Hur man skriver en standardoperation: 15 steg

Innehållsförteckning:

Hur man skriver en standardoperation: 15 steg
Hur man skriver en standardoperation: 15 steg

Video: Hur man skriver en standardoperation: 15 steg

Video: Hur man skriver en standardoperation: 15 steg
Video: 5 МЕСЯЦЕВ БЕЗ ПОДЗАРЯДКИ, БЕСПЛАТНОЕ ОБЛАКО, беспроводная камера Uniwatch 2024, Mars
Anonim

En Standard Operating Procedure (SOP) är ett dokument som består av steg-för-steg-information om hur man utför en uppgift. En befintlig SOP kan behöva ändras och uppdateras, eller så kan du vara i ett scenario där du måste skriva en från början. Det låter skrämmande, men det är egentligen bara en checklista. Se steg 1 för att få bollen att rulla.

Steg

Del 1 av 3: Formatera din SOP

Skriv ett standardprocedur Steg 1
Skriv ett standardprocedur Steg 1

Steg 1. Välj ditt format

Det finns inget rätt eller fel sätt att skriva en SOP. Dock har ditt företag förmodligen ett antal SOP: er du kan hänvisa till för formateringsriktlinjer som beskriver hur de föredrar att det görs. Om så är fallet använder du de befintliga SOP: erna som en mall. Om inte, har du några alternativ:

  • Ett enkelt stegformat. Detta är för rutinmässiga förfaranden som är korta, har få möjliga resultat och är rättvisa till sak. Förutom nödvändig dokumentation och säkerhetsriktlinjer är det egentligen bara en punktlista med enkla meningar som säger läsaren vad han ska göra.
  • Ett hierarkiskt stegformat. Detta är vanligtvis för långa förfaranden - sådana med mer än tio steg, med några få beslut att fatta, förtydligande och terminologi. Detta är vanligtvis en lista över huvudsteg alla med delsteg i en mycket speciell ordning.
  • Ett flödesschemaformat. Om proceduren mer liknar en karta med ett nästan oändligt antal möjliga utfall kan ett flödesschema vara din bästa insats. Detta är det format du bör välja när resultaten inte alltid är förutsägbara.
Skriv ett standardprocedur Steg 2
Skriv ett standardprocedur Steg 2

Steg 2. Tänk på din publik

Det finns tre huvudfaktorer att ta hänsyn till innan du skriver din SOP:

  • Din publiks förkunskaper. Känner de till din organisation och dess rutiner? Känner de till terminologin? Ditt språk måste matcha läsarens kunskap och investering.
  • Publikens språkförmåga. Finns det någon chans att människor som inte talar ditt språk kommer att "läsa" din SOP? Om detta är ett problem är det en bra idé att inkludera massor av kommenterade bilder och diagram.
  • Storleken på din publik. Om flera personer samtidigt läser din SOP (de i olika roller), bör du formatera dokumentet mer som en konversation i en pjäs: användare 1 slutför en åtgärd, följt av användare 2, och så vidare och så vidare. På det sättet kan varje läsare se hur han eller hon är en integrerad kugge i den väloljade maskinen.
Skriv ett standardprocedur Steg 3
Skriv ett standardprocedur Steg 3

Steg 3. Tänk på dina kunskaper

Vad det handlar om är detta: Är du den bästa personen att skriva detta? Vet du vad processen innebär? Hur kan det gå fel? Hur gör man det säkert? Om inte, kan det vara bättre att lämna över det till någon annan. En dåligt skriven-eller, ännu mer, felaktig-SOP kommer inte bara att minska produktiviteten och leda till organisatoriska misslyckanden, den kan också vara osäker och ha negativa effekter på allt från ditt team till miljön. Kort sagt, det är ingen risk du bör ta.

Om detta är ett projekt som du har fått i uppdrag som du känner dig tvingad (eller skyldig) att slutföra, tveka inte att be dem som slutför proceduren dagligen om hjälp. Att genomföra intervjuer är en normal del av alla SOP-skapande processer

Skriv ett standardprocedur Steg 4
Skriv ett standardprocedur Steg 4

Steg 4. Välj mellan en kort eller lång SOP

Om du skriver eller uppdaterar en SOP för en grupp individer som är bekanta med protokoll, terminologi, etc., och bara skulle ha nytta av en kort och snabb SOP som mer liknar en checklista, kan du bara skriva den i kort form.

Förutom grundläggande ändamål och relevant information (datum, författare, ID -nummer, etc.) är det egentligen bara en kort lista med steg. När inga detaljer eller förtydliganden behövs är det här vägen att gå

Skriv ett standardprocedur Steg 5
Skriv ett standardprocedur Steg 5

Steg 5. Ha ditt SOP -syfte i åtanke

Det som är uppenbart är att du har ett förfarande inom din organisation som fortsätter att upprepas om och om igen. Men finns det en specifik anledning till varför denna SOP är särskilt användbar? Behöver det betona säkerheten? Efterlevnadsåtgärder? Används den för träning eller dagligen? Här är några anledningar till varför din SOP är nödvändig för att ditt team ska lyckas:

  • För att säkerställa att standarderna uppfylls
  • För att maximera produktionskraven
  • För att säkerställa att proceduren inte påverkar miljön negativt
  • För att säkerställa säkerheten
  • För att se till att allt går enligt schemat
  • För att förhindra fel i tillverkningen
  • Används som utbildningsdokument

    Om du vet vad din SOP bör betona blir det lättare att strukturera ditt skrivande kring dessa punkter. Det är också lättare att se hur viktig din SOP är

Del 2 av 3: Skriva din SOP

Skriv ett standardprocedur Steg 6
Skriv ett standardprocedur Steg 6

Steg 1. Täck över nödvändigt material

I allmänhet kommer tekniska SOP att bestå av fyra element bortsett från själva proceduren:

  • Titelsida. Detta inkluderar 1) procedurens titel, 2) ett SOP -identifieringsnummer, 3) datum för utfärdande eller översyn, 4) namnet på byrån/divisionen/filialen som SOP gäller för, och 5) underskrifterna för dem som förberett och godkänd av SOP. Detta kan formateras hur du vill, så länge informationen är klar.
  • Innehållsförteckning. Detta är bara nödvändigt om din SOP är ganska lång, vilket möjliggör enkel referens. En enkel standardkontur är vad du hittar här.
  • Kvalitetssäkring/kvalitetskontroll. Ett förfarande är inte ett bra förfarande om det inte kan kontrolleras. Ha det nödvändiga materialet och detaljerna så att läsaren kan se till att de har uppnått önskat resultat. Detta kan inkludera andra dokument, till exempel prestandautvärderingsprover.
  • Referens. Var noga med att lista alla citerade eller betydande referenser. Om du refererar till andra SOP: er, se till att bifoga nödvändig information i bilagan.

    Din organisation kan ha ett annat protokoll än detta. Om det redan finns befintliga SOP: er kan du hänvisa till, överge denna struktur och följa vad som redan finns

Skriv ett standardprocedur Steg 7
Skriv ett standardprocedur Steg 7

Steg 2. För själva proceduren, se till att du täcker följande:

  • Omfattning och tillämpbarhet. Med andra ord, beskriv syftet med processen, dess gränser och hur den används. Inkludera standarder, myndighetskrav, roller och ansvar, och input och output.
  • Metodik och procedurer.

    Frågan om köttet - lista alla steg med nödvändiga detaljer, inklusive vilken utrustning som behövs. Täck över sekventiella procedurer och beslutsfaktorer. Ta upp "vad händer" och eventuella störningar eller säkerhetshänsyn.

  • Klargörande av terminologi. Identifiera akronymer, förkortningar och alla fraser som inte är vanliga.
  • Hälso- och säkerhetsvarningar. Att listas i sitt eget avsnitt och vid sidan av stegen där det är ett problem. Glansa inte över detta avsnitt.
  • Utrustning och tillbehör.

    Komplett lista över vad som behövs och när, var man hittar utrustning, standarder för utrustning etc.

  • Varningar och störningar. I grund och botten ett felsökningsavsnitt. Täck vad som kan gå fel, vad du ska se upp för och vad som kan störa den slutliga, idealiska produkten.

    • Ge var och en av dessa ämnen sitt eget avsnitt (vanligtvis betecknat med siffror eller bokstäver) för att förhindra att din SOP blir ordrik och förvirrande och för enkel referens.
    • Detta är ingalunda en uttömmande lista; detta är bara toppen av det processuella isberget. Din organisation kan specificera andra aspekter som kräver uppmärksamhet.
Skriv ett standardprocedur Steg 8
Skriv ett standardprocedur Steg 8

Steg 3. Gör ditt skrivande kortfattat och lättläst

Oddsen är att din publik inte väljer att läsa detta för skojs skull. Du vill hålla det kort och tydligt - annars kommer deras uppmärksamhet att avvika eller de kommer att hitta dokumentet formidabelt och svårt att förstå. I allmänhet, håll dina meningar så korta som möjligt.

  • Här är ett dåligt exempel: Se till att du rengör allt damm från luftaxlarna innan du börjar använda dem.
  • Här är ett bra exempel: Dammsuga allt damm från luftaxlarna före användning.
  • Använd i allmänhet inte "du". Det borde vara underförstått. Tala med den aktiva rösten och börja dina meningar med kommandorb.
Skriv ett standardprocedur Steg 9
Skriv ett standardprocedur Steg 9

Steg 4. Vid behov, intervjua personalen som är involverad i processen om hur de utför uppgiften

Det sista du vill göra är att skriva en SOP som helt enkelt är felaktig. Du äventyrar lagets säkerhet, deras effektivitet, sin tid och du tar en etablerad process och tänker inte på det - något dina lagkamrater kan tycka är lite kränkande. Ställ frågor om du behöver! Du vill få det här rätt.

Naturligtvis, om du inte vet, fråga flera källor som täcker alla roller och ansvar. En gruppmedlem får inte följa standardförfarandet eller en annan kan bara vara inblandad i en del av gärningen

Skriv ett standardprocedur Steg 10
Skriv ett standardprocedur Steg 10

Steg 5. Bryt upp stora bitar text med diagram och flödesscheman

Om du har ett eller två steg som är särskilt skrämmande, gör det enkelt för dina läsare med någon form av diagram eller diagram. Det gör det lättare att läsa och ger sinnet en kort paus från att försöka förstå det hela. Och det kommer att se mer komplett och välskrivet ut för dig.

Inkludera inte dessa bara för att öka din SOP; gör det bara om det behövs eller om du försöker överbrygga ett språkgap

Skriv ett standardprocedur Steg 11
Skriv ett standardprocedur Steg 11

Steg 6. Se till att varje sida har kontrolldokumentation

Din SOP är förmodligen en av många SOPS - på grund av detta har din organisation förhoppningsvis någon typ av större databas som katalogiserar allt inom ett visst referenssystem. Din SOP är en del av detta referenssystem och behöver därför någon typ av kod för att hittas. Det är där notationen kommer in.

Varje sida ska ha en kort titel eller ID #, ett revisionsnummer, datum och "sida #av #" i det övre högra hörnet (för de flesta format). Du kanske behöver en fotnot (eller har dessa i fotnoten), beroende på organisationens preferenser

Del 3 av 3: Säkerställa framgång och noggrannhet

Skriv ett standardprocedur Steg 12
Skriv ett standardprocedur Steg 12

Steg 1. Testa proceduren

Om du inte vill testa din procedur har du förmodligen inte skrivit det tillräckligt bra. Låt någon med begränsad kunskap om processen (eller en person som är representant för den normala läsaren) använda din SOP för att vägleda dem. Vilka frågor stötte de på? Om det finns några, adressera dem och gör nödvändiga förbättringar.

  • Det är bäst att få en handfull människor att testa din SOP. Olika individer kommer att ha olika problem, vilket möjliggör en mängd olika (förhoppningsvis användbara) svar
  • Var noga med att testa proceduren på någon som aldrig har gjort det förut. Alla med förkunskaper kommer att förlita sig på sina kunskaper för att få igenom dem och inte ditt arbete, och därmed besegra syftet.
Skriv ett standardprocedur Steg 13
Skriv ett standardprocedur Steg 13

Steg 2. Låt SOP granskas av dem som faktiskt utför proceduren

I slutändan spelar det ingen roll vad dina chefer tycker om SOP. Det är de som faktiskt gör jobbet som det är viktigt för. Så innan du skickar in ditt arbete till de högre, visa dina saker för dem som kommer att göra (eller som gör) jobbet. Vad tycker de?

Att låta dem engagera sig och känna att de är en del av processen kommer att göra dem mer benägna att acceptera denna SOP du arbetar med. Och de kommer oundvikligen att ha några bra idéer

Skriv ett standardprocedur Steg 14
Skriv ett standardprocedur Steg 14

Steg 3. Låt din rådgivare och kvalitetssäkringsteamet granska SOP

När teamet ger dig klart, skicka det till dina rådgivare. De kommer förmodligen att ha mindre input om själva innehållet i sig, men de kommer att meddela dig om det uppfyller formateringskrav, om det är något du missat och protokollet för att göra det hela officiellt och input i systemet.

  • Dra SOP för godkännanden med hjälp av dokumenthanteringssystem för att säkerställa granskningsspår av godkännanden. Detta kommer att variera från organisation till organisation. I grund och botten vill du att allt ska uppfylla riktlinjer och regler.
  • Underskrifter kommer att bli nödvändiga och de flesta organisationer har idag inga problem att acceptera elektroniska signaturer.
Skriv ett standardprocedur Steg 15
Skriv ett standardprocedur Steg 15

Steg 4. När du har godkänt, börja implementera din SOP

Det kan handla om att genomföra en formell utbildning för affektpersonal (t.ex. klassrumsutbildning, datorbaserad utbildning, etc.) eller det kan innebära att ditt papper hängs i badrummet. Vad det än är, få ditt arbete där ute! Du arbetade för det. Dags för erkännande!

Se till att din SOP förblir aktuell. Om det någonsin blir föråldrat, uppdatera det, få uppdateringarna godkända och dokumenterade och omfördela SOP efter behov. Ditt teams säkerhet, produktivitet och framgång spelar roll

Video - Genom att använda denna tjänst kan viss information delas med YouTube

Tips

  • Se till att dokumenthistoriken dokumenteras för varje versionändring.
  • Kontrollera om det finns en gammal version av SOP innan du skriver din. Du kanske bara kan göra några snabba ändringar. Se till att du fortfarande dokumenterar dem!
  • Använd enkel engelska för att förklara stegen.
  • Kontrollera tydligheten. Se till att det inte finns flera tolkningar. Visa proceduren för någon som inte känner till processen och låt dem berätta vad de tycker att den säger; du kan bli förvånad.
  • Få människor att granska ditt dokument innan de får godkännande.
  • Använd flödesscheman och bildframställningar så att läsaren är tydlig med processen.
  • Kom ihåg att involvera intressenterna när det är möjligt, så att den dokumenterade processen är den faktiska processen.

Rekommenderad: