Memor är ett bra sätt att kommunicera stora beslut eller policyändringar till dina anställda eller kollegor. Det är viktigt att du tar dig tid att skapa ett bra memo så att ditt budskap kommer fram till hur du vill ha det.
Steg
Exempelmemor
Provmemo till kunder
Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.
Provmemo till chef
Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.
Provmemo till kollegor
Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.
Del 1 av 4: Skriva Memos rubrik
Steg 1. Skriv”MEMORANDUM” högst upp på sidan
Ange att detta dokument är en memorandum från början. Märk sidan”MEMORANDUM” 1,5 tum (3,8 cm) från toppen av sidan. Sätt ordet med fet stil på första raden. Du kan antingen centrera den på den här raden eller vänsterjustera den. Du kan också välja att göra teckensnittet större för detta ord.
Dubbelrum mellan denna rad och nästa rad i rubriken
Steg 2. Adressera mottagaren på lämpligt sätt
Ett memo är en formell affärskommunikation, och du bör också vända dig till läsaren formellt. Använd ett fullständigt namn och en titel på den person som du skickar memot till.
Om du skickar ett memo till hela personalen kan du skriva: "TILL: Alla anställda."
Steg 3. Lägg till ytterligare mottagare i CC -raden
Raden "CC" indikerar vem som kommer att få en "Courtesy Copy" av memot. Det här är inte personen som memot är riktat till. Detta är snarare någon som kan behöva hålla sig informerad om policyer eller frågor som du tar upp i memot.
Steg 4. Skriv ditt namn i raden "Från"
Rubriken måste innehålla vem som skriver och skickar memot. Ditt fullständiga namn och jobbtitel går i den här raden.
Steg 5. Inkludera datumet
Skriv hela datumet, skriv ut månaden och inklusive datum och år. Skriv till exempel: “DATE: 5 januari 2015” eller “DATE: 5 januari 2015.”
Steg 6. Välj en specifik fras för ämnesraden
Ämnesraden ger läsaren en uppfattning om vad memot handlar om. Var specifik men koncis.
Till exempel, istället för att skriva "Myror" för ämnet, var mer specifik genom att skriva "Myrproblem på kontoret."
Steg 7. Formatera rubriken korrekt
Rubriken ska vara högst upp på sidan, anpassad till vänster på sidan. Använd stor bokstav”TO:”,”FROM:”,”DATE:” och”SUBJECT:”.
-
Ett exempelrubrik skulle se ut så här:
TILL: Mottagarens namn och befattningstitel
FRÅN: Ditt namn och jobbtitel
DATE: Fullständigt datum när memot skrevs
ÄMNE: (eller RE:) Vad memot handlar om (markerat på något sätt)
- När du konstruerar rubriken, var noga med att dubbelt utrymme mellan sektionerna och justera texten.
- Du kan välja att lägga till en rad under rubriken som går hela vägen över sidan. Detta kommer att skilja rubriken från notens brödtext.
Del 2 av 4: Skriva noten
Steg 1. Fundera över vem publiken ska vara
För att få människor att läsa och svara på memot är det viktigt att skräddarsy ton, längd och formalitet för memot till den publik som kommer att läsa det. För att göra detta effektivt krävs att du har en bra uppfattning om vem memot är avsett för.
- Tänk på din publik prioriteringar och bekymmer.
- Försök att förutse alla frågor dina läsare kan ha. Brainstorma lite innehåll för memot, till exempel exempel, bevis eller annan information som kommer att övertyga dem.
- Med tanke på publiken kan du också vara känslig för att inkludera all information eller känslor som är olämpliga för dina läsare.
Steg 2. Hoppa över en formell hälsning
Ett memo börjar inte med en hälsning som "Dear Mr. Edwards." Dyk istället in i ditt öppningssegment som introducerar det du diskuterar i memot.
Steg 3. Presentera problemet eller problemet i första stycket
Ge dem kort sammanhanget bakom den handling du vill att de ska vidta. Det här är ungefär som ett tesuttalande, som introducerar ämnet och anger varför det är viktigt. Du kan också betrakta inledningen som en abstrakt eller en sammanfattning av hela memot.
Som en allmän riktlinje bör öppningen ta upp cirka ett stycke
Steg 4. Du kan till exempel skriva:
”Från och med den 1 juli 2015 kommer XYZ Corporation att implementera nya policyer angående hälsoskydd. Alla anställda får hälsoskydd och tjänar minst $ 15 per timme."
Steg 5. Ge sammanhang för den aktuella frågan
Din läsare kan behöva lite bakgrundsinformation om problemet du tar upp. Ge lite sammanhang, men var kort och ange bara vad som är nödvändigt.
Om det är relevant, fortsätt ditt memo genom att ange varför policyn implementeras. Du kan till exempel skriva:”Länsstyrelsen röstade för att kräva att alla anställda i länet fick en minimilön på 15 dollar/timme.”
Steg 6. Stöd ditt handlingssätt i diskussionssegmentet
Ge en kort sammanfattning av de åtgärder som kommer att genomföras. Ge bevis och logiska skäl för de lösningar du föreslår. Börja med den viktigaste informationen, gå sedan till specifika eller stödjande fakta. Ange hur läsarna kommer att tjäna på att vidta den åtgärd du rekommenderar eller missgynnas på grund av brist på åtgärder.
- Inkludera gärna grafik, listor eller diagram, särskilt i längre memon. Var bara säker på att de verkligen är relevanta och övertygande.
- För längre memon, överväg att skriva korta rubriker som förtydligar innehållet i varje kategori. Till exempel, i stället för att ange "Policyer", skriver du "Nya policyer för deltidsanställda". Var specifik och kortfattad i varje rubrik så att grundpunkten i ditt memo är uppenbar för läsaren direkt.
Steg 7. Föreslå åtgärder som läsaren bör vidta
Ett memo är en uppmaning till handling i en viss fråga, oavsett om det är ett tillkännagivande om en ny företagsprodukt, nya policyer för kostnadsrapporter eller ett uttalande om hur företaget hanterar ett problem. Gör om den åtgärd som läsaren bör vidta i den avslutande paragrafen eller meningen.
- Du kan till exempel skriva "Alla anställda måste använda det nya redovisningssystemet senast den 1 juni 2015."
- Detta kan också innehålla bevis för att säkerhetskopiera dina rekommendationer.
Steg 8. Stäng notisen med en positiv och varm sammanfattning
Anteckningens sista stycke bör återupprepa nästa steg för att ta itu med det aktuella problemet. Det bör också innehålla en varm anteckning som upprepar organisationens solidaritet.
- Du kanske skriver, "Jag kommer gärna att diskutera dessa rekommendationer med dig senare och följa upp alla beslut du fattar."
- Du kan sluta med något i stil med:”Vi är glada över utbyggnaden av denna produktserie. Vi är övertygade om att detta kommer att växa vår verksamhet och göra detta företag till ett mer hållbart företag.”
- Detta bör i allmänhet vara en till två meningar i längd.
Del 3 av 4: Avsluta memot
Steg 1. Formatera ditt memo ordentligt
Använd ett standardformat för ditt memo för att se till att det är lätt att läsa. Använd ett 12-punkts typsnitt som Times New Roman eller Arial. Använd marginaler på en tum på vänster, höger och undersida.
Använd stycken i blockstil. Dubbelrum mellan styckena. Streck inte varje stycke
Steg 2. Korrekturläs ditt memo
Granska och redigera ditt memo för att se till att det är klart, kortfattat, övertygande och felfritt. Kontrollera att du är konsekvent i vilken typ av språk du använder. Eliminera onödiga vetenskapliga ord eller teknisk jargong.
- Granska för stavnings-, grammatik- och innehållsfel. Var särskilt uppmärksam på namn, datum eller nummer.
- Kontrollera att den inte är för lång och klipp ut främmande material.
Steg 3. Handskriv dina initialer med ditt namn
Ett memo innehåller inte en signaturrad. Men du bör inleda memot med en penna i rubriken. Skriv dina initialer bredvid ditt namn. Detta indikerar att du har godkänt memot.
Steg 4. Använd memo brevpapper
Du kan ha ett speciellt brevhuvud utformat för memon, eller så kan du använda vanligt brevpapper.
Om du skapar ett digitalt dokument (till exempel för att skicka e -post) kanske du vill skapa ditt eget brevhuvud i ett Word -dokument som har din företagslogotyp och grundläggande kontaktinformation. Använd detta som din memo -mall för varje memo du skickar ut
Steg 5. Välj din leveransmetod
Bestäm det bästa sättet att distribuera ditt memo. Du kanske vill skriva ut papperskopior av memot och distribuera det på detta sätt. Du kan också skicka den via e -post.
Om du skickar ditt memo via e -post kanske du vill formatera ditt e -postmeddelande i HTML. Alternativt kan du spara ditt memo som en PDF och bifoga det till din e -post
Del 4 av 4: Använda Memo -mallar
Steg 1. Sök efter memomallar
Fundera på om du vill använda en mall istället för att skriva ett memo från grunden. Om så är fallet bör din första åtgärd vara att söka efter några bra memo -mallar online. Microsoft Word har också memo -mallar. Mallar har i allmänhet alla samma grundformatering, men de kan använda olika teckensnitt, storlekar och mönster.
- Ladda ner den mall som bäst passar dina behov.
- Var noga med att läsa användarvillkoren innan du använder mallar från en webbkälla.
Steg 2. Öppna den nedladdade mallen på din dator
När du har tryckt på nedladdningsknappen hämtas mallen automatiskt till din dator eller kan ta några steg för att starta nedladdningen. Den laddas ner som en zip -fil, så du måste packa upp filen och sedan öppna den i Microsoft Word.
Det är en bra idé att använda den senaste versionen av Microsoft Word för att säkerställa att du inte stöter på några oförutsedda programvaruproblem och att mallen fungerar som den var utformad för att fungera. Om du använder en äldre version av Microsoft Word uppdaterar du helt enkelt din programvara innan du laddar ner några mallar
Steg 3. Konfigurera din rubrik
Tänk på att allt på mallen kan ändras. Du kan anpassa varje del av minnesmallen för att passa dina specifika behov. Du kan till exempel lägga till din logotyp och ditt upphovsrättsskylt i rubriken i mallen. Klicka bara på rubriken och skriv in ditt företags information.
Steg 4. Fyll i fälten i mallens rubrik
Var noga med att fylla i fälten "TILL" och "FRÅN" samt "CC" och "SUBJECT". Var försiktig när du fyller i dessa fält för att se till att du inte har hoppat över något fält och lämnar några av dem tomma, eller att du inte har gjort ett fel när du skrev någonstans på vägen.
Steg 5. Skriv ditt meddelande
Skriv inledningen, sammanhanget, diskussionen och sammanfattningsdelarna av ditt memo i kroppen. Om du vill kan du använda punktpunkter eller listor för att organisera information.
- Behåll mallens formatering. Detta säkerställer att din styckejustering är korrekt och att du har rätt marginaler och teckenstorlek.
- Om det behövs kan du till och med anpassa memot för att använda ett bord. Detta är ibland en bra idé, särskilt om en punktlista eller något liknande gör att memot ser för trångt eller svårt att läsa.
- Se till att du har tagit bort alla ord som redan fanns i mallen. Läs också noggrant igenom ditt memo innan du skickar det.
Steg 6. Kontrollera sidfoten
Sidfoten är utrymmet längst ner på sidan som ofta har ytterligare information. Du kan inkludera din företagsinformation eller personliga kontaktinformation här. Det är viktigt att du tar dig tid att se till att denna information är korrekt. Det sista du vill hända är att skriva ett utmärkt memo och sedan ha felaktig kontaktinformation eller att den informationen saknas helt.
Steg 7. Anpassa ditt utseende
En av de mest tilltalande sakerna med mallen är att du till och med kan ändra färg på dokumentet. Detta låter dig utöva en viss grad av personlighet och får hela dokumentet att sticka ut mer exakt. Det låter dig också välja en färg som är lämplig för den aktuella situationen för att säkerställa att memot är visuellt slående men ändå professionellt.
Steg 8. Spara ditt memo som ett unikt dokument
Var noga med att spara en kopia av detta memo. Då kommer du att ha ett digitalt backup -dokument som ger bevis på din affärskommunikation.
Steg 9. Spara mallen så att du kan använda den igen
När du behöver använda memot för ett något annorlunda ämne i framtiden kan du helt enkelt ändra varje fält för att passa det specifika memoämnet. Detta sparar dig tid och hjälper dig också att skapa ett konsekvent memo som är professionellt och som kommer att uppmärksamma människor så att memot kommer att läsas på ett snabbt sätt.
Tips
- Ge inte för många varför. Det är viktigt att förklara varför du vill att något ska göras, men överdriv inte det.
- Memoar ska alltid vara korta.