Hur man underlättar ett möte: 15 steg (med bilder)

Innehållsförteckning:

Hur man underlättar ett möte: 15 steg (med bilder)
Hur man underlättar ett möte: 15 steg (med bilder)

Video: Hur man underlättar ett möte: 15 steg (med bilder)

Video: Hur man underlättar ett möte: 15 steg (med bilder)
Video: Störig granne 2024, Mars
Anonim

En mötesleder är den person som ansvarar för att leda ett möte. I huvudsak är handledarens syfte att se till att mötet går smidigt från organisation, till start, till slut. Ett väl underlättat möte bör se till att alla målen för mötet uppnås genom dess slutsats. Således kommer en bra handledare att se till att alla deltagare förstår syftet med mötet, se till att alla deltagares behov tillgodoses, se till att mötet flyter smidigt och säkerställa fullt deltagande.

Steg

Del 1 av 3: Att lägga grunden för ett framgångsrikt möte

Underlätta ett möte Steg 1
Underlätta ett möte Steg 1

Steg 1. Förberedelse är nyckeln så börja med en agenda

Medan en handledare bör smälta in i möten och få sitt jobb att se enkelt ut, är det avgörande att de förbereder sig i stor utsträckning för möten. Börja med att skriva en agenda. En bra agenda kommer att innehålla viktiga punkter om mötet samt ge tillräckliga detaljer så att deltagarna vet var de ska vara och vad de kan förvänta sig.

  • Observera start- och sluttider för sessioner, liksom realistiska tidsgränser för varje session, för att säkerställa att mötet kommer att köras i tid.
  • Välj ämnen som påverkar alla som deltar i mötet. Försök att få input från dem som deltar i mötet om ämnen som berättigar diskussion.
  • Försök att ställa ämnena som frågor som behöver besvaras för att stimulera dialog i mötet.
  • Notera vad syftet med diskussionen är. Är det för information, för att lösa ett problem eller för att fatta ett beslut?
  • Ange hur deltagarna ska förbereda sig för mötet.
Underlätta ett möte Steg 2
Underlätta ett möte Steg 2

Steg 2. Planera inbjudningslistan

Detta kräver en känslig balans. Om det är för få eller för många närvarande riskerar du ett oproduktivt möte. Du vill bara bjuda in personer som hjälper dig att nå målet med mötet. Fråga dig själv följande.

  • Vilka är de viktigaste beslutsfattarna i frågan?
  • Vem är mest kunnig om den information som diskuteras?
  • Vem har ett intresse av ämnena?
  • Vem kommer att behöva genomföra alla beslut som fattas?
  • Vissa experter föreslår att 8 personer bjuds in till möten där ett beslut måste fattas. Däremot föreslår de 18 personer när syftet med mötet är att brainstorma.
Underlätta ett möte Steg 3
Underlätta ett möte Steg 3

Steg 3. Skicka inbjudningarna via e -post

Att skicka ett e -postmeddelande är det enklaste sättet att bjuda in dina deltagare. Ditt mejl bör ge en kort introduktion till mötet. Det bör också innehålla datum, tid och eventuellt en RSVP -deadline. Dagordningen ska bifogas e -postmeddelandet.

Att kräva en RSVP är valfritt, men det gör att du kan förbereda en tillräcklig mängd material för alla deltagare

Underlätta ett möte Steg 4
Underlätta ett möte Steg 4

Steg 4. Börja tänka på vad en bra handledare gör

Genom att reflektera över vad en handledare gör under ett möte kommer du att ha en bra position att veta vad som förväntas av dig när det är din tur att utföra jobbet. En bra handledare kommer att ha ett antal drag som hjälper honom eller henne att hantera tid, människor och olika åsikter. Det är bäst att utveckla dessa egenskaper tidigt.

  • Värdera människor och deras idéer. En bra handledare kommer att förmedla sina egna komplimanger efter att en deltagare har presenterat en idé. Säg något i stil med "tack Samantha, det är mycket användbara punkter som hjälper oss att tänka på frågan på ett annat sätt." Genom att göra detta kommer du att se till att varje person och idé hörs och att andra kommer att vara säkra på att säga ifrån.
  • Var på tå. Du kommer att behöva svara på ett antal olika situationer under möten. Du måste tänka och reagera snabbt på dessa olika situationer. Till exempel, om någon ger meningsfulla råd, var snabb med att berömma dem, leta genast efter en annan deltagare som försöker bygga vidare på den tankegången. Om någon lyfter en dålig poäng som är utanför ämnet, gör dock ditt bästa för att markera det goda i kommentaren och sök efter en annan deltagare som kommer att bygga vidare på det du tyckte var bra.
  • Var väl talad. Det är viktigt att alla i rummet förstår dig. Du kommer att vilja tala med en rimlig volym så att alla kan höra. Formulera klart och mumla eller mumla inte. Var noga med att använda jargong endast om alla på mötet känner till terminologin.

Del 2 av 3: Ställa in scenen för mötet

Underlätta ett möte Steg 5
Underlätta ett möte Steg 5

Steg 1. Planera platsen och ordna möblerna

Du måste överväga om mötet kommer att vara ansikte mot ansikte, ett virtuellt möte genom skärmar eller en kombination av de två. Beroende på mötesformatet måste du se till att alla möbler och hårdvara är på plats, inklusive stolar, bord och projektorskärmar. Det finns flera sätt att sätta upp möbler för ett möte.

  • Ett rundbordsspel hjälper till för diskussionsorienterade möten.
  • En inställning med stolar i rader är bra för att etablera en högtalare som huvudfokus. Denna uppläggning fungerar bra när huvudsyftet är att förmedla information snarare än att söka diskussion.
  • En teateruppställning har ett bord på framsidan av rummet och gör det möjligt för en panel med högtalare att sitta framför. Deltagarna kommer att sitta i rader framför panelhögtalarna som i ett föreläsningsformat.
  • En klassrumsuppställning har bord framför stolraderna så att deltagarna kan ta anteckningar medan talaren förblir i fokus för mötet.
  • Använd den U-formade uppsättningen för möten där du vill att deltagarna ska se varandra och interagera vid behov.
  • Ställ upp stolar i en cirkel med dig i centrum för möten avsedda som öppna och deltagande.
Underlätta ett möte Steg 6
Underlätta ett möte Steg 6

Steg 2. Ge leveranser till dem som deltar i mötet

En fullt förberedd handledare kommer att förse deltagarna med pennor, anteckningsblock, arbetsböcker, utdelningar och andra verktyg som behövs för mötet. Fundera också på om du behöver tillhandahålla någon inloggningsinformation i förväg för virtuella möten. Det bör finnas en tavla inställd för att göra det möjligt för människor och presentatörer att ta anteckningar för alla att se, kanske ett blädderblock eller en vit tavla. Detta gör att mötet flyter smidigare, så att deltagarna får sina frågor besvarade vid specifika tider under mötet.

Beroende på mötets längd, tänk på att ge dina deltagare drycker (kaffe), snacks, vatten och/eller godis

Underlätta ett möte Steg 7
Underlätta ett möte Steg 7

Steg 3. Skicka en påminnelse via e -post om mötet när det närmar sig

Folk är upptagna, och utan påminnelser är det möjligt att de kommer att glömma ett kommande möte. Försök att skicka påminnelser till dem som kommer att delta två dagar innan mötet är planerat att äga rum.

  • Om du frågade inbjudna till RSVP kan du skicka en påminnelse om att de måste svara innan tidsfristen.
  • I din påminnelsemail, var noga med att fråga om någon har ändrat planer.

Del 3 av 3: Att känna till din roll Underlättar mötet

Underlätta ett möte Steg 8
Underlätta ett möte Steg 8

Steg 1. Kom tidigt till mötet

Som handledare bör du vara där för att hälsa på alla som kommer till mötet. Antingen skakar hand när de går in i rummet eller hälsar dem när de loggar in på telefonkonferensen. Detta kommer att skapa en varm miljö vid mötet samtidigt som det visar att du är seriös och redo att diskutera.

Underlätta ett möte Steg 9
Underlätta ett möte Steg 9

Steg 2. Starta mötet i tid och gör målen tydliga

Medan alla i mötet kommer att ha fått dagordningen, genom att återinföra målen, kommer alla deltagare att börja på samma sida. Det hjälper också att sätta tonen för mötet och sätta människor på rätt spår direkt.

  • Du kan också göra hushållsmeddelanden i början av mötet, inklusive information om pauser, brandutgångar och toalettplatser.
  • Du kan också tänka på att fastställa regler för interaktion beroende på vem som deltar i mötet. Reglerna kan innefatta att visa varandra ömsesidig respekt, hålla sig till ämnet, angripa problemet snarare än personen, få slut på diskussionen och inte avbryta andra.
Underlätta ett möte Steg 10
Underlätta ett möte Steg 10

Steg 3. Styr mötet genom att låta alla deltagare tala

Alla har en annan metod för att styra ett möte och hålla talare om ämnet. En viktig metod är att se till att samtal och diskussion inte domineras av en eller två personer. Se till att du är på jakt efter alla som vill komma med en poäng och ge dem möjlighet att tala genom att fråga dem deras tankar.

Säg att en kollega vid namn Samantha ser intresserad ut men har ännu inte bidragit. Du kan försöka säga: "Samantha, hur påverkar den aktuella frågan din avdelning och dig specifikt?"

Underlätta ett möte Steg 11
Underlätta ett möte Steg 11

Steg 4. Håll dig till ämnet

Handledarens jobb är att hålla alla deltagare eller talare på ämnet. Att tillåta off-target tangenter kommer att slänga ditt schema och kan innebära att mötet inte når det avsedda resultatet. Om du känner att diskussionen flyttar från ämnet, omdirigera konversationen genom att ställa frågor som direkt relaterar till ämnet.

  • Om dialogen har börjat glida kan du säga: "Men hur påverkar detta frågan vi diskuterar idag?" Eller "Det här är alla mycket intressanta punkter. Vi bör diskutera dessa vid ett senare tillfälle, men låt oss nu fokusera på den aktuella frågan."
  • Du kanske också vill flagga de idéer som togs upp och ta upp dem på ett senare möte eller på annat sätt. Således kan du riktigt hedra dessa tangentiella idéer och inte förolämpa någon av deltagarna.
Underlätta ett möte Steg 12
Underlätta ett möte Steg 12

Steg 5. Ha en plan för svåra situationer och defusera dem

Om du känner att deltagarna är på väg att komma in i en het debatt, ta in en annan person som du vet kommer att tala till frågan. I huvudsak kommer du att vilja avvärja en debatt genom att föra in mer dialog. I händelse av en konflikt kan du också lyssna på båda sidor och identifiera gemensam grund för att föra motparterna samman.

I händelse av en svår situation kan du säga: "det är klart att ni båda kommer från olika sidor. Men ni är uppenbarligen överens om vikten av denna fråga så låt oss försöka fokusera vår energi på att hitta ett ömsesidigt fördelaktigt resultat."

Underlätta ett möte Steg 13
Underlätta ett möte Steg 13

Steg 6. Besvara och omdirigera frågor

Som handledare kan du ta frågor från deltagarna så länge du har möjlighet att svara korrekt. Om inte, bör du hänvisa frågan till någon på mötet som har bättre förutsättningar att svara korrekt.

Om du inte vet svaret på en fråga kan du säga: "Det är en utmärkt fråga. Men jag tror att Samantha är bättre informerad om detta ämne. Samantha, vad är dina tankar?"

Underlätta ett möte Steg 14
Underlätta ett möte Steg 14

Steg 7. Sammanfatta och förenkla fynd

Anteckna under mötet och se till att du skriver ner alla viktiga idéer och åsikter. I slutet av en diskussion om ett visst ämne är det bra om handledaren ger en översyn av vad som sägs och de slutsatser som man har kommit fram till.

Gör ditt bästa för att sammanfatta de viktigaste punkterna från varje närvarande person. Markera också vilka resolutioner som gjorts i de frågor som tas upp

Underlätta ett möte Steg 15
Underlätta ett möte Steg 15

Steg 8. Fråga hur mötet gick när det avslutades

Återkoppling är avgörande för att du ska kunna förbättra dig som möteslärare. Du kanske funderar på att fråga följande: Distribuerades dagordningen i god tid? Hur väl förberedda var deltagarna? Fungerade den tid som tilldelats varje ämne? Var det tillräckligt med tid för diskussion? Hur kan rumsuppsättningen förbättras?

  • Feedback kan också samlas in genom en e -postundersökning som skickas till deltagarna strax efter mötet.
  • Var noga med att granska resultatet och göra nödvändiga ändringar för nästa möte.

Tips

  • Kom ihåg att för att underlätta ett möte behöver du inte vara alltför bekymrad över innehållet. Var istället bekymrad över processen.
  • Håll dig till bestämda rastider.
  • Var tillgänglig för deltagarna genom att stanna efter mötet för alla som inte vill vända sig till gruppen.

Rekommenderad: