Oavsett om du vill engagera dig i aktivism eller om du behöver samla in pengar för en sak nära dig, är en insamlingshändelse ett roligt och effektivt sätt att göra det. Välj en orsak och en händelsestyp och hitta sedan någonstans att hålla evenemanget. Planera evenemanget och organisera alla nödvändiga förnödenheter, tjänster och personal så att du har logistiken omhändertagen. Marknadsför insamlingen och sälj biljetter för att få folk att komma. På dagen för evenemanget, se till att ställa in för insamlingen i god tid för att se till att det går smidigt. Snart nog kommer du att samla in pengar till något viktigt för dig och hjälpa andra!
Steg
Del 1 av 6: Välja en evenemangstyp
Steg 1. Definiera orsaken till din insamlingshändelse
Välj en orsak eller fråga som är viktig för dig om du vill samla in pengar till välgörande ändamål. Skriv ner anledningarna till att du vill samla in pengar om det är en personlig sak, till exempel att samla in pengar till ditt idrottslag.
- Du kan till exempel välja att samla in pengar till kampen mot cancer, den humanitära krisen i Sudan eller kampen mot skogsbränder i Australien. Välj bara en viktig fråga i taget för att samla in för att undvika att bli överväldigad.
- Om du inte är säker på vad du vill samla in pengar till, men du vet att du vill engagera dig i insamlingar, försök prata med organisationer i ditt samhälle. Hemlösa skyddsrum, veteranorganisationer, skolor och bibliotek behöver ofta finansiering, och du kommer att ha en verklig inverkan just där i ditt eget samhälle.
Steg 2. Ställ in ditt insamlingsmål
Bestäm hur mycket pengar du vill netto, vilket är hur mycket pengar du har kvar när du har dragit ut kostnader, genom att beräkna hur mycket du behöver eller vill samla in för orsaken. Att ha detta nummer att arbeta mot hjälper dig att planera resten av evenemanget.
- Om du till exempel samlar in pengar för att bekämpa skogsbränder i Australien kan du sätta upp ett nettomål på $ 10 000 att donera till välgörenhetsorganisationer som hjälper den. Det betyder att du vill samla in $ 10 000 för orsaken plus tillräckligt för att täcka utgifterna för insamlingshändelsen.
- Om du samlar in pengar till något som ett sportlag kan du beräkna hur mycket pengar du behöver för saker som ny utrustning eller resekostnader för att hjälpa dig att sätta ditt mål. Om du behöver $ 1 000 för nya tröjor och $ 4 000 för att resa till en turnering, skulle du sätta ett nettomål på $ 5 000.
- Det är bäst att vara helt transparent med dina givare och supportrar om vart pengarna du samlar in kommer att ta vägen.
Steg 3. Välj en målgrupp baserat på vem du tror bryr sig om din sak
Tänk på syftet med ditt insamlingsarrangemang och avgör om det kommer att vara inriktat på en allmän publik eller om det kommer att rikta sig till en mer specifik publik, till exempel vänner och familj till dina idrottslagsmedlemmar, affärsmän eller föräldrar. Detta hjälper dig att välja typ av evenemang och bestämma vem och hur många som ska bjudas in.
- Till exempel kan en stor välgörenhet, som att samla in pengar till barn i Sudan, ha en stor, mer allmän målgrupp eftersom det är en världsfråga snarare än en lokal.
- Om du samlar in pengar för en mer personlig sak, som ett husdjurs veterinärräkningar, skulle det vara mer meningsfullt att begränsa publiken till familj, vänner och nära medlemmar i det närmaste samhället som orsaken är mer relevant för.
Steg 4. Skapa en budget
Gör en lista över allt du vet att du kommer att behöva lägga pengar på för evenemanget. Inkludera saker som personal, evenemangsutrymme, mat och dryck, inbjudningar, gästföreläsare eller underhållare och andra föremål eller tjänster som kommer att kosta pengar.
- Om du inte vet det exakta priset på allt du behöver betala för ännu, är det OK. Du kan skapa ett kalkylblad med alla listade utgifter och sedan fylla i det med de beräknade kostnaderna för varje artikel medan du fortsätter planera.
- Du kanske kan få tjänster, föremål och till och med evenemangsutrymme donerade av lokala företag eller organisationer. Förklara för dem att du är värd för ett insamlingsevenemang för din välgörenhet och att de kan hjälpa en värdig sak och få exponering för deras verksamhet genom att donera till ditt evenemang.
Steg 5. Välj vilken typ av evenemang som ska hållas baserat på din publik och budget
Välj att hålla något traditionellt som en biltvätt, en tyst auktion eller en middag om du inte känner dig för kreativ. Prova något annat som ett lopp, en vattenstrid eller en dodgeball -turnering om du vill göra något mer unikt och roligt.
- Till exempel, om du driver en insamling för att gynna din skols band, kan du skapa en skolbakning eller karneval.
- Se till att evenemanget är en upplevelse som är kul att delta i. Du kan ha gästföreläsare, ett band, aktiviteter efter middagen eller något annat du kan hitta på som kommer att hålla gästerna underhållna och engagerade. Var kreativ!
- När du brainstormar idéer för evenemanget kan du välja mellan servicebaserade evenemang, som biltvätt och tävlingsbaserade evenemang, som sportturneringar.
Dricks: Kom ihåg att tänka på syftet med insamlingen, din budget och målgruppen när du väljer vilken typ av evenemang som ska hållas. Till exempel skulle du inte vilja kasta vattenkamp om din målgrupp är seniorer.
Steg 6. Hitta en plats för evenemanget
Leta efter stora evenemangsutrymmen inomhus som skolor, vingårdar, restauranger eller konferenscenter om ditt evenemang kommer att hållas inne. Sök efter utomhusutrymmen som parker eller idrottsplaner om du är värd för ett utomhusevenemang.
Du kan försöka ta reda på var andra liknande evenemang har hållits och fråga om tillgängligheten för dessa platser
Del 2 av 6: Schemaläggning av insamlingen
Steg 1. Schemalägg ett datum och en tid
Se till att det utrymme du vill slänga in insamlingen är tillgängligt den dag och tid du vill ha och boka det. Lämna tillräckligt med tid mellan nu och datumet för evenemanget för inbjudna att svara, om tillämpligt.
Schemalägg inte ditt evenemang samma dagar som stora helgdagar eller andra stora evenemang för att undvika konflikter och maximera antalet deltagare
Steg 2. Besök den valda platsens faciliteter för att planera inför evenemangsuppläggningen
Se till att det finns tillräckligt med utrymme och ta reda på vilka tillbehör som finns att använda, om sådana finns. Gör en karta över utrymmet och dra in var olika saker kommer att gå på dagen för evenemanget.
- Till exempel, om du är värd för en insamling på ett evenemangsutrymme som ett konferenscenter, har de förmodligen saker som mikrofoner, ljudsystem och annan elektronik att låna eller hyra.
- Om du är värd för en insamling utomhus, se till att du planerar var saker som parkering och koncessionsboder kommer att vara.
Steg 3. Meddela de behöriga myndigheterna och slutför eventuella pappersarbete
Forskning online eller prata med andra människor som har varit värd för insamlingar i ditt område för att ta reda på vilka tillstånd som krävs. Fyll i alla nödvändiga pappersarbete och betala eventuella avgifter för att säkerställa att ditt evenemang är lagligt och undvika böter eller andra problem.
Om du till exempel håller en utlottning kan du behöva prata med spelmyndigheten. Om du säljer mat kan du behöva kontakta vårdavdelningen
Del 3 av 6: Organisera evenemanget
Steg 1. Köp alla nödvändiga förnödenheter
Se din lista med artiklar som du har gjort för din budget. Köp så många förnödenheter som möjligt i förväg och se till att du vet var du kan köpa allt annat du behöver köpa direkt före evenemanget.
- Till exempel, för en tyst auktion behöver du saker som bord, klippbord, papper, pennor och donerade varor och tjänster för att auktionera ut.
- Om du äter en måltid på ditt event behöver du saker som mat, dryck, glas, tallrikar och bestick.
Dricks: Du kan hyra större föremål som du bara kommer att använda en gång, som bord och stolar, från ett uthyrningsföretag för evenemang.
Steg 2. Boka alla tjänster du behöver för evenemanget
Anlita all personal du behöver, till exempel säkerhets- eller servitörer. Schemalägg matservering, underhållning och allt annat du behöver för insamlingen.
Till exempel, om du vill ha levande underhållning på evenemanget, boka ett band i förväg. Om du vill kontrollera inträdet noggrant, anlita en säkerhetsvakt för att närvara vid ytterdörren. Om du serverar mat, boka ett team av cateringfirma för att leverera maten och servera gäster
Steg 3. Samla ett team av volontärer för att arbeta med evenemanget
Prata med vänner, familj, människor du känner som stöder din sak och fråga dem om de är villiga att hjälpa till med din insamling. Samla tillräckligt många volontärer för att hjälpa dig med aktiviteter före evenemanget samt hjälpa till att driva själva evenemanget.
Antalet volontärer du behöver beror på hur stort evenemanget är. Du kan göra en lista över alla de olika roller och ansvar du vill ha hjälp med för att bestämma hur många volontärer du behöver
Steg 4. Delegera ledarskapsuppgifter och andra ansvar till ditt evenemangsteam
När du har samlat ett team, tilldela dina teammedlemmar uppgifter och se till att alla förstår deras specifika jobb eller uppgift. Uppmuntra gruppmedlemmar att ställa frågor om de är otydliga om sitt uppdrag eller ansvar.
Om du till exempel håller en tyst auktion kan du behöva 1-2 personer för att hjälpa dig med marknadsföring och biljettförsäljning före evenemanget. Då kan du behöva 1 person för att ta emot donationer och hantera pengar på evenemangets dag, 1 person för att leda gäster på parkeringsplatsen och 1 person för att leda gäster till sina platser
Del 4 av 6: Marknadsföring av insamlingen
Steg 1. Marknadsför insamlingshändelsen online
Använd sociala medier, e -post och eventuellt en webbplats för att marknadsföra evenemanget. Skapa sidor för evenemanget på Facebook och Instagram för att annonsera om det.
Om du bara gör en engångsinsamling är det kanske inte vettigt att anstränga sig för att skapa en webbplats för evenemanget. Men om du ser dig själv kasta mer, är det värt att lägga tid och ansträngning på att skapa åtminstone en grundläggande webbplats som du kan använda som en målsida med information om händelsen
Dricks: Fråga vänner, familj och anhängare av din sak att marknadsföra evenemanget via sina sociala mediekanaler. Du kan också försöka fråga lokala företag om de är villiga att marknadsföra ditt evenemang via sina sociala medier.
Steg 2. Gör e -postblåsningar till alla dina kontakter
Skapa flera e-postmeddelanden inklusive ett första tillkännagivande och 2-3 uppföljande e-postmeddelanden som annonserar evenemanget som innehåller länkar till alla evenemangets sociala mediekanaler och information om hur man köper biljetter, donerar och deltar. Skicka dessa e -postmeddelanden till alla dina personliga kontakter.
Du kan också be dina vänner, familj och supportrar att vidarebefordra eller skicka varje e -postmeddelande till deras kontaktlistor för att sprida ordet till fler människor
Steg 3. Använd traditionella medier för att annonsera insamlingen
Ta ut annonsutrymme i en lokaltidning om du har råd eller kontakta redaktionen för att få nyheter om händelsen. Ta kontakt med lokala radio- och tv -stationer för att se om de ger ditt evenemang nyhetsbevakning.
Du kan överväga andra former av traditionella medier, till exempel affischer och reklamblad, men tänk på att dessa metoder inte är särskilt miljövänliga. Använd dem bara om du anser att det är absolut nödvändigt för att få ut ordet
Steg 4. Försälj biljetter till evenemanget
Använd en gratis webbplats, till exempel EventBrite, för att sälja biljetter online. Fråga lokala företag om de är villiga att vara försäljningsställen för fysiska biljetter och annonsera var biljetterna är tillgängliga när du marknadsför evenemanget.
- Du kan erbjuda en "early bird" -rabatt för att uppmuntra människor att köpa tidigt.
- Du kan också erbjuda en grupprabatt för att uppmuntra människor att berätta för sina vänner och boka i större grupper.
- Tänk på ett VIP Early Access -evenemang. Till exempel, om du är värd för en tyst auktion, kan du ta ut extra för VIP -biljetter som låter innehavare komma in på auktionen tidigt och ta ut varorna. Eller, om du är värd för en förmånskonsert, kan du ha ett möte före hälsningen och hälsa på VIPs.
Del 5 av 6: Förbereda finanser
Steg 1. Öppna ett bankkonto om det krävs i ditt område
I många amerikanska stater måste du till exempel skapa ett bankkonto för din välgörenhet om du vill ta emot donationer från allmänheten. Gör lite research online för att ta reda på om detta är nödvändigt där du bor.
Sätt ett namn på kontot för att vara säker på att det är klart för skattemässiga skäl. Till exempel, om du samlar in pengar till ett barn som heter Susan Baker, som får behandling för cancer, namnge kontot något som "Susan Baker Donation Fund"
Steg 2. Skaffa en låsbox och ändra om du planerar att ta emot kontanter och kontrollera donationer
Förvara kontanterna och checkarna du får i låsboxen. Behåll ändringen i låsboxen också eller låta den som ansvarar för donationerna behålla ändringen i en tupppackning eller kassa.
Om du får donationer med check, skriv ut eller skriv en stor, tydlig skylt som låter givare veta till vilka checkarna ska betalas som du kan placera någonstans synlig under evenemanget
Steg 3. Skaffa rätt utrustning om du vill ta emot kreditkortbetalningar
Skaffa en kreditkortsmaskin eller en mobil betalningsenhet, till exempel Square, som fungerar med mobiltelefoner om du vill ta emot betalningar med kort.
- Tänk på att Square har avgifter och kreditkortsföretag tar en procentandel av varje försäljning som betalning.
- Du kan också skapa ett PayPal -konto som hjälper dig att ta donationer.
Del 6 av 6: Ställa upp och köra evenemanget
Steg 1. Börja installera dagen innan eller mycket tidigt på dagen för evenemanget
Det finns alltid fel i sista minuten som orsakar förseningar, så se till att du börjar förbereda i god tid innan ditt evenemangs starttid. Fråga om du kan ställa in dagen eller natten före evenemanget om du är värd för det på ett inomhusutrymme, eller komma dit först på morgonen för att börja ställa in dagen för evenemanget för att se till att allt går smidigt.
Försök att få ett team av volontärer att hjälpa till med att ställa upp genom att fråga vänner, familjer och stora anhängare av din sak om de är villiga att komma och hjälpa dig att ställa upp
Steg 2. Gör en övningskörning av evenemanget med eventpersonal efter installationen
Se till att alla vet var de ska vara under evenemanget och vad deras ansvar är. Detta kommer att säkerställa att evenemanget går smidigt och det finns ingen förvirring bland hjälparna.
Till exempel, om det finns parkering vid evenemanget, låt en av dina hjälpare träna på att styra imaginär trafik. Om någon kommer att sitta gäster, låt dem repetera hur de kommer att göra detta
Steg 3. Ge tydliga instruktioner för gästerna
Se till att deltagarna vet exakt var de ska gå och vad funktionen för varje utrymme är. Skapa skyltar eller utdelningar med information om händelsen, till exempel en tidslinje och en karta.
Till exempel, om du kör en tyst auktion, gör stora skyltar som anger var bud kan tas, var folk går för att betala och all annan nödvändig information
Dricks: Om du behöver ge muntliga instruktioner under evenemanget, se till att du installerar ett ljudsystem och en mikrofon och testar det innan gästerna anländer.
Steg 4. Sätt någon som ansvarar för att ta emot och hantera donationer
Sätt upp ett donationsbord och tilldela en volontär att alltid bemanna bordet för att samla in donationer och hantera pengarna. Förse dem med en låsbox för kontanter och checkar samt den utrustning som behövs för att ta andra betalningsformer, till exempel en kreditkortsautomat eller Square -system.
Se till att du alltid har någon som tittar på pengar och donationer. Om huvudansvarige behöver gå upp och gå på toaletten eller något, se till att någon byter ut dem tillfälligt
Steg 5. Engagera med gästerna under evenemanget
Var positiv och energisk. Fråga gästerna om de har det bra och om de har feedback. Låt dem veta hur tacksamma du är för deras närvaro och generositet.
Tänk på hur du kan engagera gäster online också. Du kan till exempel skapa en hashtag för evenemanget och be gäster att dela sina erfarenheter via sociala medier med hashtaggen. Du kan också skapa ett evenemangsfilter på Instagram och få gäster att ladda upp bilder med filtret när de är närvarande
Steg 6. Skicka tack till supportrar och gäster efter att evenemanget är över
Publicera allmänna tacksamhetsmeddelanden till supportrar, givare, volontärer och gäster på sociala medier så snart evenemanget är över. Skicka personlig tack via e-post till alla du har kontaktuppgifterna i 1-2 dagar efter evenemanget.
- Se till att inkludera information om hur mycket pengar du kunde samla in och påminn alla om vad pengarna kommer att gå till.
- Ge all relevant information om hur människor kan fortsätta att stödja orsaken. Till exempel länkar till välgörenhetsorganisationer som tar emot pågående donationer för något som världshunger.