3 sätt att skriva ett pressmeddelande

Innehållsförteckning:

3 sätt att skriva ett pressmeddelande
3 sätt att skriva ett pressmeddelande

Video: 3 sätt att skriva ett pressmeddelande

Video: 3 sätt att skriva ett pressmeddelande
Video: Marknadsföring för konstföreningar: Skriva ett pressmeddelande 2024, Mars
Anonim

Börja ett pressmeddelande med en uppmärksammad rubrik med fetstil. Börja brödtexten med datum och stad som versionen kommer från. Din ledningssats bör vara en kortfattad sammanfattning av ämnet för utgivningen. Resten av kroppen berättar alla viktiga detaljer i din berättelse: vem, vad, när var varför och hur. Sätt den viktigaste informationen först, följt av mer allmän information, och glöm inte att inkludera din kontaktinformation i slutet.

Steg

Exempel på pressmeddelanden

Image
Image

Exempel på pressmeddelande

Image
Image

Exempel på pressmeddelande för konsert

Image
Image

Exempel på pressmeddelande för modevisning

Metod 1 av 2: Få det att dyka upp

Skriv ett pressmeddelande Steg 1
Skriv ett pressmeddelande Steg 1

Steg 1. Skriv en äkta rubrik.

Det ska vara kort, tydligt och sakligt: en ultrakompakt version av pressmeddelandets nyckelpunkt. Många PR -proffs rekommenderar att du skriver din rubrik i slutet, efter att resten av utgåvan är skriven. Om du följer den instruktionen, fortsätt och skriv tillbaka rubriken när resten är gjort. Rubriken är känd som blickfånget och är mycket viktig för hela utgåvan.

  • wikiHow erkänd som den mest tillförlitliga informationskällan.

    Se hur det fungerar? Nu vill du veta mer! Nyhetsmeddelanden bör ha en "gripare" för att locka journalister, precis som en tidningsrubrik är tänkt att ta tag i läsare. Det kan beskriva den senaste prestationen för en organisation, en nyhetsvärdig händelse, en ny produkt eller tjänst.

  • Rubriker skrivna med fet stil!

    En fet rubrik använder också vanligtvis en större teckenstorlek än brödtexten. Konventionella pressmeddelanden rubriker använder nutid och utesluter "a" och "the", liksom former av verbet "att vara" i vissa sammanhang.

  • Första ordet med stora bokstäver. Liksom alla substantiv. De flesta rubrikord visas med små bokstäver, men om du använder en stiliserad typsnitt med "små bokstäver" kan det skapa ett mer grafiskt nyhetsattraktivt utseende. Använd inte alla ord med stora bokstäver.
  • Extrahera viktiga sökord. Den enklaste metoden för att skapa pressmeddelandets rubrik är att extrahera de viktigaste sökorden från ditt pressmeddelande. Utifrån dessa sökord, försök att rama in ett logiskt och uppmärksammande uttalande. Om en summarisk mening ingår efter rubriken gäller samma regler. Att använda sökord tidigt ger dig bättre synlighet i sökmotorer, och det blir enklare för journalister och läsare att få uppfattningen om pressmeddelandets innehåll. Titta på åtgärderna i det här första steget och lägg märke till hur var och en av dem kan vara en pressmeddelandes rubrik.
Skriv ett pressmeddelande Steg 2
Skriv ett pressmeddelande Steg 2

Steg 2. Skriv brödtexten

Pressmeddelandet ska skrivas så som du vill att det ska visas i en nyhet. De flesta journalister är mycket upptagna; de kan gräva djupare i historien om det inte låter trovärdigt, men de har i allmänhet inte tid att göra omfattande forskning om ditt företags stora tillkännagivande. Mycket av det du skriver för ditt pressmeddelande kommer att vara det journalisterna använder i sitt upplägg av din stora händelse-med andra ord, om det är viktiga detaljer du vill ha med i berättelsen måste du inkludera dem i pressmeddelandet.

  • Börja med datum och stad som pressmeddelandet kommer från. Staden kan utelämnas om det blir förvirrande - till exempel om släppet skrivs i New York om händelser i företagets Chicago -division.
  • Ledningen, eller första meningen, bör ta tag i läsaren och säga kortfattat vad som händer. Om rubriken till exempel är "Carpren Publishing släpper ny WWII -roman" kan den första meningen vara ungefär "Carpren Publishing, Ltd., släppte idag sin första roman från andra världskriget av den berömda författaren Darcy Kay." Det utökar rubriken nog för att fylla i några av detaljerna och tar läsaren längre in i berättelsen. Nästa till två meningar bör sedan expandera på ledningen.
  • Pressmeddelandets kopia bör vara kompakt. Undvik att använda mycket långa meningar och stycken. Undvik upprepning och överanvändning av snyggt språk och jargong. Sträva efter enkelhet och inga bortkastade ord.
  • Första stycket (två till tre meningar) bör sammanfatta pressmeddelandet, och tilläggsinnehållet måste utarbeta det. I en fartfylld värld skulle varken journalister eller andra läsare läsa hela pressmeddelandet om artikelns början inte väckte intresse.
  • Hantera fakta - händelser, produkter, tjänster, människor, mål, mål, planer, projekt. Försök att maximalt använda konkreta fakta. Det här är nyheter. En enkel metod för att skriva ett effektivt pressmeddelande är att göra en lista med följande förtydliganden: Vem, vad, när, var, varför och hur.
Skriv ett pressmeddelande Steg 3
Skriv ett pressmeddelande Steg 3

Steg 3. Kommunicera "5 W" (och H) tydligt

Vem, vad, när, var, varför –– och hur–– ska berätta för läsaren allt de behöver veta. Tänk på checklistan i sammanhang med punkterna nedan och använd exemplet ovan för att skapa vårt pressmeddelande:

  • Vem handlar det om? Carpren Publishing.
  • Vad är de faktiska nyheterna? Carpren Publishing släpper en bok.
  • När händer denna händelse? I morgon.
  • Var äger denna händelse rum? På alla större marknader, imorgon.
  • Varför är det här nyheter? Den skrevs av den kända författaren Darcy Kay.
  • Hur händer detta? Huvudevenemanget är vid en boksignering i Chicago, följt av en bokresa till alla större storstadsområden.

    • Med grunderna definierade fyller du i luckorna med information om personer, produkter, artiklar, datum och annat som är relaterat till nyheterna.
    • Om ditt företag inte är huvudämnet för nyheterna, men är källan till pressmeddelandet, gör det tydligt i kroppen.
  • Håll det kort och sakligt. Om du skickar en papperskopia ska texten vara mellanrum.
  • Ju mer nyhetsvärd du gör pressmeddelandet, desto större är chansen att det väljs ut av en journalist för rapportering. Ta reda på vad "nyhetsvärdigt" betyder för en given marknad och använd denna kunskap för att koppla redaktören eller reportern.
Skriv ett pressmeddelande Steg 4
Skriv ett pressmeddelande Steg 4

Steg 4. Gör den ren, skarp och tillämplig för din publik

Oddsen är att den du skickade ditt pressmeddelande till har ett dussin precis som det i sin inkorg som bara väntar på att bli ignorerad. Om du vill att din ska väljas måste det vara bra. Det behöver inte bara vara bra, det måste vara så nära "redo för press" som möjligt.

  • När en redaktör tittar på ditt verk, tänker han/hon, från första sekunden, på hur lång tid det kommer att ta dem att få det att skriva ut. Om ditt arbete är fullt av fel, saknar innehåll eller bara behöver revideras kommer de inte att slösa bort sin tid. Så se till att du har bra grammatik, alla grunderna och har något att skriva om.
  • Varför ska dessa människor bry sig om vad du har att säga? Om du skickar det till rätt publik kommer det att vara uppenbart. Om du inte är det, varför slösar du bort din tid? Ge rätt personer en nyhet (nyheter, inte reklam) och du är på rätt väg.

    De bryr sig mer om du skickar det på morgonen. Det ger dem tid att lägga in din del i vad de redan arbetar med. Var hänsynsfull

Skriv ett pressmeddelande Steg 5
Skriv ett pressmeddelande Steg 5

Steg 5. Knyt ihop det

Ge några extra informationslänkar som stöder ditt pressmeddelande. Har företaget du säljer ytterligare information online som läsare kan tycka är användbart? Bra. Lägg till det.

Om du är nervös för vad du har, gör några undersökningar om vad som redan finns där ute. Någon har förmodligen skrivit något om en händelse precis som den du täcker. PR Web och PR Newswire är bra ställen att börja

Metod 2 av 2: Behärska formatet

Skriv ett pressmeddelande Steg 6
Skriv ett pressmeddelande Steg 6

Steg 1. Få ner grundstrukturen

Okej, nu när du har köttet av det tillsammans, hur lägger du det på papper? Tja, till att börja med, klippa den i längd. Det borde vara högst en sida lång, om det. Ingen kommer att slösa tid på fem stycken om du inte täcker andra världskriget. Här är vad du behöver (några av dem har vi redan täckt):

  • FÖR OMEDELBART UTSLÄPP bör stå högst upp på sidan, till vänster.

    Om utgåvan är embargo, skriv "UTGÅNG TILL …" med det datum du vill att historien ska släppas. En release utan release datum antas vara för omedelbar release

  • Rubriken, vanligtvis med fet stil, bör vara centrerad nedanför.

    Om du vill kan du lägga till en underrubrik i kursiv (kort beskrivning av rubriken)

  • Första stycket: viktigaste informationen. Kan vara ganska nyhetsliknande i det, det börjar med ett datum eller varifrån nyheterna kommer.
  • Andra (och troliga tredje) stycket: sekundär information. Bör innehålla citat och fakta.
  • Pannplåtinformation: mer om ditt företag. Vem är du egentligen? Vilka prestationer har du? Vad är ditt uppdrag?
  • Kontaktinformation: mer om författaren (förmodligen du!). Om du fångar någons intresse vill de kunna ta reda på mer!
  • Multimedia: i dagens ålder finns det alltid något Twitterhandtag att ha.
Skriv ett pressmeddelande Steg 7
Skriv ett pressmeddelande Steg 7

Steg 2. Skriv en pannplatta under din frigivning

Det betyder att det är dags att inkludera information om ditt företag. När en journalist hämtar ditt pressmeddelande för en historia måste han eller hon logiskt nämna företaget i nyhetsartikeln. Journalister kan sedan få företagsinformation från detta avsnitt.

  • Rubriken för detta avsnitt bör vara "Om [XYZ_COMPANY]."
  • Efter titeln, använd en eller två stycken för att beskriva ditt företag med 5 eller 6 rader vardera. Texten måste beskriva ditt företag, dess kärnverksamhet och affärspolicyn. Många företag har redan professionellt skrivna broschyrer, presentationer, affärsplaner etc. Den inledande texten kan läggas här.
  • I slutet av detta avsnitt pekar du på din webbplats. Länken ska vara den exakta och fullständiga URL: en utan inbäddning så att även om den här sidan skrivs ut, kommer länken att skrivas ut som den är. Till exempel: https://www.example.com, inte Klicka här för att besöka webbplatsen.
  • Företag som har en separat mediesida på sina webbplatser måste peka på den webbadressen här. En mediesida har vanligtvis kontaktinformation och presskit.
Skriv ett pressmeddelande Steg 8
Skriv ett pressmeddelande Steg 8

Steg 3. Lägg till din kontaktinformation

Om ditt pressmeddelande verkligen är nyhetsvärt skulle journalister säkert vilja ha mer information eller intervjua nyckelpersoner som är associerade med det. Om du är bekväm med tanken på att låta dina nyckelpersoner kontaktas direkt av media kan du ange deras kontaktuppgifter på själva pressmeddelandesidan. Till exempel, när det gäller en innovation, kan du tillhandahålla kontaktinformation från ditt teknik- eller forskargrupp för media.

  • Om inte, måste du ange information om din media/PR -avdelning i avsnittet "Kontakt". Om du inte har ett dedikerat team för den här funktionen måste du utse någon som kommer att fungera som en länk mellan media och ditt folk.
  • Kontaktuppgifterna måste vara begränsade och specifika endast för det aktuella pressmeddelandet. Kontaktuppgifterna måste innehålla:

    • Företagets officiella namn
    • Medieavdelningens officiella namn och kontaktperson
    • Kontorsadress
    • Telefon- och faxnummer med riktiga land-/stadskoder och anknytningsnummer
    • Mobiltelefonnummer (valfritt)
    • Tillgänglighetstider
    • Mejladresser
    • Webbadress
Skriv ett pressmeddelande Steg 9
Skriv ett pressmeddelande Steg 9

Steg 4. Om möjligt, inkludera en länk till en online -kopia av samma version

Det är bra att hålla en logg över alla dina pressmeddelanden som finns på din egen webbplats. Detta kan göra det lättare att producera en sådan länk, såväl som att föra ett register för historiska ändamål.

Skriv ett pressmeddelande Steg 10
Skriv ett pressmeddelande Steg 10

Steg 5. Signalera slutet av pressmeddelandet med tre # (hash) symboler

Centrera dessa direkt under den senaste raden i utgåvan. Detta är en journalistisk standard. Det kan se ut som om du över-twittrar, men det är du inte. Så här går det till.

Tips

  • Inkludera en "uppmaning till handling" i din release. Detta är information om vad du vill att allmänheten ska göra med den information som du släpper. Vill du till exempel att läsare ska köpa en produkt? Inkludera i så fall information om var produkten är tillgänglig. Vill du att läsarna ska besöka din webbplats för att delta i en tävling eller lära sig mer om din organisation? Inkludera i så fall webbplatsadressen eller ett telefonnummer.
  • Slösa inte tid på att skriva rubriken förrän släppet är klart. Kopieringsredaktörer skriver de riktiga rubrikerna i tidningar och tidskrifter, men det är bra att komma med en catchy titel eller "rubrik" för släppet. Denna rubrik kan vara din enda chans. Håll det kortfattat och sakligt. Det är en bra idé att inte skriva det förrän du har avslutat pressmeddelandet. Du vet ännu inte exakt vad du -– eller de du intervjuar kommer att säga. När du har slutfört ett utkast till utgåvan kan du välja att revidera ditt lead eller inte. Då, och först då, tänk på rubriken.
  • Använd din rubrik som e -postens ämnesrad. Om du har skrivit en bra "grabber" -rubrik hjälper detta ditt meddelande att sticka ut i redaktörens e -postinkorg.
  • Undersök faktiska pressmeddelanden på webben för att få känslan av tonen, språket, strukturen och formatet på ett pressmeddelande.
  • Undvik att använda jargong eller specialiserade tekniska termer. Om noggrannhet kräver användning av en branschspecifik term, definiera den.
  • Skapa varje utgåva för att rikta in dig på ett specifikt medieuttag och skicka den till den specifika reportern som täcker den rytmen. Denna information kan vanligtvis hittas på outletens webbplats. Att spränga det identiska pressmeddelandet till flera butiker och flera reportrar på samma outlet är ett tecken på att du tar genvägar snarare än att rikta in dig på en specifik marknad.
  • Tidpunkten för pressmeddelandet är mycket viktig. Det måste vara relevanta och senaste nyheterna, inte för gamla och inte för avlägsna.
  • Ett uppföljande samtal kan hjälpa till att utveckla ett pressmeddelande till en fullständig berättelse.
  • Inkludera företagsnamnet i rubriken, vilket underrubrik som helst och i huvuddelen i första stycket för bättre synlighet via sökmotorer och för nyhetsproffs och andra läsare. Om du skickar en papperskopia kan du lägga den på företagets brevpapper.
  • Skicka ditt meddelande via e -post och använd sparsamt format. Jättetyp och flera färger förbättrar inte dina nyheter, de distraherar från det. Lägg utskriften i e -postmeddelandet, inte som bilaga. Om du måste använda en bilaga, gör den till en vanlig text eller Rich Text Format -fil. Word -dokument är acceptabla i de flesta butiker, men om du använder den senaste versionen (.docx), spara ner en version (.doc). Tidningar har särskilt snäva budgetar nu, och många har inte uppgraderat. Använd endast PDF -filer om du skickar ett komplett mediasats med mycket grafik. Skriv inte ett meddelande på brevpapper, skanna det sedan och skicka en jpeg -fil till skanningen - det är slöseri med din tid och redaktörens. Skriv bara versionen direkt i e -postmeddelandet.
  • Inkludera företagsnamnet i rubriken, eventuella underrubriker och i huvuddelen av första stycket för bättre synlighet via sökmotorer och för nyhetsproffs och andra läsare. Om du skickar en papperskopia kan du lägga den på företagets brevpapper.

Varningar

  • Kom alltid ihåg att många redigeringslag är överarbetade och underbemannade. Om du kan göra livet enklare för dem är det mer troligt att du får täckning. Om du skriver ett pressmeddelande som är nära det sätt som redaktören faktiskt kommer att publicera det, kan det hända att det publiceras med minimal redigering. Men om du fyller den med fluffig reklamkopia, inte använder rätt AP -stil etc., kommer redaktören säkert att ta bort den här typen av ludd. Alla säger att de är ledare. Slösa inte redaktörens tid. Platsen för beskrivningen finns i avsnittet om företagsinformation i utgåvan. Men håll det korrekt och sakligt.
  • När du skickar ett pressmeddelande via e -post ska du inte göra ämnesraden i ditt e -postmeddelande till "pressmeddelande". Du kommer bara att smälta in i mängden. Få redaktörens uppmärksamhet genom att göra ämnesraden till din "grabber" -rubrik, till exempel "Brand Co. vinner ett statligt kontrakt på 30 miljarder dollar."
  • Artiklarna ska vara så up-beat och positiva som möjligt. Undvik fraser som "efter den tidigare ordförandens avgång" eller "efter en period av inaktivitet". En journalist kan bestämma sig för att undersöka de här frågorna istället för att rapportera vad som står i pressmeddelandet och -– även om omständigheterna var helt ofarliga, till exempel om ordföranden hade sagt upp sig på grund av ohälsa -– den resulterande kopian kanske inte passar dig.
  • Inkludera inte andras kontaktuppgifter utan att få deras överenskommelse. Dessutom måste de vara tillgängliga alla rimliga timmar under dagarna efter lanseringen.
  • Inkludera alltid ett citat-helst från den ledande individen som är involverad i ämnet för utgivningen. Texten behöver inte vara ett verkligt citat men det borde vara troligt. Hur som helst är det viktigt att kontrollera att den som citeras är nöjd med det. Ett citat gör att en upptagen journalist kan förbereda en komplett artikel utan att göra en uppföljande intervju.

Rekommenderad: