Hur man skriver ett memo (med bilder)

Innehållsförteckning:

Hur man skriver ett memo (med bilder)
Hur man skriver ett memo (med bilder)

Video: Hur man skriver ett memo (med bilder)

Video: Hur man skriver ett memo (med bilder)
Video: How Insurance Claims Work and How to Deal with Insurance Claim Adjusters 2024, Mars
Anonim

Memor är ett bra sätt att kommunicera stora beslut eller policyändringar till dina anställda eller kollegor. Det är viktigt att du tar dig tid att skapa ett bra memo så att ditt budskap kommer fram till hur du vill ha det.

Steg

Exempelmemor

Image
Image

Provmemo till kunder

Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.

Image
Image

Provmemo till chef

Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.

Image
Image

Provmemo till kollegor

Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.

Del 1 av 4: Skriva Memos rubrik

Skriv ett memo Steg 1
Skriv ett memo Steg 1

Steg 1. Skriv”MEMORANDUM” högst upp på sidan

Ange att detta dokument är en memorandum från början. Märk sidan”MEMORANDUM” 1,5 tum (3,8 cm) från toppen av sidan. Sätt ordet med fet stil på första raden. Du kan antingen centrera den på den här raden eller vänsterjustera den. Du kan också välja att göra teckensnittet större för detta ord.

Dubbelrum mellan denna rad och nästa rad i rubriken

Skriv ett memo Steg 2
Skriv ett memo Steg 2

Steg 2. Adressera mottagaren på lämpligt sätt

Ett memo är en formell affärskommunikation, och du bör också vända dig till läsaren formellt. Använd ett fullständigt namn och en titel på den person som du skickar memot till.

Om du skickar ett memo till hela personalen kan du skriva: "TILL: Alla anställda."

Skriv ett memo Steg 3
Skriv ett memo Steg 3

Steg 3. Lägg till ytterligare mottagare i CC -raden

Raden "CC" indikerar vem som kommer att få en "Courtesy Copy" av memot. Det här är inte personen som memot är riktat till. Detta är snarare någon som kan behöva hålla sig informerad om policyer eller frågor som du tar upp i memot.

Skriv ett memo Steg 4
Skriv ett memo Steg 4

Steg 4. Skriv ditt namn i raden "Från"

Rubriken måste innehålla vem som skriver och skickar memot. Ditt fullständiga namn och jobbtitel går i den här raden.

Skriv ett memo Steg 5
Skriv ett memo Steg 5

Steg 5. Inkludera datumet

Skriv hela datumet, skriv ut månaden och inklusive datum och år. Skriv till exempel: “DATE: 5 januari 2015” eller “DATE: 5 januari 2015.”

Skriv ett memo Steg 6
Skriv ett memo Steg 6

Steg 6. Välj en specifik fras för ämnesraden

Ämnesraden ger läsaren en uppfattning om vad memot handlar om. Var specifik men koncis.

Till exempel, istället för att skriva "Myror" för ämnet, var mer specifik genom att skriva "Myrproblem på kontoret."

Skriv ett memo Steg 7
Skriv ett memo Steg 7

Steg 7. Formatera rubriken korrekt

Rubriken ska vara högst upp på sidan, anpassad till vänster på sidan. Använd stor bokstav”TO:”,”FROM:”,”DATE:” och”SUBJECT:”.

  • Ett exempelrubrik skulle se ut så här:

    TILL: Mottagarens namn och befattningstitel

    FRÅN: Ditt namn och jobbtitel

    DATE: Fullständigt datum när memot skrevs

    ÄMNE: (eller RE:) Vad memot handlar om (markerat på något sätt)

  • När du konstruerar rubriken, var noga med att dubbelt utrymme mellan sektionerna och justera texten.
  • Du kan välja att lägga till en rad under rubriken som går hela vägen över sidan. Detta kommer att skilja rubriken från notens brödtext.

Del 2 av 4: Skriva noten

Skriv ett memo Steg 8
Skriv ett memo Steg 8

Steg 1. Fundera över vem publiken ska vara

För att få människor att läsa och svara på memot är det viktigt att skräddarsy ton, längd och formalitet för memot till den publik som kommer att läsa det. För att göra detta effektivt krävs att du har en bra uppfattning om vem memot är avsett för.

  • Tänk på din publik prioriteringar och bekymmer.
  • Försök att förutse alla frågor dina läsare kan ha. Brainstorma lite innehåll för memot, till exempel exempel, bevis eller annan information som kommer att övertyga dem.
  • Med tanke på publiken kan du också vara känslig för att inkludera all information eller känslor som är olämpliga för dina läsare.
Skriv ett memo Steg 9
Skriv ett memo Steg 9

Steg 2. Hoppa över en formell hälsning

Ett memo börjar inte med en hälsning som "Dear Mr. Edwards." Dyk istället in i ditt öppningssegment som introducerar det du diskuterar i memot.

Skriv ett memo Steg 10
Skriv ett memo Steg 10

Steg 3. Presentera problemet eller problemet i första stycket

Ge dem kort sammanhanget bakom den handling du vill att de ska vidta. Det här är ungefär som ett tesuttalande, som introducerar ämnet och anger varför det är viktigt. Du kan också betrakta inledningen som en abstrakt eller en sammanfattning av hela memot.

Som en allmän riktlinje bör öppningen ta upp cirka ett stycke

Skriv ett memo Steg 11
Skriv ett memo Steg 11

Steg 4. Du kan till exempel skriva:

”Från och med den 1 juli 2015 kommer XYZ Corporation att implementera nya policyer angående hälsoskydd. Alla anställda får hälsoskydd och tjänar minst $ 15 per timme."

Skriv ett memo Steg 12
Skriv ett memo Steg 12

Steg 5. Ge sammanhang för den aktuella frågan

Din läsare kan behöva lite bakgrundsinformation om problemet du tar upp. Ge lite sammanhang, men var kort och ange bara vad som är nödvändigt.

Om det är relevant, fortsätt ditt memo genom att ange varför policyn implementeras. Du kan till exempel skriva:”Länsstyrelsen röstade för att kräva att alla anställda i länet fick en minimilön på 15 dollar/timme.”

Skriv ett memo Steg 13
Skriv ett memo Steg 13

Steg 6. Stöd ditt handlingssätt i diskussionssegmentet

Ge en kort sammanfattning av de åtgärder som kommer att genomföras. Ge bevis och logiska skäl för de lösningar du föreslår. Börja med den viktigaste informationen, gå sedan till specifika eller stödjande fakta. Ange hur läsarna kommer att tjäna på att vidta den åtgärd du rekommenderar eller missgynnas på grund av brist på åtgärder.

  • Inkludera gärna grafik, listor eller diagram, särskilt i längre memon. Var bara säker på att de verkligen är relevanta och övertygande.
  • För längre memon, överväg att skriva korta rubriker som förtydligar innehållet i varje kategori. Till exempel, i stället för att ange "Policyer", skriver du "Nya policyer för deltidsanställda". Var specifik och kortfattad i varje rubrik så att grundpunkten i ditt memo är uppenbar för läsaren direkt.
Skriv ett memo Steg 14
Skriv ett memo Steg 14

Steg 7. Föreslå åtgärder som läsaren bör vidta

Ett memo är en uppmaning till handling i en viss fråga, oavsett om det är ett tillkännagivande om en ny företagsprodukt, nya policyer för kostnadsrapporter eller ett uttalande om hur företaget hanterar ett problem. Gör om den åtgärd som läsaren bör vidta i den avslutande paragrafen eller meningen.

  • Du kan till exempel skriva "Alla anställda måste använda det nya redovisningssystemet senast den 1 juni 2015."
  • Detta kan också innehålla bevis för att säkerhetskopiera dina rekommendationer.
Skriv ett memo Steg 15
Skriv ett memo Steg 15

Steg 8. Stäng notisen med en positiv och varm sammanfattning

Anteckningens sista stycke bör återupprepa nästa steg för att ta itu med det aktuella problemet. Det bör också innehålla en varm anteckning som upprepar organisationens solidaritet.

  • Du kanske skriver, "Jag kommer gärna att diskutera dessa rekommendationer med dig senare och följa upp alla beslut du fattar."
  • Du kan sluta med något i stil med:”Vi är glada över utbyggnaden av denna produktserie. Vi är övertygade om att detta kommer att växa vår verksamhet och göra detta företag till ett mer hållbart företag.”
  • Detta bör i allmänhet vara en till två meningar i längd.

Del 3 av 4: Avsluta memot

Skriv ett memo Steg 16
Skriv ett memo Steg 16

Steg 1. Formatera ditt memo ordentligt

Använd ett standardformat för ditt memo för att se till att det är lätt att läsa. Använd ett 12-punkts typsnitt som Times New Roman eller Arial. Använd marginaler på en tum på vänster, höger och undersida.

Använd stycken i blockstil. Dubbelrum mellan styckena. Streck inte varje stycke

Skriv ett memo Steg 17
Skriv ett memo Steg 17

Steg 2. Korrekturläs ditt memo

Granska och redigera ditt memo för att se till att det är klart, kortfattat, övertygande och felfritt. Kontrollera att du är konsekvent i vilken typ av språk du använder. Eliminera onödiga vetenskapliga ord eller teknisk jargong.

  • Granska för stavnings-, grammatik- och innehållsfel. Var särskilt uppmärksam på namn, datum eller nummer.
  • Kontrollera att den inte är för lång och klipp ut främmande material.
Skriv ett memo Steg 18
Skriv ett memo Steg 18

Steg 3. Handskriv dina initialer med ditt namn

Ett memo innehåller inte en signaturrad. Men du bör inleda memot med en penna i rubriken. Skriv dina initialer bredvid ditt namn. Detta indikerar att du har godkänt memot.

Skriv ett memo Steg 19
Skriv ett memo Steg 19

Steg 4. Använd memo brevpapper

Du kan ha ett speciellt brevhuvud utformat för memon, eller så kan du använda vanligt brevpapper.

Om du skapar ett digitalt dokument (till exempel för att skicka e -post) kanske du vill skapa ditt eget brevhuvud i ett Word -dokument som har din företagslogotyp och grundläggande kontaktinformation. Använd detta som din memo -mall för varje memo du skickar ut

Skriv ett memo Steg 20
Skriv ett memo Steg 20

Steg 5. Välj din leveransmetod

Bestäm det bästa sättet att distribuera ditt memo. Du kanske vill skriva ut papperskopior av memot och distribuera det på detta sätt. Du kan också skicka den via e -post.

Om du skickar ditt memo via e -post kanske du vill formatera ditt e -postmeddelande i HTML. Alternativt kan du spara ditt memo som en PDF och bifoga det till din e -post

Del 4 av 4: Använda Memo -mallar

Skriv ett memo Steg 21
Skriv ett memo Steg 21

Steg 1. Sök efter memomallar

Fundera på om du vill använda en mall istället för att skriva ett memo från grunden. Om så är fallet bör din första åtgärd vara att söka efter några bra memo -mallar online. Microsoft Word har också memo -mallar. Mallar har i allmänhet alla samma grundformatering, men de kan använda olika teckensnitt, storlekar och mönster.

  • Ladda ner den mall som bäst passar dina behov.
  • Var noga med att läsa användarvillkoren innan du använder mallar från en webbkälla.
Skriv ett memo Steg 22
Skriv ett memo Steg 22

Steg 2. Öppna den nedladdade mallen på din dator

När du har tryckt på nedladdningsknappen hämtas mallen automatiskt till din dator eller kan ta några steg för att starta nedladdningen. Den laddas ner som en zip -fil, så du måste packa upp filen och sedan öppna den i Microsoft Word.

Det är en bra idé att använda den senaste versionen av Microsoft Word för att säkerställa att du inte stöter på några oförutsedda programvaruproblem och att mallen fungerar som den var utformad för att fungera. Om du använder en äldre version av Microsoft Word uppdaterar du helt enkelt din programvara innan du laddar ner några mallar

Skriv ett memo Steg 23
Skriv ett memo Steg 23

Steg 3. Konfigurera din rubrik

Tänk på att allt på mallen kan ändras. Du kan anpassa varje del av minnesmallen för att passa dina specifika behov. Du kan till exempel lägga till din logotyp och ditt upphovsrättsskylt i rubriken i mallen. Klicka bara på rubriken och skriv in ditt företags information.

Skriv ett memo Steg 24
Skriv ett memo Steg 24

Steg 4. Fyll i fälten i mallens rubrik

Var noga med att fylla i fälten "TILL" och "FRÅN" samt "CC" och "SUBJECT". Var försiktig när du fyller i dessa fält för att se till att du inte har hoppat över något fält och lämnar några av dem tomma, eller att du inte har gjort ett fel när du skrev någonstans på vägen.

Skriv ett memo Steg 25
Skriv ett memo Steg 25

Steg 5. Skriv ditt meddelande

Skriv inledningen, sammanhanget, diskussionen och sammanfattningsdelarna av ditt memo i kroppen. Om du vill kan du använda punktpunkter eller listor för att organisera information.

  • Behåll mallens formatering. Detta säkerställer att din styckejustering är korrekt och att du har rätt marginaler och teckenstorlek.
  • Om det behövs kan du till och med anpassa memot för att använda ett bord. Detta är ibland en bra idé, särskilt om en punktlista eller något liknande gör att memot ser för trångt eller svårt att läsa.
  • Se till att du har tagit bort alla ord som redan fanns i mallen. Läs också noggrant igenom ditt memo innan du skickar det.
Skriv ett memo Steg 26
Skriv ett memo Steg 26

Steg 6. Kontrollera sidfoten

Sidfoten är utrymmet längst ner på sidan som ofta har ytterligare information. Du kan inkludera din företagsinformation eller personliga kontaktinformation här. Det är viktigt att du tar dig tid att se till att denna information är korrekt. Det sista du vill hända är att skriva ett utmärkt memo och sedan ha felaktig kontaktinformation eller att den informationen saknas helt.

Skriv ett memo Steg 27
Skriv ett memo Steg 27

Steg 7. Anpassa ditt utseende

En av de mest tilltalande sakerna med mallen är att du till och med kan ändra färg på dokumentet. Detta låter dig utöva en viss grad av personlighet och får hela dokumentet att sticka ut mer exakt. Det låter dig också välja en färg som är lämplig för den aktuella situationen för att säkerställa att memot är visuellt slående men ändå professionellt.

Skriv ett memo Steg 28
Skriv ett memo Steg 28

Steg 8. Spara ditt memo som ett unikt dokument

Var noga med att spara en kopia av detta memo. Då kommer du att ha ett digitalt backup -dokument som ger bevis på din affärskommunikation.

Skriv ett memo Steg 29
Skriv ett memo Steg 29

Steg 9. Spara mallen så att du kan använda den igen

När du behöver använda memot för ett något annorlunda ämne i framtiden kan du helt enkelt ändra varje fält för att passa det specifika memoämnet. Detta sparar dig tid och hjälper dig också att skapa ett konsekvent memo som är professionellt och som kommer att uppmärksamma människor så att memot kommer att läsas på ett snabbt sätt.

Tips

  • Ge inte för många varför. Det är viktigt att förklara varför du vill att något ska göras, men överdriv inte det.
  • Memoar ska alltid vara korta.

Rekommenderad: