3 sätt att starta ett möte

Innehållsförteckning:

3 sätt att starta ett möte
3 sätt att starta ett möte

Video: 3 sätt att starta ett möte

Video: 3 sätt att starta ett möte
Video: 3 tips att starta en presentation 2024, Mars
Anonim

Oavsett om de är för företag, rekreation eller support, är möten ett viktigt sätt att ge mycket information till en grupp människor. Att tala inför en grupp kan vara skrämmande, särskilt när det är ditt jobb att hålla mötet på rätt spår. Även om det kan verka stressigt i början kan det vara enkelt att starta ett möte så länge du förbereder dina inledande kommentarer, hanterar din tid väl och får fram dina poäng tydligt.

Steg

Metod 1 av 3: Förbereda inledningsanmärkningarna

Starta ett möte Steg 1
Starta ett möte Steg 1

Steg 1. Utkast till inledande anmärkningar för ett affärsmöte

Bestäm ett mötesformat innan du börjar planera eventuella inledande uttalanden. Affärs- och styrelsemöten bör ha mer formella inledande anmärkningar för att erkänna de närvarande medlemmarna. Håll öppningsorden kort för mer avslappnade möten, särskilt när deltagarna har en tilldelad tid att presentera sig själva. Du kan hitta mallar för hur du startar ett avslappnat möte online.

  • Round -table möten kanske inte kräver så mycket förberedelse, eftersom varje medlem leder en annan del av mötet.
  • Börja till exempel ett möte med att säga:”Välkommen! Jag vill tacka alla som kom till vårt kvartalsvisa budgetmöte. Innan vi börjar vill jag att ni alla tar en titt på agendan med mig.”
Starta ett möte Steg 2
Starta ett möte Steg 2

Steg 2. Ange tydligt syftet med mötet

Se till att alla mötets deltagare förstår vad du kommer att diskutera. Det kommer att bli mycket svårare för människor att fokusera om du inte sätter upp ett tydligt mål eller syfte. Låt dem veta vad de kan förvänta sig när du välkomnat dem.

  • I en affärsmiljö kan du säga något liknande: "Syftet med det här mötet är att ta reda på ett sätt att trimma detta kvartals budget."
  • För mer avslappnade inställningar kan du stanna, "Låt oss dela med oss av våra tankar och erfarenheter om den här frågan."
Starta ett möte Steg 3
Starta ett möte Steg 3

Steg 3. Följ en agenda för att undvika förvirring

Granska vad mötet kommer att omfatta innan du går in i några nya konversationer. Olika ämnen kan leda till olika diskussioner, som snabbt kan gå av ämnet om du inte följer en planerad agenda. Att ha en agenda hjälper till att hålla mötet på rätt spår och på ämnet, och ger deltagarna ett sätt att övervaka hur länge mötet pågår.

Ange tydligt om en viss del av dagordningen bara gäller en person. För att undvika förvirring i mötet, fastställ vem som ansvarar för vilken uppgift. Säg till exempel”John kommer att hantera alla budgetpapper. Prata med honom om du har några frågor.”

Metod 2 av 3: Kör mötet effektivt

Starta ett möte Steg 4
Starta ett möte Steg 4

Steg 1. Starta mötet i tid för att hålla schemat

Se till att mötet börjar vid den schemalagda tiden. Du vill visa alla mötesdeltagare att deras tid är värdefull. Genom att starta mötet i tid skapar du en atmosfär av ömsesidig respekt. Punktlighet gör det också lättare att ta tid för frågor senare.

Var noga med att avsluta mötet i tid också

Starta ett möte Steg 5
Starta ett möte Steg 5

Steg 2. Granska alla grundregler för att upprätthålla ordningen

Påminn deltagarna om mötespolicyn innan du börjar. Beroende på mötet kan du ha fler grundregler än andra.

  • Till exempel kan ett supportmöte ha en påminnelse om sekretess för medlemmarna. Ett affärsmöte kan ha en regel om att deltagarna ska vara noggranna och specifika när de talar.
  • Upprätta dessa regler i början av mötet. Det blir mycket svårare att tillämpa några regler om du tar fram dem slumpmässigt.
  • Till exempel kan du på ett affärsmöte säga: "Om du har några problem med detta kvartals budget, vänta till slutet av mötet för att prata med mig privat."
Starta ett möte Steg 6
Starta ett möte Steg 6

Steg 3. Ge tid för deltagarna att presentera sig själva

Ge deltagarna möjlighet att säga hej och lära sig varandras namn. Medlemsintroduktioner är mer nödvändiga och värdefulla för stödgrupper, eftersom varje deltagare kommer att tala under hela mötet. Introduktioner kan också vara värdefulla i en formell miljö, men se till att de inte tar bort saker på mötesagendan.

  • Du kan till exempel säga detta på ett formellt möte: "Innan vi börjar vill jag gå runt i rummet så att varje person kan säga sitt namn och sin position inom företaget."
  • På ett tillfälligt möte kan du säga:”Låt oss gå runt i cirkeln och presentera oss själva. Du kan också dela en positiv och en negativ sak som hände dig den här veckan.”
Starta ett möte Steg 7
Starta ett möte Steg 7

Steg 4. Upprätta en tid för frågor och kommentarer

Se till att deltagarna har möjlighet att göra sina röster hörda. Försök att inkludera en specifik punkt på mötets dagordning som är avsedd att svara på frågor och lyssna på feedback. Om deltagarna känner sig förvirrade när de lämnar kan de tro att hela mötet var slöseri med tid.

Stäng av alla giftiga beteenden från deltagarna. Även om öppen kommunikation är viktig, tenderar passiva aggressiva samtal att göra ett möte spänt och obekvämt. Om du känner att passiv-aggressiv kommentar kan vara en allvarlig fråga för dina deltagare, kommentera giftigt beteende i början av mötet

Metod 3 av 3: Få fram din poäng

Starta ett möte Steg 8
Starta ett möte Steg 8

Steg 1. Tala med kortfattat språk för att få en tydlig poäng

Undvik att använda onödigt fyllnadsspråk i en formell affärsmöte. I en mer avslappnad miljö, försök använda vänligt och inbjudande språk för att eliminera förvirring om vem du kan vända dig till. Genom att effektivisera ditt eget språk effektiviserar du också effektiviteten i mötet totalt sett.

  • Till exempel, i ett formellt möte, istället för att säga "Vi har svårt att distribuera papper på grund av en mekanisk problem", säg "Vi kan inte göra några kopior eftersom skrivaren gick sönder."
  • På ett tillfälligt möte, säg”Låt oss alla dela med oss av något bra som hände den här veckan” för att göra det klart att du vänder dig till hela gruppen.
Starta ett möte Steg 9
Starta ett möte Steg 9

Steg 2. Inför pauser för att lägga vikt på en punkt

Välj strategiska platser i ditt tal för att inkludera en eller två pauser, eftersom detta hjälper lyssnaren att vara mer uppmärksam på vad du kommer att säga härnäst. Med paus kan du också andas och mentalt granska vad du vill säga härnäst. Tala långsamt och tydligt så att alla kan höra och förstå dig.

Starta ett möte Steg 10
Starta ett möte Steg 10

Steg 3. Kom till punkten genom att använda tydliga, aktiva verb

Tala på ett tydligt och praktiskt sätt så att människor omedelbart kan förstå vad du försöker säga. Försök att undvika att använda den passiva rösten, som tar direktåtgärden ur ditt tal. Att inkludera en aktiv röst får din poäng fram mycket mer direkt och smidigare än en passiv röst.

Säg till exempel”Vi nådde vårt mål” istället för att säga”Målet har uppnåtts”

Starta ett möte Steg 11
Starta ett möte Steg 11

Steg 4. Undvik överflödigt språk så att du kan göra en tydlig poäng

Använd inte onödiga ord när du försöker göra din poäng. Det finns ingen anledning att göra ett uttalande längre än det måste vara när du kan göra din poäng med några ord.

  • I alla typer av möten kan termer som "närhet" och "särskilt intresse" förkortas till "närhet" och "intresse" när du talar.
  • Säg till exempel "Det här projektet måste vara klart vid middagstid" istället för att säga "Detta projekt måste vara klart senast kl. 12".

Rekommenderad: