Om du vill att ditt e -postmeddelande ska komma till mottagaren snabbt och exakt kan du göra mycket för att hjälpa dig när du har skapat e -postmeddelandet. Ett korrekt adresserat kuvert gör allas liv enkelt och hjälper till att se till att objektet når den person det ska nå, på rekordtid.
Steg
Steg 1. Välj vanliga kuvert
Undvik att använda snygga kuvert när det gäller en affärstransaktion eller någon annan officiell transaktion som att skriva till regeringen eller en domstol.
Steg 2. Använd endast svart eller blå penna
Håll dig till reglerpennorna om du skriver direkt på kuvertet. Andra färger är distraherande och föreslår en brist på professionalism som kan hålla saker i någons fack.
Steg 3. Sikta på att skriva ut en etikett i stället för att adressera den för hand
Tryckta etiketter är lättare att läsa och ser professionella ut direkt. Det är inte nödvändigt, men om du har rörig handstil är det klokt! Vid utskrift, använd Times New Roman, Geneva, Verdana typsnitt. Undvik att använda snygga teckensnitt som gör det svårare att läsa (både för det mänskliga ögat och för postskanningsmaskiner).
Steg 4. Kom ihåg att inkludera rätt "uppmärksamhet på" detaljer i adressen
Med "ATTN:" eller "Attention" markeras den exakta personen som ska läsa ditt mail. Om du inte har ett exakt namn, skriv ner positionsnamnet. Denna notering bör läggas till före mottagarens gatuadress.
Steg 5. Skriv ut adressen i sin helhet
För att undvika fel, gör inga antaganden om att de som läser adressen vet vad dina förkortningar betyder. Antag dessutom inte att vanliga förkortningar är så vanliga som du tror! Skriv ut statsnamn, stadsnamn, folks namn, för att vara säker.
Steg 6. Kontakta USPS (eller din lokala postbärare) för att validera adressen
För att undvika fel, använd verktyg för att verifiera och normalisera adressen för snabbast möjliga leverans. Stava namn på städer och mottagare, för att vara säker.
Steg 7. Placera adressen i mitten av kuvertet
Använd en blockinställning och håll adressen centrerad så mycket som möjligt och lämna utrymme nedanför, ovanför och på sidorna av adressblocket.
Steg 8. Lägg till dina returdetaljer
Detta är avgörande för retur om något går fel under leveransen. Skriv dina returuppgifter tydligt eller använd en klisterlapp som har förtryckts med dina adressuppgifter. Använd lämplig adress för retur-överväg om det ska vara din hemadress, en arbetsadress, en företagsadress etc. Placera denna returadress i Nordamerika i kuvertets övre vänstra hörn (din vänstra när du tittar på kuvertet). I andra länder är det vanligare att individer placerar returadressen på andra sidan av kuvertet, ungefär där kuvertet är förseglat, även om företagen tenderar att föredra stilen i främre hörnet.
Tips
-
Lägg viktiga tillägg under svarsadressblocket på kuvertets framsida eller i det övre hörnet mittemot stämpeln. Använd versaler för sådana tillägg. Exempel på dessa inkluderar:
- TILL:
- FRÅN:
- KONFIDENTIELL
- ENDAST FÖR MOTTAGARE
- MED SJÄLVSÄKERHET
- Svara ASAP/OMEDELBART
- BRÅDSKANDE