3 sätt att förbereda ett möte

Innehållsförteckning:

3 sätt att förbereda ett möte
3 sätt att förbereda ett möte

Video: 3 sätt att förbereda ett möte

Video: 3 sätt att förbereda ett möte
Video: Del 3 - Starta ett möte direkt 2024, Mars
Anonim

Professionella möten varierar mycket beroende på ton, inställning, formalitet och innehåll. Oavsett vilken typ av möte du går på är det dock viktigt att vara noggrant förberedd. Vet vilken roll du förväntas spela på mötet, identifiera dina mål, förbered relevant data och presentationsmaterial och få dig själv i rätt sinnesstämning i förväg för att säkerställa att du gör ett positivt, professionellt intryck på dina medarbetare eller kunder.

Steg

Metod 1 av 3: Tillhandahåller tekniskt och kontorstöd

Förbered dig för ett möte Steg 1
Förbered dig för ett möte Steg 1

Steg 1. Bekräfta mötets tid, plats och varaktighet med en chef

Innan du delar ut information om mötet till all relevant personal bör du se till att alla logistiska detaljer du har är korrekta. Att inte göra det kan innebära att du måste publicera korrigeringar senare, något som får både dig och ditt kontor att se oorganiserade och oprofessionella ut.

  • Du kanske vill utarbeta ett utkast till memo eller e -postmeddelande från mötet och visa detta för din chef. På så sätt kan chefen granska inte bara den logistiska informationen inom, utan också formatet och formuleringen.
  • Var också säker på att bekräfta vem som ska få meddelandet. Du kanske redan vet vem som kommer att delta, men din chef kanske vill att andra, icke-närvarande arbetare eller kunder också ska veta om mötet.
Förbered dig för ett möte Steg 2
Förbered dig för ett möte Steg 2

Steg 2. Förbered en agenda för mötet

Agendan är ett viktigt dokument för alla möten, eftersom den informerar deltagarna om målen och syftet med sammankomsten, liksom att hålla själva mötet fokuserat, effektivt och på rätt spår. För att utarbeta en agenda, låt din chef ge dig en kort lista över mål och planerade ämnen för mötet. Från den här listan kan du skapa en agenda som du skickar ut tillsammans med meddelandet om mötets tid, datum och plats.

  • En bra agenda bör innehålla ämnen som ska tas upp och deras syften, samt talare eller personal som ansvarar för att presentera varje ämne. Alla ämnen och presentationer ska placeras i en logisk sekvens, samt segmenteras efter den tid din chef vill lägga på varje steg.
  • Om du aldrig har skapat en agenda förut eller om du fortfarande känner dig osäker på ditt valda format, kolla mallar från ordbehandlingsprogram som Microsoft Word och OpenOffice.
Förbered dig för ett möte Steg 3
Förbered dig för ett möte Steg 3

Steg 3. Samla protokoll från tidigare möten

Förutom en kort avisering om det kommande mötet och en agenda, bör du bifoga alla protokoll från tidigare möten som är relevanta för de planerade ämnena. Om ditt företag eller din grupp inte tar några minuter, kolla med din chef för att ta reda på om det finns ytterligare data eller bakgrundsinformation som de skulle vilja skicka ut med aviseringen.

Om det inte är företags- eller grupppolicy att ta minuter-kanske finns det ingen tillgänglig för att ta protokollet, till exempel överväga att ändra denna policy för framtiden eller åtminstone låta mötesljudet spelas in för framtiden. Denna dokumentation hjälper personalen att återkomma till idéer och avtal som diskuterats, samt fånga upp vad som hände vid mötet om de inte kunde närvara

Förbered dig för ett möte Steg 4
Förbered dig för ett möte Steg 4

Steg 4. Distribuera alla dokument

Skicka ut nödvändiga dokument till alla deltagare och annan relevant personal minst en vecka innan det aktuella mötet är planerat. Gör detta enligt företagets protokoll: för mer formella möten eller större företag kan du behöva skicka ut papperskopior, medan mindre företag eller mer informella, teammöten ofta kan ordnas via e -post.

  • Vissa program- och e -postplattformar som Outlook kan hjälpa till att underlätta schemaläggning av möten, så kolla in dessa alternativ om du letar efter ett sätt att effektivisera och modernisera ditt kontors möteskalender.
  • Denna tidsram överensstämmer med allmän kontorsetikett, men du bör vara medveten om att vissa organisationer och professionella protokoll anger specifika tidsfrister och villkor. Till exempel kräver vissa länder och stater att mötesannonser för bostadsföreningens styrelsemöten skickas minst en månad före det schemalagda mötet.
Förbered dig för ett möte Steg 5
Förbered dig för ett möte Steg 5

Steg 5. Samla in nödvändig utrustning

Många möten kräver lite mer utrustning och material än ett bord, stolar och lite löst papper och pennor för anteckningar. Vissa möten-särskilt de på större företag eller som innehåller data- och multimediatunga presentationer-kommer att behöva särskild utrustning, till exempel projektorer, skärmar, laserpekare, mikrofoner, kabelanslutningar eller ljudhögtalare. Du bör samla och montera alla av detta material i god tid före mötet för att se till att allt fungerar och är klart i tid.

Om en eller flera anställda eller gruppmedlemmar planerar att presentera vid mötet, kontakta dem i förväg för att fråga om de behöver någon specifik teknik eller enheter för deras presentation

Förbered dig för ett möte Steg 6
Förbered dig för ett möte Steg 6

Steg 6. Montera rummet

Förutom att du installerar all nödvändig utrustning för mötet i förväg, bör du också se till att rummet är välutrustat för allas komfort och uppmärksamhet. Se till exempel till att det finns tillräckligt med stolar i rummet, att vattenflaskor är fyllda och synliga och att temperaturen och luftcirkulationen i rummet är acceptabel. Sådana överväganden kan verka som detaljer, men studier har visat att små saker som rumstemperatur kan ha stor inverkan på människors humör och uppmärksamhet.

Beroende på ditt företags vanliga protokoll kanske du också vill erbjuda någon form av mellanmål eller varm dryck för deltagarna. Kontrollera alltid med din chef i förväg för att se till att du tillhandahåller allt de vill ha

Metod 2 av 3: Lägga upp en idé eller ett förslag

Förbered dig för ett möte Steg 7
Förbered dig för ett möte Steg 7

Steg 1. Undersök din position

Om du har tilldelats ett visst projekt, eller om du har kallat till ett möte för att komma med en idé eller begära finansiering, bör du se till att du "gör dina läxor" innan du går in i mötet. Till exempel, om du presenterar en produktidé eller marknadsföringsstrategi, bör du undersöka och sammanställa data om publikdemografi, nuvarande och beräknade utgiftsmönster och fokusgrupper eller undersökningar som talar för efterfrågan eller relevansen för din produkt eller idé.

  • Om du har fått en uppgift från en högre upp på ditt företag och du är osäker på vad som förväntas, kontakta andra högre anställda för att ta reda på vilken information du ska ha och hur du ska presentera den.
  • Det kan hjälpa dig att föreställa dig att du är i skon för någon som lyssnar på din tonhöjd. Fråga dig själv, om någon bad dig om pengar eller om godkännande av en viss strategi, vilken typ av information skulle du vilja höra? Med andra ord, vilken typ av data skulle hjälpa dig att övertyga dig om idéen eller efterfrågan på produkten framför dig?
Förbered dig för ett möte Steg 8
Förbered dig för ett möte Steg 8

Steg 2. Skapa enkla, visuellt intressanta bilder eller material

Även om du ska kunna prata igenom all data du presenterar och använder som bevis på ditt argument, bör du också tillhandahålla visuella representationer-till exempel cirkeldiagram, stapeldiagram eller beslutsträd-av de viktigaste siffrorna. Sådana visuella representationer förmedlar inte bara komplex information på ett tätt och effektivt sätt, utan de tenderar också att komma ihåg tydligare än data som kommuniceras verbalt.

  • Det finns många program som är utformade för att hjälpa dig i företagspresentationer, så kolla in alternativ som PowerPoint och SlideDog när du sätter ihop din presentation.
  • Var noga med att använda stor-24-punkt på minimalteckensnittet på dina bilder och affischer, samt tydlig, strömlinjeformad grafik som inte rör på sidan. Det sista du vill är att din publik ska vara oklar eller förvirrad om informationen du presenterar och hur den är relevant.
Förbered dig för ett möte Steg 9
Förbered dig för ett möte Steg 9

Steg 3. Tänk på din publik

När du planerar din presentation bör du alltid tänka på vilken typ av människor som kommer att delta på mötet och lyssna på ditt samtal. Är det andra lagmedlemmar som du har ett nära samarbete med? Om så är fallet är chansen stor att du inte behöver justera din diktion eller ton alls för att kommunicera effektivt. Om klienter som du inte känner väl kommer att vara på mötet, eller personer från andra avdelningar och andra kompetensområden, bör du däremot sträva efter att göra ditt språk och material så tillgängligt som möjligt.

Förbered dig för ett möte Steg 10
Förbered dig för ett möte Steg 10

Steg 4. Skriv ett löst manus för din presentation

Du vill inte läsa av ett dokument eller kökort under ett möte, eftersom det kanske inte finns något snabbare sätt att tappa publikens uppmärksamhet. Med detta sagt bör du organisera dina tankar och argument i skriftlig form i förväg. Även om du inte tar med dig dokumentet till mötet, kommer du att dra nytta av processen att skriva ut och granska dina poäng innan du behöver kommunicera dem till andra.

  • Om du planerar att använda manuset i ditt möte, skriv ner bara argumentets skelett så att du inte blir frestad att läsa från dokumentet snarare än att tala från manschetten.
  • Det kan också hjälpa att skriva ner intervaller i presentationen när du vill ta en klunk vatten, göra en anekdotisk åt sidan, pausa meningsfullt eller byta bilder eller visuell grafik.
Förbered dig för ett möte Steg 11
Förbered dig för ett möte Steg 11

Steg 5. Repetera din presentation

När du har samlat allt informations- och presentationsmaterial du planerar att använda, bör du göra en torrkörning minst en gång innan du tar din show på vägen. Detta gör att du kan tajma ditt tal, öva på knepiga formuleringar eller segues och jämna ut ditt uppträdande och din talande personlighet.

Det är särskilt bra att göra den här spottpresentationen inför andra människor. Be vänner, familj eller vänliga kollegor att observera din torrkörning och ge dig feedback. De kan meddela dig om du talar för snabbt, vilka punkter som verkar oklara, och till och med råda dig om gester och röstvolym

Förbered dig för ett möte Steg 12
Förbered dig för ett möte Steg 12

Steg 6. Välj en enkel och sofistikerad outfit från din garderob

Även om ditt företag eller de kunder du ställer dig till är konsekvent informella och avslappnade, bör du delta i mötet i smart klädsel. Det kommer att visa att du bryr dig och att du tar mötet på allvar, medan en slapdash -outfit kan få det att se ut som om du inte har förberett din presentation alls, även om du tillbringade hela natten eller veckan. Mode- och affärsexperter är överens om att det mest beprövade sartorialvalet för ett möte-oavsett kön-är en kostym.

  • En mörk färg som marinblå eller svart är bäst. Om mötet är mer informellt kan du hoppa över slipsen eller klä ned kostymen med mer avslappnade tillbehör.
  • Om du har plundrat din garderob och inte hittar något lämpligt, be vänner eller familj om råd. De kanske har en idé om hur man improviserar en ensemble eller kan låna dig ett föremål från sina egna garderober. Värre blir värre, du kan besöka ditt lokala köpcentrum för att leta efter ett par billiga byxor och en kavaj.
Förbered dig för ett möte Steg 13
Förbered dig för ett möte Steg 13

Steg 7. Vakna tidigt

Om du trycker på snooze på ditt larm och sedan rusar till jobbet kommer dina nerver att bli svaga och dina tankar desorganiserade. Undvik denna fragmenteringsfaktor genom att vakna och stiga i god tid innan ditt möte är schemalagt. Om du tar dig tid att klä dig, dricker kaffe och avslutar din morgonrutin på ett lugnt sätt kan du fokusera dina tankar och komma in i ett positivt tänkesätt.

Vissa experter hävdar att ritualistiska metoder-till och med vidskepliga som har lite rationell mening-kan ha en positiv inverkan på prestanda. Så även om det verkar dumt, ta på dig dina lyckliga strumpor, lyssna på din favoritlåt eller kyssa ditt lyckliga minne innan du ger dig iväg

Förbered dig för ett möte Steg 14
Förbered dig för ett möte Steg 14

Steg 8. Ät en proteinrik frukost

Studier har visat att att äta en hälsosam frukost full av protein har stor inverkan på resten av dagen. Förutom att hålla dig mätt under en längre tid, det ger också en snabbare uppgång i ämnesomsättningen och främjar hälsosamt muskelunderhåll.

Dessutom har livsmedel som är rika på lin och folsyra visat sig hjälpa till att stimulera hjärnans funktion, så att fylla på spannmål och frukostbarer kan hjälpa dig att prata mer flytande och kreativt under ditt möte

Förbered dig för ett möte Steg 15
Förbered dig för ett möte Steg 15

Steg 9. Kom i en positiv sinnesstämning

När du har gjort allt arbete för din presentation bör du komma in i rätt utrymme. Du kan springa igenom din presentation snabbt men, ännu viktigare, du bör stärka ditt humör och självförtroende. Gör detta genom att prata med dig själv på ett uppmuntrande och positivt sätt. till exempel påminn dig själv om hur mycket arbete du har gjort och hur stolt du är över insatsen trots vad som händer på mötet.

Försök dessutom att se dig själv leende och känna dig lättad och glad efter presentationen. Positiva bilder som detta kan ha stor inverkan på dina prestationer

Metod 3 av 3: Identifiera frågor för ett informationsmöte

Förbered dig för ett möte Steg 16
Förbered dig för ett möte Steg 16

Steg 1. Överväg att be en professionell kontakt för ett informationsmöte

Om du träffar någon med ett bra jobb i branschen du är intresserad av, eller om du har en bekant eller chef på företaget där du praktiserar, kanske du vill genomföra ett informationsmöte med dem. Ett informationsmöte-även känt som en informativ intervju-är ett samtal med en referens eller bekant som kan fungera som en professionell resurs för dig. Du får fråga personen om deras erfarenhet, sitt område och alla råd de kan ha för kandidater som försöker komma in på området.

När du funderar på vem du ska be om en intervju eller om du ska fråga en specifik person eller inte, försök att skriva ner vad du vill åstadkomma och vilken typ av information du letar efter. Till exempel, är du främst intresserad av strategisk rådgivning för applikationsmaterial, eller vill du bara ha lite allmän information om området för att avgöra ditt intresse för en karriär i branschen? Att besvara den här typen av frågor hjälper dig att avgöra vem som kommer att vara en bra intervjuare och om en specifik kandidat kommer att vara användbar för dig eller inte

Förbered dig för ett möte Steg 17
Förbered dig för ett möte Steg 17

Steg 2. Begär ett möte

När du ber en kontakt eller bekant om en informativ intervju, bör du uttryckligen nämna uttrycket "informationsmöte" eller "informationsintervju". Om du inte begär detta specifikt kan personen dyka upp och vänta sig informella drinkar eller en vänlig pratstund och sedan känna sig förvirrad eller omedveten när du börjar ställa allvarliga frågor.

  • Till exempel, om du har träffat någon på en fest eller ett nätverksevenemang och chattat lite, säg något i stil med:”Jag har många frågor om området och din erfarenhet av det-skulle du tänka dig att ta kaffe en stund och ta en stund ett informationsmöte med mig?”
  • Om du inte har möjlighet att fråga dem personligen kan du kontakta via e -post eller telefon. Se bara till att vara kortfattad och artig så att de inte känner sig belastade av begäran.
Förbered dig för ett möte Steg 18
Förbered dig för ett möte Steg 18

Steg 3. Välj en inställning och tid som är lämplig för din kontakt

Även om personen som ger dig ett informationsmöte kan vara glad att hjälpa dig, gör de dig fortfarande en tjänst genom att ge dig lite tid från sin arbetsdag. Detta innebär att du bör göra mötet så bekvämt för dem som möjligt och inte ta mer tid än 15-30 minuter.

  • Fråga med din intervjuade om vilken tid på dygnet-till exempel under lunchpausen eller efter jobbet-och vilken typ av plats-till exempel ett kafé eller deras kontor-de föredrar.
  • Du bör också låta dem veta att ett personligt möte skulle vara bra, men en telefon eller onlinekonversation är också helt okej. Denna övervägande visar att du respekterar sin tid och gärna accepterar alla hjälpmedel de är villiga att ge ut.
Förbered dig för ett möte Steg 19
Förbered dig för ett möte Steg 19

Steg 4. Gör dina läxor

När du har ställt in ett möte med din kontakt, undersök deras bakgrund så gott du kan. Detta hjälper dig att ta reda på hur du ska närma dig dem, liksom vilken information de kan ge dig. Ta till exempel reda på vilken karriärväg de har följt och vad deras huvudsakliga projekt och roller är för närvarande.

Att ställa specifika frågor visar också ditt intresse och entusiasm. Överlägsen smicker bör undvikas, men något i stil med: "Min gamla chef sa att hon lärde sig så mycket om att göra ditt passionprojekt till ett livskraftigt företag-hur kom du igång från början?" kan smörja hjulen och göra din intervjuade mer benägna att gå den extra milen för att hjälpa dig

Förbered dig för ett möte Steg 20
Förbered dig för ett möte Steg 20

Steg 5. Skapa en lista med frågor för ditt möte

När du har identifierat dina mål, utarbeta en plan för mötet som kommer att uppnå dessa mål. Skriv ner de frågor du vill ställa och lägg dem i en strategisk ordning. Värm upp med allmänna frågor som visar din nyfikenhet, till exempel "Hur kom du igång inom detta område?" och "Vilken typ av projekt arbetar du med just nu?" Därifrån går du vidare till mer specifika frågor, till exempel "Vilka kvalifikationer eller färdigheter ska jag lyfta fram i min ansökan?" eller "Hur ska jag förbereda mig inför en kommande intervju som jag har planerat?"

Du behöver inte läsa av den här agendan i mötet om det gör att du känner dig besvärlig, men du bör ta med dig den för att regelbundet kontrollera och se till att du inte hoppar över någonting du hade velat fråga

Förbered dig för ett möte Steg 21
Förbered dig för ett möte Steg 21

Steg 6. Skriv ett personligt uttalande

Kanske ännu mer än att söka information och råd från ett informationsmöte, försöker du göra ett positivt intryck på din intervjuade. Du vill ge din kontakt en kort sammanfattning av vem du är, vad som gör dig unik och vad du är intresserad av. Detta kommer att göra det mer troligt att de kommer ihåg dig senare om en relevant ledig tjänst på deras företag öppnas eller de träffar någon som kan vara till nytta för dig.

För att göra detta effektivt, skriv ner ett stycke eller en lista med punkter om dig själv som du kan nämna vid en lämplig tidpunkt under mötet. Detta kommer att hjälpa till att göra ditt intryck mer minnesvärt, samt förbereda dig med svar på eventuella frågor din intervjuade ställer till dig

Förbered dig för ett möte Steg 22
Förbered dig för ett möte Steg 22

Steg 7. Ta med en penna, anteckningsblock och uppdaterat CV till ditt möte

En av de viktigaste sakerna du bör göra vid ett informationsmöte är att uttrycka intresse för personens råd och expertis. Du kan göra detta genom att komma förberedd med penna och papper och ta anteckningar under mötet, samt ha ett uppdaterat CV till hands om personen ber om det. Dessa förberedande åtgärder indikerar att du är seriös inför mötet, att du respekterar den andras expertis och är professionell om att hantera och bearbeta ny information.

Förbered dig för ett möte Steg 23
Förbered dig för ett möte Steg 23

Steg 8. Klä dig professionellt

Du behöver förmodligen inte bära en kostym-om du inte träffar kontakten på deras formella företagskontor-till en informationsintervju, men du bör bära något smart och sammansatt i alla fall. En snygg dagklänning eller välpressad knapp upp och byxor kommer att signalera till din intervjuade att du har samlat ditt liv och att du bryr dig om att göra ett bra intryck.

Undvik i synnerhet jeans, t-shirts och slitna sneakers, eftersom dessa plagg kan få det att verka som att du inte ens brydde dig om att avbryta din normala rutin när du gjorde dig redo att träffa kontakten

Rekommenderad: