Ett organisations- eller organisationsschema är ett sätt att skildra strukturen i ditt företag eller din organisation på ett visuellt sätt. Det visar relationerna mellan människor och/eller avdelningar. När du skapar ett organisationsschema bör du börja med att ta reda på hur ditt företag är övergripande organiserat och vad kommandokedjan är. Sedan bör du beskriva informationen på ett papper, varefter du kan använda programvara för att skapa ett professionellt diagram.
Steg
Metod 1 av 3: Beskriv din struktur
Steg 1. Titta på hur din organisation fattar beslut
De flesta företag är i allmänhet antingen arrangerade horisontellt eller vertikalt. Horisontellt innebär att maktstrukturen är spridd bland anställda. En vertikal struktur innebär att makten i företaget i första hand är hierarkisk och går från allmänna anställda till mellanledare och sedan till högsta chefer.
I ett horisontellt system har fler anställda befogenhet att fatta beslut. Det kan leda till fler misstag, men besluten sker också snabbare. I ett vertikalt system måste du gå upp i maktstrukturen för att ett beslut ska kunna fattas
Steg 2. Organisera efter avdelning
Ett sätt att organisera ditt diagram är att ordna det efter avdelning. Det spelar ingen roll om ditt företag delar in sig på avdelningar efter produkter, funktioner eller platser. Du kan använda de stora avdelningarna och sedan dela upp i divisioner inom dessa avdelningar.
Steg 3. Dela på medarbetare
Ett annat sätt att ordna ett organisationsschema är av dina anställda. Använd dina anställdas namn och ordna ditt diagram efter de anslutningar de har till varandra. Denna typ av diagram fungerar bra för både horisontella och vertikala kraftstrukturer, eftersom du kan rita linjer för att visa relationer hur du än vill.
Tänk på att du också kan använda en hybrid av ett avdelnings- och medarbetarschema. Låt diagrammet passa dina behov
Steg 4. Samla den information du behöver
Om du gör ett medarbetarbaserat diagram behöver du namnen på anställda, deras titlar och deras relationer till varandra. Lägg till deras anställningsnummer om du vill. För ett avdelningsschema, samla namnen på alla avdelningar och hur de relaterar till varandra.
Metod 2 av 3: Arbeta med designen
Steg 1. Gör en grov kontur
Börja med att skapa en bild av din struktur, börja med de största delarna av organisationen först, till exempel huvudavdelningarna. Du kan också börja med huvudansvariga om du använder ett medarbetarbaserat diagram. Poängen med denna övning är att skapa en bild av hur ditt diagram behöver se ut och hur mycket information du vill inkludera.
Steg 2. Bestäm hur mycket detaljer du vill ha
Till exempel, i en stor organisation, inklusive varje anställd är förmodligen inte genomförbart. Även att inkludera varje underavdelning är kanske inte genomförbart. Ta ett beslut om hur mycket detaljer du ska inkludera.
Steg 3. Välj en design
Ett sätt att designa ett organisationsschema är som ett släktträd. Du har VD i en låda högst upp. Under det har du rader som kommer ut till nästa stora avdelningar eller chefer, också inneslutna i lådor. Denna design fungerar särskilt bra för ett hierarkiskt företag.
Å andra sidan kan en design med tankebubblor fungera bättre i ett mindre hierarkiskt företag. Om du har tre lika avdelningar utan VD, kan du ansluta alla tre avdelningarna i designen, där varje avdelning sprider sig från ett mittfält eller bubbla med namnet på företaget i det
Metod 3 av 3: Använda programvara för att bygga ett organisationsschema
Steg 1. Välj programvara
Microsoft Office är ett bra ställe att börja när du väljer programvara för att bygga ditt diagram, eftersom det är lätt tillgängligt och användarvänligt. Word, Excel, Outlook och PowerPoint låter dig till exempel skapa ett diagram. Du kan också hitta mallar och program på internet som låter dig bygga ett organisationsschema.
Steg 2. Välj en diagramstil
Vanligtvis låter någon programvara dig välja vilken diagramtabell du vill ha. I Office väljer du en diagramstil under "SmartArt". Medan du kan välja mellan en mängd olika stilar för diagram, har stilen "Organisationsdiagram" också en assistent som hjälper dig att automatiskt fylla i tomtarna i diagrammet.
SmartArt finns under fliken Infoga i Illustrationer. "Organisationsschema" är under hierarki
Steg 3. Lägg till rutorna du behöver
När du har ditt diagram på plats börjar du lägga till den information du har beskrivit i diagrammet. Börja med att lägga till alla lådor och anslutningslinjer du behöver. Även om du kan lägga in mer senare, har du lättare att ha strukturen på plats först.
Raderna du lägger till kan ansluta avdelningar till varandra, inte bara visa anslutningar uppifrån och ner
Steg 4. Fyll i ditt företags specifika detaljer
Lägg till informationen genom att klicka inuti rutan och skriva. Det är lättast att börja på toppen, särskilt om du har ett mest hierarkiskt företag. Arbeta sedan ner genom varje avdelning. Om du använder en tankebubbla, börja i mitten och arbeta dig utåt.
Steg 5. Lägg till designelement
När du har fyllt i din information kan du lägga till designelement. Till exempel kan du ändra färgen på rutorna, så olika avdelningar har olika färger. Du kan också ändra teckensnittet, till exempel att ha fetstil eller större teckensnitt för de högre nivåerna och vanligt teckensnitt eller mindre teckensnitt för de lägre nivåerna.