Hur man organiserar och driver en monter (med bilder)

Innehållsförteckning:

Hur man organiserar och driver en monter (med bilder)
Hur man organiserar och driver en monter (med bilder)

Video: Hur man organiserar och driver en monter (med bilder)

Video: Hur man organiserar och driver en monter (med bilder)
Video: Leslie Kean on David Grusch (UFO Whistleblower): Non-Human Intelligence, Recovered UFOs, UAP, & more 2024, Mars
Anonim

Oavsett om det är på en kongress, festival eller mässa, är det ett bra sätt att marknadsföra din produkt, organisation eller orsak. Planering och förberedelse är nyckeln till att hitta professionellt och locka den uppmärksamhet du förtjänar.

Steg

Metod 1 av 2: Före evenemanget

Organisera och köra en monter Steg 1
Organisera och köra en monter Steg 1

Steg 1. Sök rätt evenemang för din monter

Om du kan delta i ett liknande evenemang som medlem av allmänheten, gör det. Lägg märke till vad andra presentatörer gör. Ta med en anteckningsblock och papper och anteckna vad du uppskattade i vissa bås och vad du tyckte att andra bås kunde ha gjort bättre. Som du gör, tänk på din publik. Aktiviteter, utställningar och giveaways för seniorer är mycket annorlunda än för boomers, x-ers och andra grupper.

Organisera och köra en monter Steg 2
Organisera och köra en monter Steg 2

Steg 2. Registrera dig tidigt

Ta reda på i god tid vad som krävs för att köra en monter på evenemanget du vill delta. Ansök och betala eventuella avgifter i förväg också.

  • Nu är det dags att kontakta eventarrangörer med särskilda önskemål. Om du behöver belysning eller el i din monter, till exempel, be om det i god tid. Om du behöver ett ljudsystem, kylning, åtkomst till fordon eller något annat förutom ditt angivna utrymme, be om det nu!
  • Om du har ett val av monterplatser, välj den som kommer att ha mest trafik. Misslyckas du med det, försök att vara nära andra bås eller eftergifter som kommer att locka den typ av trafik du vill ha.
Organisera och kör en monter Steg 3
Organisera och kör en monter Steg 3

Steg 3. Håll koll på alla kostnader i samband med evenemanget, inklusive uthyrning av bås, resor, hotell, giveaways, mat, avgifter etc

När evenemanget är över kommer du att vilja jämföra kostnaden och resultaten med andra evenemang för att avgöra om du vill återvända.

Organisera och kör en monter Steg 4
Organisera och kör en monter Steg 4

Steg 4. Gör bokningar

Om du måste resa för att komma till detta evenemang, boka logi, boka flyg och säkra en hyrbil. Storskaliga evenemang kan helt fylla lokalerna nära arenan, så säkra dessa boenden så snart du är säker på att du kommer att delta.

Organisera och kör en monter Steg 5
Organisera och kör en monter Steg 5

Steg 5. Samla eller producera dina förnödenheter

Dina leveranser beror på evenemangets exakta karaktär och vad du marknadsför, men tänk på följande:

  • Displayer och skyltar. Åtminstone ha minst en stor banner som tydligt anger vem eller vad du marknadsför. Ytterligare skärmar kan också hjälpa till att informera din publik. Förvänta dig inte att någon ska läsa stora mängder text medan du vandrar genom en monter. Använd istället stor, iögonfallande grafik och spara detaljerna för dina flygblad. Ett konsekvent utseende mellan dina olika skärmar hjälper till att ge din monter en enhetlig, komplett känsla.

  • Freebies. Ett klassiskt sätt att locka människor till din monter är att ge bort något. Exempel på något som är relaterat till ditt budskap är idealiska. Användbara föremål (pennor, t-shirts, väskor) med ditt namn och insignier tryckta på dem kan fungera som långsiktiga påminnelser och till och med gående annonser. Till och med några dollar godis eller en tallrik munchies kan få folk att närma sig.
  • Litteratur. Om du vill att folk ska kontakta dig och komma ihåg dig efter evenemanget, planera att dela ut visitkort, flygblad eller broschyrer som rör ditt meddelande. Ta med mer än du tror du behöver.
  • Demonstrationer. Om du kan demonstrera något relaterat till din organisation (till exempel en produkt eller tjänst) eller visa resultaten av ett framgångsrikt projekt eller en aktivitet, ta med det för att visa och berätta. Ännu bättre, låt dina besökare delta på något sätt, kanske genom att prova det du marknadsför.
  • Aktiviteter. Ta med dessa för att dra människor till din monter. Att hålla en teckning för ett större pris kan ge dig en skål full av kontaktinformation. Även om aktiviteten är en bönsäck eller en bärbar putting green kan det få folk att komma in tillräckligt länge för att prata med dem och låta dem veta varför du är där.

  • En baldakin. Om ditt evenemang är utomhus är en bärbar baldakin, tält eller lusthus oumbärlig för att hålla solen (eller regnet) avstängd. Det hjälper dig också att se mer officiell och professionell ut. Om det kan matcha din organisations färger eller bara vara ljust färgat, kommer det att bidra till att göra din närvaro så mycket mer märkbar. Se till att du på förhand lär dig hur mycket utrymme evenemanget tillåter dig att uppta.
  • Ett bord och stolar. Återigen kan arrangörerna tillhandahålla dessa eller inte. Om du är osäker, fråga.
  • Väderbeständig. Om båset är utomhus kan du behöva vikter för att hålla ner papper, klämmor eller klädnypor för att dukar och skyltar inte ska blåsa bort och så vidare. Naturligtvis, klä dig också efter vädret du förväntar dig.
  • Knytband och verktyg. Om du vet att du kommer att montera din egen bås, bord eller skärmar, se till att ta med de verktyg du behöver. Skruvmejslar, tänger och en justerbar skiftnyckel kan vara till nytta. Sax, förpackningstejp, säkerhetsnålar och rep är också bra idéer. Om du inte är säker på vad du behöver för att montera din monter, gör en torrkörning i förväg hemma eller på hemmakontoret. Notera:

    Med gällande luftfartsrestriktioner, se till att du packar monteringsverktyg i ditt incheckade bagage, inte din handbagage, för att undvika krångel. Inget värre än att ha några verktyg som kommer att vara användbara på mässan för konfiskering på grund av säkerhetsrestriktioner.

  • En vagn eller vagn. Speciellt om det är en stor händelse, anta inte att du kommer att kunna parkera var som helst nära din monter. En handvagn eller vagn hjälper till att överbrygga klyftan.
  • Ljus. Om du tror att du kommer att behöva lampor, se till att du har en elkälla för att driva dem.
  • Vatten. Du kommer att prata mycket, och det kan vara dyrt eller obekvämt att besöka eventkoncessionerna.
  • Ett fordon som är tillräckligt stort för att rymma allt du behöver. Om du behöver hyra en skåpbil eller lastbil, boka i förväg.

Organisera och kör en monter Steg 6
Organisera och kör en monter Steg 6

Steg 6. Få hjälp

Om din monter gör sitt jobb har du många människor att prata med under evenemanget. Försök inte att göra det till en en-person-show. Även en annan person kan hjälpa dig att hålla dig sammansatt och din röst intakt. Om din monter är ganska populär, vill du ha hjälp bara för att se till att alla som är intresserade har någon att prata med utan att vänta i kö. Om det alls är möjligt, ordna schemat så att människor arbetar på kortare skift. Det är tröttsamt att stå länge och säga samma saker om och om igen.

Organisera och kör en monter Steg 7
Organisera och kör en monter Steg 7

Steg 7. Förbered din hjälp

Låt dem veta vad de erbjuder allmänheten, vem de närmar sig och hur, var de olika faciliteterna i närheten finns och när de ska komma. De kommer att tala för din organisation som experter, och de kommer att hitta mer professionellt om de är informerade, även om de är volontärer.

Organisera och kör en monter Steg 8
Organisera och kör en monter Steg 8

Steg 8. Klä dig för framgång

Försök att bemanna din monter med attraktiva människor som är klädda på lämpligt sätt, men dra uppmärksamhet. Detta kommer att skilja din monter och organisation från labyrinten av andra bås och göra dig till en del av showen.

  • Om din organisation har en uniform eller till och med en t-shirt, bär den och uppmuntra dina kollegor att göra detsamma. Anpassade t-shirts är relativt billiga att producera även i låga volymer.
  • Klä dig lika. Även om du helt enkelt går med på att bära jeans och en t-shirt i din organisations färg, ser du mer ut som att du är avsedd att vara där.
  • Klä dig professionellt. En kostym visar att du är seriös och ger ditt budskap så mycket mer styrka.
  • Bär kostymer eller klä dig tematiskt. Om det är en festlig atmosfär, eller om din grupp är teater, klädd i clowndräkter, bollklänningar eller stora, fåniga hattar kan locka mycket uppmärksamhet.
  • Använd professionella ekrar modeller om det är lämpligt. Attraktiva människor som vet hur man "arbetar" en folkmassa kan vara en kraftfull kraft för att uppmärksamma din monter och din organisation. Se till att du använder professionella människor som förstår hur de ska bete sig korrekt.

Metod 2 av 2: Under evenemanget

Organisera och köra en monter Steg 9
Organisera och köra en monter Steg 9

Steg 1. Visa upp tidigt

Ge dig själv gott om tid att sätta upp båset och rymma faciliteterna innan folkmassorna sjunker. Att vara helt inställd så snart dörrarna öppnas innebär att du inte kommer att slösa bort evenemangstiden med att famla med displayer eller lådor istället för att kommunicera ditt budskap.

Organisera och kör en monter Steg 10
Organisera och kör en monter Steg 10

Steg 2. Titta på din monter utifrån

När du har ställt upp, gå utanför och se din monter från dina besökares synvinkel. Är dina tecken tydligt synliga från de olika riktningarna där människor kommer att närma sig? Är din monter inbjudande? Har du några distraherande lösa ändar som visas?

Organisera och köra en monter Steg 11
Organisera och köra en monter Steg 11

Steg 3. Tänk på dina trafikmönster

Vill du stå bakom ett bord med din publik framför, eller vill du ha bordet längst bak i din monter så att du kan närma dig människor och bjuda in dem?

Organisera och kör en monter Steg 12
Organisera och kör en monter Steg 12

Steg 4. Var vänlig

Prata med dina kunder. När de går fram till din monter, ge dem några sekunder och säg sedan "Hej". De kommer troligen att säga hej också. Le sedan och berätta om din monter. Ibland om du börjar prata om något annat, till exempel hur trevlig dagen är, eller hur sött barnet de har tillsammans med dem kommer att distrahera dem från dina hantverk. När du ringer upp allt kan du prata om dessa saker. Kom ihåg att le och säga "Tack, kom igen!" Ge dem också ett visitkort om du har ett och informera dem om var du ska vara nästa.

Organisera och kör en monter Steg 13
Organisera och kör en monter Steg 13

Steg 5. Förmedla ditt budskap

Hur du än drar in människor, se till att de lämnar din monter med viss grundläggande förståelse för varför du är där.

Organisera och köra en monter Steg 14
Organisera och köra en monter Steg 14

Steg 6. Fråga människor om deras intressen

Det involverar dem i konversationen och berättar vilken riktning du ska gå med din tonhöjd, vare sig det är informativt, kommersiellt eller någonstans däremellan.

Organisera och kör en monter Steg 15
Organisera och kör en monter Steg 15

Steg 7. Dela ut ditt flygblad, broschyr eller annan utdelning

Dessa artiklar kommer att påminna människor om din organisation, din kontaktinformation och ditt meddelande efter att spänningen och aktiviteten för ett evenemang har slutat.

Organisera och kör en monter Steg 16
Organisera och kör en monter Steg 16

Steg 8. Byt ut kontaktinformation

Berätta för intresserade besökare hur de kan följa upp och hur du kommer att följa upp. Se sedan till att någon i din organisation följer upp snabbt. Håll reda på källan till leads så att du kan jämföra den relativa effektiviteten för en händelse med en annan.

Organisera och kör en monter Steg 17
Organisera och kör en monter Steg 17

Steg 9. Rensa ditt eget område

Sätt dig i personalen för ett stort evenemang eller en plats. Demontera sedan din egen monter i slutet av evenemanget och se till att eventuell kvarvarande skräp eller skräp hamnar i papperskorgen. Det är bra sätt och det kommer att hjälpa till att hålla evenemangsarrangörerna och personalen på din sida nästa gång.

Organisera och köra en monter Steg 18
Organisera och köra en monter Steg 18

Steg 10. Skriv ner dina erfarenheter

Om du någonsin kommer att få en monter igen, gör några anteckningar om dina erfarenheter den här gången. Skriv ner vad du tog med, vad du ska ta med nästa gång, vad du kunde ha gjort utan. Skriv ner vad som var effektivt och vad som inte var, och allt annat du lärde dig från den här händelsen. Nästa gång kan du använda dina anteckningar för att köra saker smidigare. Om någon annan kör nästa monter kan du enkelt ge dem råd om vad du har lärt dig.

Tips

  • Förfina din presentation. Eftersom du förmodligen kommer att upprepa dig själv för många olika människor, passa på att justera och anpassa det du säger.
  • Ta med ogenomskinliga draperingsdukar för att täcka ytorna när som helst du lämnar montern utan uppsikt, särskilt när du lämnar för dagen. På det här sättet är det mycket mindre sannolikt att din produkt blir stulen tillfälligt om du anländer sent och människor som vill prata med dig har ett tydligt meddelande om att du är tillfälligt borta och inte blir irriterad när du försöker hitta dig i närheten.
  • Använd ett så bekvämt par skor som du kan komma undan med. De flesta kongressanläggningar har betonggolv; de övre ändarna kommer att täcka detta golv med ett tunt lager av industrimatta. Ingen stoppning. Ingen ge. Efter en dag eller tre som står och går kan fel val av skor göra ont i fötterna i slutet av evenemanget.
  • Ha rationella förväntningar; förvänta dig inte att eftersom du är på en Show kommer du att vara den mest populära/viktiga presentatören i hela hallen. Erfarna "show" -presentanter vet att en avkastning på investeringen på 3-5% är ett bra resultat. Betydelse: att tjäna ungefär 5% av dina utställningskostnader (dvs. uthyrning av plats/bås, giveaways, overhead, resor) är en bra avkastning. Om du säljer en tjänst bör de till synes ynka 5% leda till att försäljningen går tillbaka.
  • Om du distribuerar kontaktinformation för din organisation, gör det med en plan i åtanke för att besvara förfrågningar när de kommer in under de följande veckorna. Följ upp snabbt så att de människor som bryr sig tillräckligt mycket för att fråga kan bilda en pågående relation med din organisation.
  • Om det är rimligt, ta med reservutrustning, t.ex. bildskärmar, projektorer, datorer, nätverk eller A/V -utrustning. Utrustning kan finnas att hyra i stan nära dessa anläggningar, men vanligtvis till en upprörande premie, till exempel 50% av detaljhandelspriset för tre dagars evenemang.
  • Förvara saker som inte ingår i båsens utseende (jackan du tog av, en kartong full med extra flygblad etc.) utom synhåll bakom ditt bord.
  • Agera som om du är en del av showen. Uppför dig professionellt, bära ditt bästa möte-och-hälsa-leende och var en del av evenemanget under dess längd.
  • Prova olika metoder för att se vad som fungerar bäst och genererar mest intresse. Anpassa också din diskussion till din publik. När du lär dig att någon är en nyfiken nykomling eller redan känner till din organisation, justera din presentation därefter.
  • Skaffa en monter som är "snäpp ihop" vissa evenemang är i städer som är "Union" städer där du inte ens kan använda en skruvmejsel själv vid ett evenemang och en facklig representant kommer att ta ut en premie för att hålla den skruvmejseln. Om du måste betala "Union" -avgifter, använd ett kreditkort.
  • Gör alltid en kjol av tyg runt dina bord, med tejp, stift eller klämmor, för att ge dig själv allt det out-of-view lagringsutrymmet under.
  • Ha så kul. Om du tycker om att prata med människor kommer det fram i din presentation och gör dig mer tillgänglig.
  • Samarbeta med evenemangsarrangörer, lokaler och säkerhetspersonal och närliggande bås. Det är bra form, bra sätt och kan hjälpa dig att skapa fördelaktiga relationer!
  • Överväg att ta med näringsskakor i flaskor-maten kommer att vara lika dyrt märkt som vatten och kommer att springa till den friterade änden av spektrumet. En liten iskista är perfekt för dina förfriskningar och kan döljas under bordet. Ta med myntor och en spegel för att kontrollera dina tänder! Du pratar med folk!
  • Märk din utrustning, synligt och outplånligt. Lämna inte din monter eller utrustning utan uppsikt. Berättelser om dyra redskap som "går" på dessa utställningar, särskilt under kaoset med installation och sammanbrott, är så vanliga att de är klyschiga. Försäkra dina värdefulla föremål och, för de särskilt pilfer-kompatibla redskapen, t.ex. bärbara datorer, överväga att ta dem med dig till ditt rum i slutet av dagen med flerdagars shower.
  • Det är en bra idé att ha en vän eller partner med dig på ett event! Bara om du behöver springa till affären, gå på toaletten etc.
  • Läs evenemangs- och platsreglerna. Storskaliga evenemang går smidigt när alla gör sin egen del.
  • Matcha dina aktiviteter och freebies med din målgrupp. Försöker du locka barn, proffs eller allmänheten? Passar ditt flygblad eller din giveaway för detta ändamål?
  • Ta med dig lådor med presentationsmaterial, personligen. Fortsätt, om du kan; kolla om du måste. Distribuera kopior av presentations -CD -skivor eller DVD -skivor till flera medlemmar i ditt team, om en kopia är felplacerad eller en gruppmedlem försenas. Du kanske kan få nödtransporter av material skickat till dig över natten från ditt kontor, men du förlorar den dagen då utställningen och leveransen kan vara osäker under kongresser. Om du måste ta leveransen, ta alltid leveransen till ditt hotellrum, aldrig till kongressanläggningen, där den måste gå igenom kongressanläggningens postrum. Det här är samma personer som inte låter dig använda din egen skruvmejsel, se ovan. Du kommer förmodligen inte att se ditt paket innan showens slut, om någonsin, om du skickar det till kongressanläggningen.
  • Kontrollera din omedelbara besatthet för att samla swag. Av någon anledning, i energin i utställningen, kan den tionde musmattan, exekutiv klämleksak eller annat skräpstycke med företagslogotyp verka attraktivt, som alla billiga plasthalsband och tennmynt från besättningen på Venus- tills du kommer hem och slutar kasta ut allt. Spara dig själv för att släpa den för veckan; Säg bara nej.
  • Se till att visa de betalningsformer du accepterar på en framträdande plats. Om du accepterar kontanter, se till att ha en lämplig låsbox inom räckhåll och kom förberedd med massor av förändringar i varje valör. Se också till att sätta in alla stora räkningar direkt efter att du avslutat din dag för att säkerställa minimal förlust om din kassa blir stulen.

Varningar

  • Skada inte dina känslor av människor som inte är intresserade eller bara är elaka. Acceptera varje svag ursäkt för att inte stanna vid nominellt värde och rikta din uppmärksamhet till nästa person.
  • De oundvikliga människorna som vill prata med dig, berätta olämpliga historier eller trakassera dig kan nästan alltid avfärdas genom att lyssna artigt en kort stund och ge dem en bestämd fras i slutet av konversationen som "Tja, hur är det! en härlig resten av din dag! ", och fokusera all din uppmärksamhet på en annan person, eller på att ordna om dina föremål. Avbryt dem om du måste. Din brist på uppmärksamhet på dem kommer nästan alltid att få dem att försvinna. Verkligen onda människor behöver ett artigt leende, ett bestämt "Sir, jag tackar dig för dina insikter, och jag måste verkligen låta dig gå nu". Det sista steget är "Jag förstår att dessa händelser behåller säkerhetsansvariga", sa högt nog för att locka uppmärksamhet. Närliggande båsägare kommer nästan alltid att skynda till din hjälp om saker och ting får det ur handen. Om en monter nära dig är i den här situationen, skicka en person för att kalla säkerhet.
  • Klockor och visselpipor kan dra in människor, men se till att de inte dränker ut det du vill kommunicera med din monter.
  • Anta inte att dina tillhörigheter kommer att vara säkra i din monter. Ta med dig något värdefullt när du lämnar. Undvik om möjligt att lämna montern utan uppsikt medan allmänheten är närvarande. Dra alltid på borden med en genomskinlig trasa innan du lämnar.
  • Inte alla förbipasserande kommer att intressera sig för din organisation. Snarare än att slösa bort din tid på att försöka dra in människor som inte är intresserade i din monter, låt dem bara gå förbi och närma dig nästa potentiella besökare.

Rekommenderad: