Hur man bokför: 12 steg (med bilder)

Innehållsförteckning:

Hur man bokför: 12 steg (med bilder)
Hur man bokför: 12 steg (med bilder)

Video: Hur man bokför: 12 steg (med bilder)

Video: Hur man bokför: 12 steg (med bilder)
Video: Företagarens Videoguide 2.0 - Affärsidé 2024, Mars
Anonim

Bokföring, liksom bokföring, är en av de nödvändiga ondskorna med att driva företag. Trots vad många kanske tror, hänvisar dessa två termer till olika processer. Bokföring, som det kommer att diskuteras här, hänvisar till att helt enkelt samla in register över kostnader och intäkter och sedan bokföra dessa transaktioner i en huvudbok. Redovisning är processen som följer bokföringen och innebär att informationen i bokföringen omvandlas till användbara affärsmätningar och rapporter. Lyckligtvis är bokföring det enklaste av de två och kan läras genom att följa de enkla stegen nedan.

Steg

Del 1 av 3: Inrättande av ett system

Bokföring Steg 1
Bokföring Steg 1

Steg 1. Bestäm vilken typ av system som ska användas

Den viktigaste delen av bokföringen är att vara konsekvent. Du vill inte förlora kvitton, glömmer att registrera transaktioner eller registrera samma transaktion två gånger, eftersom det kan orsaka en felaktig uppfattning om ditt företags ekonomiska hälsa. Det enklaste sättet att undvika dessa fel genom att upprätta ett konsekvent system för både registrering av transaktioner i journaler och inmatning i bokföringen.

Detta system kan vara lika komplicerat som ett inkopplat kassaregister som matas in i bokföringsprogram eller så enkelt som en låda full med kvitton och sedlar. Detta beror på mängden transaktioner ditt företag gör dagligen eller veckovis

Bokföring Steg 2
Bokföring Steg 2

Steg 2. Använd bokföringsprogram

Det enklaste sättet att säkerställa att dina transaktioner registreras på ett tillförlitligt sätt är att investera i ett redovisningsprogram som QuickBooks, FreshBooks eller Expensify. Dessa kommer att ta mycket gissningar på att registrera olika typer av transaktioner och presentera din information tydligt. Många av dessa program är tillgängliga gratis eller som en gratis provperiod under en begränsad tid.

Bokföring Steg 3
Bokföring Steg 3

Steg 3. Använd ett kalkylblad

För ett mer manuellt system, försök skapa ett kalkylblad för att registrera transaktioner. Detta kan göras antingen manuellt, med fysiska transaktionstidskrifter eller på datorn med ett kalkylprogram. Formateringen av dessa tidskrifter är upp till dig, men den bör innehålla följande, åtminstone:

  • Leverantörens/köparens namn
  • Kontonummer
  • Typ av kostnad/intäkter (t.ex. kontorsmaterial, råvaror)
  • Datum då fakturan mottogs/skapades
  • Skuldbelopp/betalat
Bokföring Steg 4
Bokföring Steg 4

Steg 4. Var konsekvent

För alla system du använder, var noga med att ange dina transaktionsdata regelbundet och på samma sätt varje gång. Detta för att vara säker på att transaktioner inte förbises och att du har den mest aktuella bilden av ditt företags ekonomiska hälsa. Dessutom är det en bra idé att fastställa ett regelbundet schema för överföring av information från tidskrifterna till huvudboken, kanske varje vecka eller varje månad.

Del 2 av 3: Registrera transaktioner korrekt

Bokföring Steg 5
Bokföring Steg 5

Steg 1. Använd samma redovisningsmetod för alla poster

De två typerna av redovisning är kontant- och periodiseringsmetoder. I huvudsak registrerar kontantmetoden transaktioner när faktiska kontanter byter ägare, till exempel när en kund betalar för en vara eller när du betalar för en kostnad. Periodiseringsmetoden redovisar emellertid transaktioner när transaktionen sker, till exempel när kostnader uppstår eller när en kund köper en vara (men inte nödvändigtvis när pengar byter ägare för transaktionen). Vilken metod du väljer beror på dina egna mål och affärsstrategier.

Bokföring Steg 6
Bokföring Steg 6

Steg 2. Jämför de två redovisningsmetoderna

Kontantmetoden för redovisning används vanligare i små företag eftersom den ger en korrekt bild av företagets kassasaldo. När verksamheten växer kan det dock bli mindre viktigt att känna till företagets exakta kontantsaldo och istället fokusera på dess nuvarande hälsa. Det är här periodiseringsmetoden kommer in. Genom att spåra kostnader när de inträffar och intäkter när de tjänas, istället för att betalas för, negrerar periodiseringsmetoden effekterna av betalningsförseningar för att bestämma företagets ekonomiska hälsa.

Bokföring Steg 7
Bokföring Steg 7

Steg 3. Bestäm vilken metod som ska användas

Lagligt kan ett företag välja antingen redovisningsmetod så länge företaget har mindre än 5 miljoner dollar i intäkter varje år eller, om det säljer produkter till allmänheten, har mindre än 1 miljon dollar i bruttoinkomster (alla intäkter). Varje företag med intäkter över dessa nivåer är enligt lag skyldigt att använda periodiseringsmetoden.

För mer information om hur du väljer en redovisningsmetod, se hur du väljer mellan kontanter och periodisering för ditt företag

Bokföring Steg 8
Bokföring Steg 8

Steg 4. Använd dubbel bokföring

Många små företag gör misstaget att använda bokföring med en post. Det vill säga att de bara registrerar transaktioner som rörelser av pengar till eller från ett enda konto. Varje affärstransaktion sker dock på minst två konton och måste registreras som sådan för noggrannhet. Detta kallas dubbelbokföring. Detta gör att du kan se exakt var dina pengar kommer ifrån och vart de går.

  • Till exempel skulle ett köp av lager med kontanter registreras som en ökning av lager och en minskning av kontantkontot. Alternativt skulle en försäljning av det inventariet till en kund som betalar med kredit bokföras som en minskning av lager och en ökning av kundfordringar.
  • I redovisningsvärlden skulle dessa registreras med de officiella villkoren, som debiteringar och krediter på olika konton. Som bokförare är det dock viktigast att du använder ett konsekvent system som är vettigt för dig.
Bokföring Steg 9
Bokföring Steg 9

Steg 5. Registrera transaktioner i journaler

Först behöver transaktioner bara skrivas in i dagliga eller veckotidningar, beroende på din transaktionsvolym. Dessa poster kommer att innehålla information om transaktionen, inklusive köpare/säljare, belopp, datum och typ av transaktion. Senare kommer denna information att kategoriseras och läggas till i bokföringen. För närvarande är det dock bara viktigt att registrera informationen för senare användning. Anteckningar bör göras enligt företagets valda redovisningsmetod (kontanter eller periodisering).

Införandet av redovisningsprogram har gjort tvåstegsprocessen med tidskrifter och redovisningar nästan föråldrad. Programvaran uppdaterar automatiskt huvudboken, vilket gör processen till en enkel inmatning av transaktioner när de inträffar. Vissa företag väljer dock fortfarande att använda journalsystemet

Del 3 av 3: Bokföra transaktioner i en bokföring

Bokföring Steg 10
Bokföring Steg 10

Steg 1. Separera transaktioner till konton

Det bästa sättet att spåra dina transaktioner är att separera dem till olika konton i huvudboken. Genom att börja med uppställda konton och lägga till eller subtrahera från dem för varje transaktion får du en tydligare bild av var pengar kommer in och går. Dessa konton kan vara lika generiska som försäljning eller som specifika vissa typer av lager. Till exempel kan det vara rimligt att ett bilgarage reserverar ett helt konto för oljelager. Konton kommer att variera mellan företag, men bör åtminstone täcka följande:

  • Kontanter
  • Kundfordringar (pengar som betalas från kunder som betalar på kredit).
  • Leverantörsskulder (pengar du är skyldig leverantörer).
  • Försäljning (intäkterna från primär verksamhet).
  • Lager
  • Kostnad för försäljning (leveranser du köper för produktion eller ditt företag).
  • Lönekostnader (löner).
  • Ägarekapital (det belopp som ägarna har lagt in i verksamheten).
  • Behållen vinst (vinster återinvesteras i företaget).
Bokföring Steg 11
Bokföring Steg 11

Steg 2. Bokför transaktioner regelbundet

Hur ofta du bokför transaktionen till huvudboken från tidskrifterna beror på din transaktionsvolym. Det kan vara dagligen, varje vecka eller till och med varje månad. Detta bör dock göras konsekvent för att du inte plötsligt ska bli överväldigad av arbete i slutet av en bokföringsperiod. Återigen hjälper redovisningsprogramvara dig att hålla dig uppdaterad om dessa processer.

Bokföring Steg 12
Bokföring Steg 12

Steg 3. Analysera dina reskonton

Bokföringskonton är främst användbara för att kvantifiera företagets ekonomiska hälsa. Medan sanna ekonomiska rapporter bäst lämnas till professionella revisorer, kan vem som helst jämföra reskonton för att skapa enkla jämförelser eller rapporter. Jämför till exempel försäljning med kostnader för att få en allmän uppfattning om hur ditt företag har klarat sig den senaste tiden. Uppenbarligen, om försäljningen är högre än kostnaderna, gör du vinst. För mer komplexa rapporter, vänd dig till en revisor eller ett bokföringsprogram.

Mer information om bokföring i en huvudbok och hur du skapar enkla rapporter finns i hur du skriver en bokföringsbok

Video - Genom att använda denna tjänst kan viss information delas med YouTube

Tips

  • Var noga med att betala dina leverantörer några dagar före betalningsfristen, oavsett om det är 30 dagar eller en längre tidsperiod. Detta ger dig lite utrymme om du glömmer att betala den dagen och ger dig goda förhållanden med leverantörer.
  • Om bokföringen börjar ta för mycket av din tid när ditt företag växer kan det vara en bra idé att anlita hjälp. Genom att anlita en utbildad revisor kan du få en mer fullständig och korrekt bild av ditt företags ekonomiska hälsa.

Rekommenderad: