Skriv ett brev för adressändring Steg 10
Skriv ett brev för adressändring Steg 10

Steg 5. Tacka mottagaren

För att stänga ditt brev, dubbla mellanslag efter ditt sista stycke och skriv en enkel mening som tackar mottagaren. Om de är en affärspartner kan du också lägga till en anteckning om hur du uppskattar deras verksamhet.

Om ditt företag till exempel flyttar kan du skriva "Tack för din uppmärksamhet i den här frågan. Jag uppskattar det värde du tillför detta företag och ser fram emot fortsatt arbete med dig."

Skriv ett brev för adressändring Steg 11
Skriv ett brev för adressändring Steg 11

Steg 6. Ge ett kontaktmedel

När du har tackat mottagaren kanske du vill ange ett telefonnummer eller en e -postadress som mottagaren kan kontakta om de har några frågor eller funderingar.

Detta är särskilt viktigt om ditt företag flyttar. Du kanske vill dirigera alla frågor eller funderingar om flytten till ett visst telefonnummer eller anknytning, eller till en viss e -postadress

Skriv ett brev för adressändring Steg 12
Skriv ett brev för adressändring Steg 12

Steg 7. Skapa flera bokstäver

Speciellt om du flyttar ditt företag kanske du vill ha mer än en bokstav. På så sätt kan du skräddarsy ett brev specifikt till kunder eller kunder, ett annat till affärspartners och ett annat till leverantörer eller återförsäljare.

Tänk på flera bokstäver om du har relevant information du vill inkludera som bara gäller en publik. På så sätt får ingen annan information än vad de behöver

Del 3 av 3: Skicka ditt brev

Skriv ett brev för adressändring Steg 13
Skriv ett brev för adressändring Steg 13

Steg 1. Korrekturläs ditt brev noggrant

Innan du slutför ditt brev, kontrollera att det inte finns några stavfel, stavnings- eller grammatiska fel som gör att ditt brev ser oprofessionellt ut eller gör det svårt att läsa.

Kontrollera adressen särskilt och se till att den är korrekt. Du vill inte skicka dina mottagare en adressändring som leder dem till fel adress

Skriv ett brev för adressändring Steg 14
Skriv ett brev för adressändring Steg 14

Steg 2. Se till att mottagarens information är korrekt

När du använder sammanslagning för massutskick kan det spara mycket tid. Men det är också möjligt att det kan finnas fel i hur data överförs till dina brev.

Kontrollera alla fält och se till att alla matchar och tillhör samma mottagare. Till exempel vill du se till att namnet och adressen till mottagaren i adressrutan matchar namnet i hälsningen

Skriv ett brev för adressändring Steg 15
Skriv ett brev för adressändring Steg 15

Steg 3. Skriv ut och signera dina bokstäver

När du är säker på att dina bokstäver är korrekt formaterade och felfria skriver du ut dem på bra papperspapper och signerar dem för hand med blått eller svart bläck. Då är de redo att skicka e -post.

Skriv ett brev för adressändring Steg 16
Skriv ett brev för adressändring Steg 16

Steg 4. Ge dina mottagare i förväg besked

I de flesta fall vill du se till att dina mottagare får sina brev inom två till fyra veckor före det datum då adressändringen träder i kraft.

Rekommenderad: