Ibland måste ett företag göra en insättning av kontanter i förväg när man gör en order från företag till företag. Detta kan vara för ett ovanligt engångsköp, till exempel för en stor maskin, eller så kan företaget inte ha den kredit som krävs hos sin leverantör för att få betala för varorna efter leverans. Det kan också finnas tillfällen då du är säljare och har gått med på att låta din kund göra en insättning på en beställning och att betala saldot efter att du levererat varorna eller tjänsterna. Till exempel kan denna handpenning täcka kostnaden för dina råvaror. Oavsett orsakerna till handpenning är det viktigt att redovisa dem korrekt. Nedan får du lära dig hur du tar reda på kundinsättningar, oavsett om du gör eller tar emot en insättning för en beställning.
Steg
Metod 1 av 3: Ta emot en förskottsbetalning
Steg 1. Skapa ett konto med namnet "Kunddepositioner" eller "Förbetalda försäljningar" i din bokföringsjournal
Medan en kundinsättning låter som en rak inkomst för dig, är det i själva verket ett ansvar för företaget eftersom du "är skyldig" något åt kunden. Det är därför du måste skapa ett särskilt konto.
- Tänk på ett konto som en rad på din personliga budget.
- Kontrollera att detta "Kunddeposit" -konto inte redan har skapats under ett annat namn.
Steg 2. Bestäm vilka konton som ska debiteras eller krediteras
Alla finansiella transaktioner måste bokföras i företagets allmänna finansbok. Varje transaktion anges som en debitering eller kredit och för varje debitering måste det finnas en kredit.
- Debiteringar ökar kostnader, tillgångar (t.ex. kontanter eller möbler) och utdelningskonton. Krediter minskar dessa konton. Ett enkelt sätt att komma ihåg detta är D-E-A-D (Debiteringar-Utgifter-Tillgångar-Utdelningar).
- Till exempel, om du betalar en elräkning skulle du debitera leverantörsskulder och kredit kontanter.
Steg 3. Anteckna mängden insättning som kunden gör
I din redovisningsjournal debiterar du kontantkontot och krediterar kundinlåningskontot med samma belopp.
Steg 4. Skicka en faktura till kunden för arbetet efter att det har slutförts
Notera på fakturan beloppet på den tidigare betalade depositionen och dra från det totala beloppet.
Steg 5. Anteckna att fakturan har skapats och tillämpa insättningsbeloppet
Kreditera intäktskontot medan du debiterar kundfordringar och kunddepositioner.
Intäkter redovisas när arbetet har utförts och kunden har fakturerats, inte när pengarna tas emot
Metod 2 av 3: Förskottsbetalning
Steg 1. Skapa ett konto med namnet "Betalningar" eller "Förutbetalda utgifter" i din bokföringsjournal
Kontrollera att detta "Nedbetalningar" -konto inte redan har skapats under ett annat namn.
Steg 2. Anteckna beloppet på den insättning du betalat i din bokföringsjournal
Kreditera ditt kontantkonto och debitera kontot "Nedbetalningar" för det belopp som betalats. Nedbetalningar betraktas som tillgångar för ditt företag.
Steg 3. Registrera i din bokföringsjournal när du tar emot de varor eller tjänster du beställt tillsammans med fakturan
På så sätt gör du en tillgång (förskottsbetalning) till en kostnad när säljarens faktura kommer. Kreditbetalningar och debiteringar Leverantörsskulder, vilket är en kortfristig skuldbetalning som måste betalas för att undvika standard.
Steg 4. Anteckna i din bokföringsjournal när du betalar fakturans saldo
Detta kan inkludera balansen på vad du är skyldig plus eventuella fraktkostnader, till exempel. Det återstående beloppet av vad du är skyldig för varorna eller tjänsterna kräver en kredit till kontanter och en debitering till leverantörsskulder.
Metod 3 av 3: Att hålla detaljerade poster
Steg 1. Inkludera en kort beskrivning för varje transaktion du skriver in i journalen
Till exempel "betalat kontant för handpenning på symaskiner, januari 2015."
Steg 2. Spara backupdokumentation på dina journalposter
Detta är mycket viktigt om det uppstår fel eller för eventuella frågor senare. Dokumentation om alla poster kan arkiveras genom att tilldela ett journalpostnummer och datum som ett paket. Vem som helst ska kunna leta upp en journalpost i huvudboken och sedan enkelt gå till reservdokumentationen.
Steg 3. Spara papperskopior av all dokumentation i minst ett år
Du behöver dessa tills dina konton har granskats och dina skatter har lagts in.
Steg 4. Spara dokumentationen elektroniskt i minst sju år
Skanna dem, fram och bak, och förvara dessa kopior på två skivor, en som ska förvaras på kontoret och en utanför platsen som ska användas i nödfall.
Tips
- Tänk på ett kundinlåningskonto som ett konto för pengarna. Den används när fakturor skapas eller tas emot mot den.
- Eftersom processen för redovisning av handpenningar är lite mer arbetskrävande är det vanligtvis bättre att skapa ett separat konto för alla leverantörer som används konsekvent.