3 sätt att redovisa kundinlåning

Innehållsförteckning:

3 sätt att redovisa kundinlåning
3 sätt att redovisa kundinlåning

Video: 3 sätt att redovisa kundinlåning

Video: 3 sätt att redovisa kundinlåning
Video: Become a Certified QuickBooks ProAdvisor for FREE 2024, Mars
Anonim

Ibland måste ett företag göra en insättning av kontanter i förväg när man gör en order från företag till företag. Detta kan vara för ett ovanligt engångsköp, till exempel för en stor maskin, eller så kan företaget inte ha den kredit som krävs hos sin leverantör för att få betala för varorna efter leverans. Det kan också finnas tillfällen då du är säljare och har gått med på att låta din kund göra en insättning på en beställning och att betala saldot efter att du levererat varorna eller tjänsterna. Till exempel kan denna handpenning täcka kostnaden för dina råvaror. Oavsett orsakerna till handpenning är det viktigt att redovisa dem korrekt. Nedan får du lära dig hur du tar reda på kundinsättningar, oavsett om du gör eller tar emot en insättning för en beställning.

Steg

Metod 1 av 3: Ta emot en förskottsbetalning

Konto för kundinlåning Steg 1
Konto för kundinlåning Steg 1

Steg 1. Skapa ett konto med namnet "Kunddepositioner" eller "Förbetalda försäljningar" i din bokföringsjournal

Medan en kundinsättning låter som en rak inkomst för dig, är det i själva verket ett ansvar för företaget eftersom du "är skyldig" något åt kunden. Det är därför du måste skapa ett särskilt konto.

  • Tänk på ett konto som en rad på din personliga budget.
  • Kontrollera att detta "Kunddeposit" -konto inte redan har skapats under ett annat namn.
Konto för kundinlåning Steg 2
Konto för kundinlåning Steg 2

Steg 2. Bestäm vilka konton som ska debiteras eller krediteras

Alla finansiella transaktioner måste bokföras i företagets allmänna finansbok. Varje transaktion anges som en debitering eller kredit och för varje debitering måste det finnas en kredit.

  • Debiteringar ökar kostnader, tillgångar (t.ex. kontanter eller möbler) och utdelningskonton. Krediter minskar dessa konton. Ett enkelt sätt att komma ihåg detta är D-E-A-D (Debiteringar-Utgifter-Tillgångar-Utdelningar).
  • Till exempel, om du betalar en elräkning skulle du debitera leverantörsskulder och kredit kontanter.
Konto för kundinlåning Steg 3
Konto för kundinlåning Steg 3

Steg 3. Anteckna mängden insättning som kunden gör

I din redovisningsjournal debiterar du kontantkontot och krediterar kundinlåningskontot med samma belopp.

Konto för kundinlåning Steg 4
Konto för kundinlåning Steg 4

Steg 4. Skicka en faktura till kunden för arbetet efter att det har slutförts

Notera på fakturan beloppet på den tidigare betalade depositionen och dra från det totala beloppet.

Konto för kundinlåning Steg 5
Konto för kundinlåning Steg 5

Steg 5. Anteckna att fakturan har skapats och tillämpa insättningsbeloppet

Kreditera intäktskontot medan du debiterar kundfordringar och kunddepositioner.

Intäkter redovisas när arbetet har utförts och kunden har fakturerats, inte när pengarna tas emot

Metod 2 av 3: Förskottsbetalning

Konto för kundinlåning Steg 7
Konto för kundinlåning Steg 7

Steg 1. Skapa ett konto med namnet "Betalningar" eller "Förutbetalda utgifter" i din bokföringsjournal

Kontrollera att detta "Nedbetalningar" -konto inte redan har skapats under ett annat namn.

Konto för kundinlåning Steg 8
Konto för kundinlåning Steg 8

Steg 2. Anteckna beloppet på den insättning du betalat i din bokföringsjournal

Kreditera ditt kontantkonto och debitera kontot "Nedbetalningar" för det belopp som betalats. Nedbetalningar betraktas som tillgångar för ditt företag.

Konto för kundinlåning Steg 9
Konto för kundinlåning Steg 9

Steg 3. Registrera i din bokföringsjournal när du tar emot de varor eller tjänster du beställt tillsammans med fakturan

På så sätt gör du en tillgång (förskottsbetalning) till en kostnad när säljarens faktura kommer. Kreditbetalningar och debiteringar Leverantörsskulder, vilket är en kortfristig skuldbetalning som måste betalas för att undvika standard.

Konto för kundinlåning Steg 10
Konto för kundinlåning Steg 10

Steg 4. Anteckna i din bokföringsjournal när du betalar fakturans saldo

Detta kan inkludera balansen på vad du är skyldig plus eventuella fraktkostnader, till exempel. Det återstående beloppet av vad du är skyldig för varorna eller tjänsterna kräver en kredit till kontanter och en debitering till leverantörsskulder.

Metod 3 av 3: Att hålla detaljerade poster

Konto för kundinlåning Steg 11
Konto för kundinlåning Steg 11

Steg 1. Inkludera en kort beskrivning för varje transaktion du skriver in i journalen

Till exempel "betalat kontant för handpenning på symaskiner, januari 2015."

Konto för kundinlåning Steg 12
Konto för kundinlåning Steg 12

Steg 2. Spara backupdokumentation på dina journalposter

Detta är mycket viktigt om det uppstår fel eller för eventuella frågor senare. Dokumentation om alla poster kan arkiveras genom att tilldela ett journalpostnummer och datum som ett paket. Vem som helst ska kunna leta upp en journalpost i huvudboken och sedan enkelt gå till reservdokumentationen.

Konto för kundinlåning Steg 13
Konto för kundinlåning Steg 13

Steg 3. Spara papperskopior av all dokumentation i minst ett år

Du behöver dessa tills dina konton har granskats och dina skatter har lagts in.

Konto för kundinlåning Steg 14
Konto för kundinlåning Steg 14

Steg 4. Spara dokumentationen elektroniskt i minst sju år

Skanna dem, fram och bak, och förvara dessa kopior på två skivor, en som ska förvaras på kontoret och en utanför platsen som ska användas i nödfall.

Tips

  • Tänk på ett kundinlåningskonto som ett konto för pengarna. Den används när fakturor skapas eller tas emot mot den.
  • Eftersom processen för redovisning av handpenningar är lite mer arbetskrävande är det vanligtvis bättre att skapa ett separat konto för alla leverantörer som används konsekvent.

Rekommenderad: