Hur man skriver ett problemmeddelande (med bilder)

Innehållsförteckning:

Hur man skriver ett problemmeddelande (med bilder)
Hur man skriver ett problemmeddelande (med bilder)

Video: Hur man skriver ett problemmeddelande (med bilder)

Video: Hur man skriver ett problemmeddelande (med bilder)
Video: SFI kurs B skriv Ett meddelande till läraren 1 2024, Mars
Anonim

Ett problemmeddelande är en kort och kortfattad förklaring av ett problem ett företag står inför och en föreslagen lösning på problemet. Problemmeddelanden kan vara effektiva sätt att definiera ett problem och kommunicera en lösning inom en kort tidsperiod. Innan du skriver ditt problemmeddelande, tänk på problemet och den föreslagna lösningen, och var beredd att säkerhetskopiera det med fakta!

Steg

Exempel på problemmeddelanden

Image
Image

Exempel på problemmeddelande

Del 1 av 2: Skriva ditt eget problemmeddelande

Skriv ett problemmeddelande Steg 1
Skriv ett problemmeddelande Steg 1

Steg 1. Beskriv det "idealiska" läget

Det finns många olika sätt att skriva ett problemmeddelande - vissa källor rekommenderar att du hoppar direkt till själva problemet, medan andra rekommenderar att du först ger bakgrundskontext så att problemet (och dess lösning) blir lättare att förstå för läsaren. Om du någonsin är osäker på hur du ska börja, välj det senare alternativet. Även om kortfattadhet är något som varje praktiskt skrivande bör sträva efter, är det ännu viktigare att vara väl förstådd. Börja med att beskriva hur saker och ting ska fungera. Innan du ens nämner ditt problem, förklara i några meningar hur det skulle vara om problemet inte fanns.

Låt oss till exempel säga att du arbetar på ett större flygbolag och att du har märkt att passagerarnas sätt att kliva ombord på dina flygplan är en ineffektiv användning av tid och resurser. I det här fallet kan du börja ditt problemmeddelande med att beskriva en idealisk situation där ombordstigningssystemet inte är ineffektivt som företaget ska skjuta efter, så här: "Boardingprotokollen som används av ABC Airlines bör syfta till att få varje flygningens passagerare ombord på plana snabbt och effektivt så att planet kan lyfta så snart som möjligt. Ombordstigningsprocessen bör optimeras för tidseffektivitet men också vara så enkel att det är lätt att förstå för alla passagerare."

Skriv ett problemmeddelande Steg 2
Skriv ett problemmeddelande Steg 2

Steg 2. Förklara ditt problem

Med uppfinnarens Charles Ketterings ord, "Ett väluttalat problem är ett halvt löst problem." Ett av de viktigaste målen (om inte det viktigaste målet) med ett problemmeddelande är att formulera problemet som adresseras till läsaren på ett sätt som är tydligt, enkelt och lätt att förstå. Sammanfattningsvis sammanfatta det problem du tänker lösa - detta skär ner i kärnan i frågan omedelbart och placerar den viktigaste informationen i problemmeddelandet nära toppen, där den är mest synlig. Om du precis har startat ett "idealiskt" tillstånd enligt ovan, kanske du vill börja din mening med fraser som "Men …" eller "Tyvärr …" för att visa att problemet du har identifierat är vad som är förhindra att den ideala visionen blir verklighet.

  • Låt oss säga att du tror att du har utvecklat ett snabbare och mer effektivt system för att få passagerare ombord på våra flygplan än det typiska "back to front" sittsystem. I det här fallet kan du fortsätta med några meningar som: "ABC Airlines nuvarande passagerar boarding system är dock en ineffektiv användning av företagets tid och resurser. Genom att slösa medarbetares arbetstider gör nuvarande boardingprotokoll företaget mindre konkurrenskraftigt, och genom att bidra till en långsam ombordstigningsprocess skapar de en ogynnsam varumärkesimage."
  • Försök att betona problemets brådska i din förklaring.
Skriv ett problemmeddelande Steg 3
Skriv ett problemmeddelande Steg 3

Steg 3. Förklara ditt problem finansiella kostnader

Strax efter att du har angett ditt problem vill du förklara varför det är en stor grej - trots allt har ingen tid eller resurser att försöka lösa varje mindre problem. I näringslivet är pengar nästan alltid slutresultatet, så du vill försöka belysa den ekonomiska effekten av ditt problem på företaget eller organisationen du skriver för. Till exempel, är problemet du diskuterar som hindrar ditt företag från att tjäna mer pengar? Kostar det aktivt ditt företag pengar? Skadar det din varumärkesimage och kostar därmed indirekt ditt företag pengar? Var lika exakt och specifik om den finansiella bördan för ditt problem - försök att ange ett exakt dollarbelopp (eller en väl understödd uppskattning) för ditt problem kostnad.

För vårt flygbolagsexempel kan du fortsätta med att förklara problemets finansiella kostnad så här: "Ineffektiviteten i det nuvarande boardingsystemet utgör en betydande ekonomisk börda för företaget. I genomsnitt slösar det nuvarande boardingsystemet ungefär fyra minuter per boardingpass, vilket resulterar totalt 20 bortkastade arbetstimmar per dag på alla ABC-flygningar. Detta innebär ett slöseri med ungefär 400 dollar per dag eller 146 000 dollar per år."

Skriv ett problemmeddelande Steg 4
Skriv ett problemmeddelande Steg 4

Steg 4. Säkerhetskopiera dina påståenden

Oavsett hur mycket pengar du hävdar att ditt problem kostar ditt företag, kan du inte tas på allvar om du inte kan säkerhetskopiera dina påståenden med rimliga bevis. Så snart du börjar göra specifika påståenden om hur allvarligt ditt problem är, måste du börja stödja dina uttalanden med bevis. I vissa fall kan detta vara från din egen forskning, från data från en relaterad studie eller ett projekt, eller till och med från välrenommerade tredjepartskällor.

  • I vissa företags- och akademiska situationer kan du behöva uttryckligen referera dina bevis i texten i ditt problemuttalande, medan det i andra situationer kan vara tillräckligt att helt enkelt använda en fotnot eller annan form av stenografi för dina citat. Om du är osäker, be din chef eller lärare om råd.
  • Låt oss granska meningarna som används i föregående steg. De beskriver kostnaden för problemet men förklarar inte hur denna kostnad hittades. En mer ingående förklaring kan inkludera detta: "… Baserat på intern prestationsspårningsdata, [1] i genomsnitt slösar det nuvarande ombordstigningssystemet ungefär fyra minuter per ombordstigning, vilket resulterar i totalt 20 bortkastade arbetstimmar per dag på alla ABC-flygningar. Terminalpersonalen betalas i genomsnitt 20 dollar per timme, så det här är ett slöseri med ungefär 400 dollar per dag eller 146 000 dollar per år. nämnt.
Skriv ett problemmeddelande Steg 5
Skriv ett problemmeddelande Steg 5

Steg 5. Föreslå en lösning

När du har förklarat vad problemet är och varför det är så viktigt, fortsätt att förklara hur du föreslår att hantera det. Precis som med den inledande redogörelsen för ditt problem, bör din förklaring av din lösning skrivas för att vara så tydlig och koncis som möjligt. Håll dig till stora, viktiga, konkreta koncept och lämna några mindre detaljer till senare - du har gott om möjligheter att komma in på alla mindre aspekter av din föreslagna lösning i ditt förslag.

I vårt flygbolagsexempel är vår lösning på problemet med ineffektiva ombordstigningsmöjligheter detta nya system du har upptäckt, så du bör kort förklara de breda linjerna i detta nya system utan att gå in på de mindre detaljerna. Du kan säga något liknande, "Med hjälp av ett modifierat ombordstigningssystem som föreslagits av Dr. Edward Right från Kowlard Business Efficiency Institute som har passagerare ombord på planet från sidorna i stället för från baksidan till framsidan, kan ABC Airlines eliminera dessa fyra minuter av avfall. " Du kan sedan fortsätta att förklara den grundläggande kärnan i det nya systemet, men du skulle inte använda mer än en mening eller två för att göra detta, eftersom "köttet" i vår analys kommer att vara i förslaget

Skriv ett problemmeddelande Steg 6
Skriv ett problemmeddelande Steg 6

Steg 6. Förklara fördelarna med lösningen

Återigen, nu när du har berättat för dina läsare vad som ska göras med problemet, är det en mycket bra idé att förklara varför den här lösningen är en bra idé. Eftersom företag alltid försöker öka sin effektivitet och tjäna mer pengar, vill du främst fokusera på den ekonomiska effekten av din lösning - vilka utgifter den kommer att minska, vilka nya former av intäkter den kommer att generera och så vidare. Du kan också förklara icke-påtagliga fördelar, till exempel förbättrad kundnöjdhet, men din totala förklaring bör inte vara för mycket längre än några meningar till ett stycke.

I vårt exempel kan du kort beskriva hur vårt företag kan tänkas dra nytta av de pengar som sparats med vår lösning. Några meningar i denna riktning kan fungera: "ABC Airlines kommer att ha stor nytta av antagandet av detta nya boardingprogram. Till exempel kan de uppskattade årliga besparingarna på $ 146 000 omdirigeras till nya inkomstkällor, till exempel att expandera sitt urval av flygningar till marknader med hög efterfrågan. Dessutom, genom att vara det första amerikanska flygbolaget som antog denna lösning, står ABC för att få ett betydande erkännande som en industritrendsetter inom värde och bekvämlighet."

Skriv ett problemmeddelande Steg 7
Skriv ett problemmeddelande Steg 7

Steg 7. Avsluta med att sammanfatta problemet och lösningen

När du har presenterat den idealiska visionen för ditt företag, identifierat problemet som hindrar dig från att uppnå detta ideal och föreslagit en lösning, är du nästan klar. Allt som återstår att göra är att avsluta med en sammanfattning av dina huvudargument som gör att du enkelt kan övergå till huvudförslaget i ditt förslag. Det finns ingen anledning att göra denna slutsats längre än den behöver vara - försök att i några få meningar ange den grundläggande kärnan i det du har beskrivit i ditt problemmeddelande och det tillvägagångssätt du tänker använda i kroppen av artikel.

  • I vårt flygbolagsexempel kan du sluta så här: "Optimering av nuvarande boardingprotokoll eller antagande av nya, mer effektiva protokoll är avgörande för företagets fortsatta konkurrenskraft. I detta förslag är de alternativa boardingprotokollen som utvecklats av Dr. Right. analyseras för genomförbarhet och åtgärder för effektiv implementering föreslås. " Detta sammanfattar huvudpunkten i problemmeddelandet - att det nuvarande ombordstigningsförfarandet inte är särskilt bra och att det här nya är bättre - och berättar för publiken vad de kan förvänta sig om de fortsätter läsa.
  • Var noga med att nämna de möjliga konsekvenserna om lösningen inte implementeras.
Skriv ett problemmeddelande Steg 8
Skriv ett problemmeddelande Steg 8

Steg 8. För akademiskt arbete, glöm inte ett examensarbete

När du måste skriva ett problemmeddelande för skolan, snarare än för jobbet, kommer processen att vara i stort sett densamma, men det kan finnas extra saker du måste ta hänsyn till för att säkerställa ett bra betyg. Till exempel kommer många sammansättningsklasser att du måste inkludera en avhandling i ditt problemmeddelande. Avhandlingens uttalande (ibland bara kallat "tesen") är en enda mening som sammanfattar hela ditt argument och kokar ner det till dess absoluta väsentligheter. Ett bra avhandlingsuttalande identifierar både problemet och lösningen så kortfattat och tydligt som möjligt.

  • Till exempel, låt oss säga att du skriver ett papper om problemet med akademiska uppsatsbruk - företag som säljer förskrivna och/eller anpassade verk för studenter att köpa och lämna in som eget arbete. Som vår avhandling kan du använda den här meningen, som erkänner problemet och den lösning vi ska föreslå: "Övningen att köpa akademiska uppsatser, som undergräver inlärningsprocessen och ger en fördel för rika studenter, kan bekämpas av att ge professorer starkare digitala analysverktyg."
  • Vissa klasser kräver uttryckligen att du placerar din uppsatsmening på en viss plats i ditt problemmeddelande (till exempel som den allra första eller allra sista meningen). Andra gånger får du mer frihet - kontakta din lärare om du är osäker.
Skriv ett problemmeddelande Steg 9
Skriv ett problemmeddelande Steg 9

Steg 9. Följ samma process för konceptuella problem

Alla problemangivelser kommer inte att gälla dokument som hanterar praktiska, påtagliga problem. Vissa, särskilt inom akademiker (och särskilt inom humaniora), kommer att hantera konceptuella problem - problem som har att göra med hur du tänker om abstrakta idéer. I dessa fall kan du fortfarande använda samma grundläggande problemställningsramverk för att presentera problemet vid handen (samtidigt som du självklart flyttar bort från ett affärsfokus). Med andra ord, du vill identifiera problemet (ofta för konceptuella problem, detta kommer att vara att en idé inte är väl förstådd), förklara varför problemet är viktigt, förklara hur du planerar att lösa det och sammanfatta allt av detta i en slutsats.

Låt oss till exempel säga att vi är ombedda att skriva ett problemmeddelande för en rapport om vikten av religiös symbolik i Bröderna Karamazov av Fjodor Dostojevskij. I det här fallet bör vårt problemmeddelande identifiera någon dåligt förstådd aspekt av den religiösa symboliken i romanen, förklara varför det här spelar roll (till exempel kan du säga att genom att bättre förstå den religiösa symboliken i romanen är det möjligt att dra nya insikter från boken) och beskriv hur du planerar att stödja vårt argument

Del 2 av 2: Polering av ditt problemmeddelande

Skriv ett problemmeddelande Steg 10
Skriv ett problemmeddelande Steg 10

Steg 1. Var kortfattad

Om det finns en sak att tänka på när du skriver problemmeddelanden, så är det detta. Problemmeddelanden bör inte vara längre än de behöver vara för att fullgöra sin uppgift att lägga ut problemet och dess lösning för läsaren. Ingen mening ska slösas bort. Varje mening som inte direkt bidrar till problemmeddelandets mål bör tas bort. Använd ett tydligt, direkt språk. Låt dig inte fastna i mindre detaljer - problemmeddelanden bör endast behandla det väsentliga i ditt problem och din lösning. I allmänhet, håll ditt problemmeddelande så kort som möjligt utan att offra dess informativitet.

Ett problemmeddelande är ingen plats för att lägga till din egen personliga kommentar eller "smak", eftersom detta gör att problemmeddelandet blir längre utan praktiskt syfte. Du kanske eller inte har möjlighet att vara mer långdriven i ditt dokument, beroende på allvaret i ditt ämne och din publik

Skriv ett problemmeddelande Steg 11
Skriv ett problemmeddelande Steg 11

Steg 2. Skriv till din publik

När du gör ett problemmeddelande är det viktigt att komma ihåg att du skriver för någon annan, inte för dig själv. Olika målgrupper kommer att ha olika kunskapsgrupper, olika anledningar till läsning och olika attityder till ditt problem, så försök att hålla din avsedda publik i åtanke när du skriver. Du vill att ditt problemmeddelande ska vara så tydligt och enkelt för din publik att förstå som möjligt, vilket innebär att du kan behöva ändra din ton, stil och diktion från en publik till en annan. När du skriver, försök att ställa dig själv frågor som:

  • "Vem, specifikt, skriver jag för?"
  • "Varför vänder jag mig till den här publiken?"
  • "Vet den här publiken alla samma termer och begrepp som jag?"
  • "Delar denna publik samma inställning som jag till detta problem?"
  • "Varför ska min publik bry sig om detta problem?"
Skriv ett problemmeddelande Steg 12
Skriv ett problemmeddelande Steg 12

Steg 3. Använd inte jargong utan att definiera det

Som nämnts ovan bör ditt problemmeddelande skrivas så att det är så lätt för din publik att förstå som möjligt. Det betyder att om du inte skriver för en teknisk publik som sannolikt är kunnig inom terminologin inom det område du skriver om, vill du undvika att använda teknisk jargong för tungt och se till att du definierar eventuella bitar av jargong som du använder. Antag aldrig att din publik automatiskt har all teknisk kunskap du gör eller att du riskerar att främja dem och förlora läsare så snart de stöter på termer och information som de inte känner till.

Till exempel, om vi skriver för en styrelse med högutbildade läkare, kan det vara OK att anta att de vet vad termen "metakarpal" betyder. Men om vi skriver till en publik som består av både läkare och rika sjukhusinvesterare som kanske eller inte är medicinskt utbildade, är det en bra idé att introducera ordet "metakarpal" med dess definition- benet mellan de två första lederna av fingret

Skriv ett problemmeddelande Steg 13
Skriv ett problemmeddelande Steg 13

Steg 4. Håll dig till ett smalt, definierat problem

De bästa problemmeddelandena är inte spretiga, vandrande skrivstycken. Istället fokuserar de på ett enda enkelt identifierat problem och dess lösning. I allmänhet är smala, definierade ämnen lättare att skriva övertygande om än stora, vaga, så när det är möjligt vill du behålla omfattningen av ditt problemmeddelande (och därmed kroppen i ditt dokument) välfokuserat. Om detta gör ditt problemmeddelande (eller brödet i ditt dokument) kort, är det vanligtvis bra (utom i akademiska situationer där du har minsta sidgränser för ditt uppdrag).

  • En bra tumregel är att bara ta itu med problem som du definitivt kan lösa bortom alla tvivel. Om du inte är säker på en definitiv lösning som kan lösa hela ditt problem kanske du vill begränsa omfattningen av ditt projekt och ändra ditt problemmeddelande för att återspegla detta nya fokus.
  • För att hålla omfattningen av ett problemmeddelande under kontroll kan det vara bra att vänta tills dokumentet eller förslaget är färdigt med att skriva problemmeddelandet. I det här fallet, när du skriver ditt problemmeddelande, kan du använda vårt faktiska dokument som en riktlinje så att du inte behöver gissa om marken du kan täcka när du skriver det.
Skriv ett problemmeddelande Steg 14
Skriv ett problemmeddelande Steg 14

Steg 5. Kom ihåg "fem Ws"

Problemmeddelanden ska vara så informativa som möjligt med så få ord som möjligt, men bör inte fördjupa sig i detaljer. Om du någonsin tvivlar på vad du ska inkludera i ditt problemmeddelande är en smart idé att försöka svara på de fem W: erna (vem, vad, var, när och varför), plus hur. Att ta itu med de fem Ws ger din läsare en bra grundnivå av kunskap för att förstå problemet och lösningen utan att trampa in i onödiga detaljer.

Till exempel, om du skriver ett problemmeddelande för att föreslå en ny byggnadsutveckling till ditt lokala kommunfullmäktige, kan du ta upp de fem W: erna genom att förklara vem utvecklingen skulle gynna, vad utvecklingen skulle kräva, var utvecklingen skulle vara, när byggandet bör börja, och varför utvecklingen i slutändan är en smart idé för staden

Skriv ett problemmeddelande Steg 15
Skriv ett problemmeddelande Steg 15

Steg 6. Använd en formell röst

Problemmeddelanden används nästan alltid för seriösa förslag och projekt. På grund av detta vill du använda en formell, värdig skrivstil (samma som den stil som förhoppningsvis används för dokumentets kropp) i problemformuleringen. Håll ditt skrivande klart, enkelt och direkt. Försök inte vinna din läsare genom att ta en vänlig eller avslappnad ton i ditt problemmeddelande. Använd inte humor eller skämt. Inkludera inte meningslösa sidor eller anekdoter. Använd inte slang eller vardagsspråk. Bra problemmeddelanden vet att de har ett jobb att utföra och slösar inte bort tid eller bläck på onödigt innehåll.

Det närmaste du vanligtvis kan komma att inkludera rent "underhållande" innehåll i akademiskt skrivande inom humaniora. Här, ibland, är det möjligt att stöta på problem uttalanden som börjar med ett citat eller epigraf. Även i dessa fall har citatet dock någon betydelse för det problem som diskuteras och resten av problemmeddelandet skrivs med en formell röst

Skriv ett problemmeddelande Steg 16
Skriv ett problemmeddelande Steg 16

Steg 7. Korrekturläs alltid för fel

Detta är ett måste för alla former av seriöst skrivande - det har aldrig funnits något första utkast som inte kunde ha gynnats av en bra korrekturläsares noggranna öga. När du har avslutat ditt problemmeddelande, läs det snabbt. Verkar det "flyta" ordentligt? Presenterar den sina idéer konsekvent? Verkar det vara logiskt organiserat? Om inte, gör dessa ändringar nu. När du äntligen är nöjd med strukturen i ditt problemmeddelande, dubbelkolla det för stavnings-, grammatik- och formateringsfel.

Rekommenderad: