Hur man skriver en faktura för betalning för utförda tjänster

Innehållsförteckning:

Hur man skriver en faktura för betalning för utförda tjänster
Hur man skriver en faktura för betalning för utförda tjänster

Video: Hur man skriver en faktura för betalning för utförda tjänster

Video: Hur man skriver en faktura för betalning för utförda tjänster
Video: How to Generate Ideas to Draw or Paint 2024, Mars
Anonim

Om du arbetar som en oberoende entreprenör eller äger ett litet företag som utför en specialiserad tjänst, är oddsen att du kommer att behöva lära dig hur du skriver en faktura för utförda tjänster så att du kan få betalt. Informationen du behöver inkludera på en faktura varierar beroende på de specifika tjänster du utför, men de flesta fakturor bör innehålla din kontaktinformation tillsammans med annan grundläggande rubrikinformation. En faktura bör också innehålla en förteckning över de tjänster som tillhandahålls för din klient inom faktureringsperioden, liksom det totala belopp som du är skyldig.

Steg

Exempel på fakturor

Image
Image

Provtjänster återges faktura

Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.

Image
Image

Exempel på gräsmatta

Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.

Image
Image

Provutskriftsfaktura

Stöd för wikiHow och låsa upp alla prover.

Del 1 av 3: Börja med rubriken

Skriv en faktura för betalning för tjänster som utförts Steg 1
Skriv en faktura för betalning för tjänster som utförts Steg 1

Steg 1. Sätt ditt företags namn högst upp

För att vara professionell börjar du med ditt företags information högst upp på sidan. Om du inte har ett företagsnamn, börja med ditt namn högst upp. Den kan vara centrerad eller hela vägen till vänster.

Behandla fakturan som ett företagsbrev. Det vill säga att du kan ha en professionell rubrik högst upp, centrerad i mitten. Å andra sidan är ett enkelt uttalande om ditt företagsnamn också effektivt

Skriv en faktura för betalning för tjänster som utförts Steg 2
Skriv en faktura för betalning för tjänster som utförts Steg 2

Steg 2. Lägg till din kontaktinformation

Ange din adress, telefonnummer, e -postadress och annan relevant kontaktinformation. Se till att använda din företagsinformation, inte din personliga information.

  • Ett faxnummer kan också vara relevant.
  • Om du accepterar betaltjänster som PayPal, var noga med att använda e -postmeddelandet som du har skapat med det kontot.
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 3
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 3

Steg 3. Lägg till adressatens namn eller företag

Precis som med ett företagsbrev går du nu vidare till personen du fakturerar. Om det är ett företag, använd företagsadressen och kontaktuppgifterna som företaget gav dig.

  • Om det är en person, använd vilken information du har, men helst deras företags kontaktinformation.
  • Om du inte har tillräckligt med information kan du behöva kontakta personen eller företaget med den information du behöver för att få veta mer. Om det är ett stort företag kanske du vill ringa ändå för att fråga exakt vem du ska adressera fakturan till.
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 4
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 4

Steg 4. Inkludera ett kundkontonummer

Skapa ett unikt identifieringsnummer för var och en av dina återkommande kunder. Se sedan till att detta nummer finns med på varje faktura som du skriver för den här kunden. Detta gör att du kan gruppera fakturor efter kund och vid behov bedöma deras betalningshistorik eller dokumentera en konsekvent underlåtenhet att betala.

Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 5
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 5

Steg 5. Lista ett unikt fakturanummer nära toppen

Om du regelbundet skickar ut fakturor är det viktigt att var och en har ett unikt nummer så att det är lätt att referera och identifiera. Hur du väljer ett nummer är upp till dig, men kom ihåg att du måste ha en ny för varje faktura.

  • Ett enkelt sätt är att bara börja på ett och arbeta dig upp. För att hålla längden på siffran enhetlig kan du börja med "0000001."
  • En annan metod är att tilldela ett kundnummer och sedan använda datumet. Till exempel, om kundnumret är 305 och datumet är 2 februari 2016, kan du använda 305-02022016 som ditt nummer. Se bara till att du är tydlig med vad "datumet" ska vara. Är det när tjänsten gjordes eller när du skapade fakturan?
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 6
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 6

Steg 6. Inkludera fakturadatum

Sätt etiketten "fakturadatum" nära toppen. Lägg till det datum som du skapar fakturan bredvid. Detta hjälper både dig och kunden att hålla reda på tiden.

  • Du kan också inkludera faktureringsperioden. Faktureringsperioden baseras på hur du konfigurerar din fakturering.
  • Till exempel, om du fakturerar en gång i månaden, betyder det att din faktureringsperiod är från början av månaden till slutet av månaden, och de tjänster du utförde under den perioden kommer att inkluderas på fakturan.

Göra

0 / 0

Del 2 Quiz

Varför ska du inkludera ett anpassat kontonummer för varje kund?

Det får din faktura att se professionell ut.

Försök igen! Ett unikt kontonummer gör din faktura mer professionell och gynnar ditt företag. Skapa ett nytt nummer för varje upprepad klient och försök att starta eller avsluta numret med en eller två siffror som berättar vilken kategori du ska fila det under. Det finns dock ett bättre svar förutom det här. Prova ett annat svar …

Du kan snabbt referera till vem du debiterat för en specifik tjänst.

Du har delvis rätt! Med ett kontonummer kan du snabbt hitta och komma ihåg vem som betalade dig för en viss tjänst eller produkt. Skapa en unik för varje återkommande kund och ordna dem i kategorier. Det finns dock andra skäl att inkludera ett anpassat kontonummer för varje kund. Klicka på ett annat svar för att hitta det rätta …

Du kan gruppera fakturor efter kund.

Du har inte fel, men det finns ett bättre svar! Unika kontonummer gör att du snabbt kan ordna och organisera dina fakturor. Du kan någonsin försöka ange specifika kategorisiffror i början eller slutet av numret för att göra det enklare att organisera. Välj ett annat svar!

Alla ovanstående.

Japp! Att lägga till ett kontonummer är det perfekta sättet att organisera och hålla reda på alla dina fakturor. Använd kontonummer för att gruppera efter kund, spåra vem du debiterat för specifika tjänster och till och med organisera efter vilka fakturor som betalats och vilka som inte är det. Läs vidare för en annan frågesportfråga.

Vill du ha fler frågesporter?

Fortsätt testa dig själv!

Del 2 av 3: Listning av tjänsten

Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 7
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 7

Steg 1. Lista de tjänster du tillhandahållit

Detta steg är köttet på fakturan. Du berättar för din kund vad du laddar och varför du laddar den. Det är viktigt att inte ha överraskningar i det här steget, så se till att du alltid är i förväg med din klient.

  • Ordna efter datum. Om denna faktura är för mer än ett datum är det enklast att organisera efter datum. Sätt datumet hela vägen till vänster. Hur som helst måste du inkludera det datum då tjänsten utfördes.
  • Lista tjänsten. Skriv bredvid det belopp du tar ut per timme eller per tjänst. Du behöver också antalet timmar eller antalet gånger tjänsten utfördes. Sätt slutligen summan för just den tjänsten till höger i kolumnen avgifter.
  • Skapa en ny rad för varje typ av tjänst.
  • Ange andra avgifter som är relevanta för service, till exempel avgifter för delar.
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 8
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 8

Steg 2. Lägg till andra avgifter

Om du har en leveransavgift lägger du till den i slutet, eftersom det inte är en del av tjänsten. Du kan också lägga till andra avgifter du behöver. Se bara till att de är märkta väl och tydliga för kunden. Leveransavgiften kan beskattas om du har försäljningsskatt i ditt område, så att du kan ta ut skatter på den efter att du har skapat en delsumma. Kontrollera dock alltid med en revisor för att se till att du tar ut skatter korrekt.

Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 9
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 9

Steg 3. Skapa en delsumma

Lägg ihop alla avgifter som du har på fakturan. Sätt det på en rad under tjänsterna som delsumman med etiketten "Delsumma". Det är delsumman eftersom du fortfarande måste lägga till skatt.

Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 10
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 10

Steg 4. Lägg till skatterna

Beräkna sedan skatterna. Sätt skattesatsen under delsumman som är märkt som skattesats. Om du inte känner till skattesatsen i ditt område, kontakta din lokala försäljningsskattemyndighet för att få reda på numret. Du kan också leta online för att hitta försäljningsskatten eller kontakta din revisor.

  • I vissa stater behöver du inte ta ut moms för tjänster. Kontrollera dina lokala lagar för att ta reda på om du behöver ladda den i ditt område. Det kan också vara mycket beroende på typ av verksamhet. Till exempel kanske du inte behöver ta ut moms om du är ideell. Det kan också bero på om det primära föremålet för försäljningen är tjänsten (t.ex. hos tandläkaren) eller utrustningen (t.ex. vid datorreparation).
  • Skatter debiteras vanligtvis på den plats där tjänsten utfördes, så om du går till en kunds bostad i en förort måste du använda den stadens moms. Men igen, kolla alltid dina lokala lagar.
  • Moms är en procentsats. För att räkna ut skatten multiplicerar du delsumman med procent, uttryckt som en decimal. Om din summa till exempel är $ 50 och momsen är 8,25%multiplicerar du $ 50 med 0,0825 för att få 4,125. Avrunda numret efter behov. Här skulle skatten vara $ 4,13.
  • Lägg till momsen. Därefter lägger du till numret du fick i den ursprungliga delsumman. I exemplet lägger du till $ 4,13 till $ 50 för att få sammanlagt $ 54,13.
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 11
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 11

Steg 5. Skapa summan

Slutligen, lista det totala beloppet du just hittat. Lägg "Total" bredvid för att göra det tydligt. Det skadar inte heller att sätta en ruta runt summan eller att markera den slutliga summan med fet stil.

Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 12
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 12

Steg 6. Spara noggrant dina fakturor

Det är bäst att ha en digital kopia och en tryckt kopia lagrad bort. Om du har några e -postmeddelanden, memon eller andra dokument som är relaterade till en faktura, bör du också lagra dem tillsammans med en utskriven kopia av fakturan. Göra

0 / 0

Del 3 Quiz

Var ska en leveransavgift gå på din faktura?

Under subtotalen.

Inte riktigt! Din leveransavgift måste inkluderas i delsumman, så du bör inte placera priset under den raden. Leveransavgifter beskattas ofta också, så se till att du inkluderar dem i dina beräkningar om din stat använder den lagen. Försök igen…

I linje med tjänsterna.

Definitivt inte! En leveransavgift är inte en tjänst du erbjuder. Det måste ingå i din delsumma men bör inte vara en rad med tjänsterna. Klicka på ett annat svar för att hitta det rätta …

Nedanför tjänsterna.

Korrekt! Placera din leveransavgift under dina tjänster, men ovanför delsumman. När du lägger till leveransavgiften i din delsumma, var uppmärksam på om den ingår i dina skatteberäkningar medan du skapar den slutliga summan. Läs vidare för en annan frågesportfråga.

Vill du ha fler frågesporter?

Fortsätt testa dig själv!

Del 3 av 3: Ge kundinformation för uppföljning

Skriv en faktura för betalning för tjänster som utförts Steg 13
Skriv en faktura för betalning för tjänster som utförts Steg 13

Steg 1. Lägg till betalningsalternativ

Din kund behöver veta vilka metoder de kan använda för att betala. Accepterar du checkar? Kan kunden betala med kreditkort, kontanter eller annat betalningssystem? Om det enda sättet kunden kan betala är att komma in i din butik personligen, låt dem veta det. Andra alternativ inkluderar att skicka in en betalning (antingen check- eller kreditkortsnummer), ringa in en betalning (kreditkortsnummer) eller betala online.

Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 14
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 14

Steg 2. Inkludera ett förfallodatum

Din kund behöver veta när de behöver betala fakturan senast. Inkludera ett förfallodatum på din faktura. Du kan till och med inkludera det mer än en gång. Ett ställe att inkludera det är nere nära det totala beloppet, men högst upp är också ett bra alternativ.

  • Betalning bör alltid ha en förfallodag med en konsekvens om den inte uppfylls (till exempel ränta på försenade betalningar).
  • Du kan också inkludera ett incitament för tidig betalning (som 2% rabatt om du betalar på tio dagar), eftersom de flesta småföretag har konstanta kassaflödeproblem.
  • Du bör också diskutera om du har ett betalningsplanalternativ. Du kan inkludera informationen med brevet eller skriva något som: "Om du inte kan betala din räkning på en gång, ring vårt kontor för att skapa en betalningsplan."
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 15
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 15

Steg 3. Skicka fakturan

När du har skapat fakturan skickar du den till din klient. Det kommer att låta din klient veta att de behöver betala vad du är skyldig dig. Se till att ditt företags namn är framträdande på kuvertets utsida.

  • Fakturor bör samordnas med bokföringssystemet. En faktura, när den väl är skriven, blir en tillgång för företaget (kundfordringar) och bör registreras korrekt.
  • Om du använder bokföringsprogram kan du ha möjlighet att låta programvaran skapa en faktura åt dig. Tjänster som PayPal har också inbyggt fakturaskapande.
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 16
Skriv en faktura för betalning för utförda tjänster Steg 16

Steg 4. Samla på dina fakturor

Om du inte får svar från kunden efter att du skickat din faktura, försök ringa ett telefonsamtal för att se till att fakturan mottogs. Ett annat alternativ är att skicka en påminnelse till klienten. Det är viktigt att ha en väldefinierad och standardiserad insamlingsprocess så att du lättare kan samla in på dina fakturor.

  • Du kan också skicka ut påminnelser via posten. Hur många du skickar ut innan ett meddelande om "slutbetalning" är upp till dig. Det är viktigt att upprepa att du har ett betalningsplanalternativ om du är villig att låta kunden betala ut det över tid.
  • När du har skickat ut så många som du vill kan du skicka meddelandet "slutbetalning" som låter kunden veta att du lämnar över det till en advokat eller inkassobyrå.
  • För att upprätta ett system, försök att ha specifika insamlingsåtgärder fördelade regelbundet under din insamlingsperiod. Prova till exempel att skicka meddelanden efter att saldot har varit obetalt i 15 dagar, 30 dagar, 45 dagar och så vidare. Var och en kan ange hur många dagar som är kvar till betalning och vilka åtgärder som ska vidtas om saldona blir obetalda.
  • Prova att skicka minst ett meddelande med certifierad post, så att du vet att klienten fick det.

Göra

0 / 0

Del 4 Quiz

Hur ska du hantera en kund som inte betalar en faktura?

Skicka ut ett sista betalningsmeddelande.

Det är rätt! När fakturan har varit obetald i 45 dagar eller mer och kunden inte pratar med dig kan det vara värt din tid och pengar att skicka ett slutligt betalningsmeddelande. Låt kunden veta att du får en advokat eller inkassobyrå inblandad. Läs vidare för en annan frågesportfråga.

Fortsätt lägga upp fler meddelanden.

Inte riktigt! Om kunden har låtit en faktura sitta länge utan att betala eller kontakta dig, är det inte värt din tid att fortsätta skicka fakturor. Skicka en faktura med jämna mellanrum som på dag ett, dag 15, dag 30 och dag 45 innan du går vidare till andra mått. Klicka på ett annat svar för att hitta det rätta …

Ring och mejla dem varje dag.

Definitivt inte! När en kund vägrar att betala en faktura kommer de troligen inte att prata med dig via telefon eller e -post. Att försöka kontakta dem varje dag är slöseri med din tid. Överväg att ta in extern hjälp för att ta hand om saken. Försök igen…

Få en advokat involverad efter 15 dagar utan betalning.

Nej! Du bör alltid ge din klient tillräckligt med tid för att ta emot fakturan och skicka den till bokföringsavdelningen för att betala. Ibland har större företag en längre process för att betala fakturor. Klicka på ett annat svar för att hitta det rätta …

Vill du ha fler frågesporter?

Fortsätt testa dig själv!

Rekommenderad: